Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства

Паперотворчістю займається будь приватне і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативка», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на кілька видів залежно від призначення. Розглянемо основні з них, а більш докладно зупинимося на кадровому діловодстві.

Ведення обліку

Діяльність будь-якої організації неможлива без документального супроводу. Крім специфічних бухгалтерських та кадрових паперів, існує і ряд інших. Всі вони поділяються на певні види і мають відповідний їм тип. Розглянемо, що означає поняття «документ». Типи документів будь-якого змісту дуже схожі між собою завдяки наявності однакових елементів. Інформація, формалізована за єдиними вимогами, дозволяє систематизувати дані і набагато спрощує діяльність організації. Нижче наведено перелік атрибутів, присутніх на основних паперах організації, незалежно від того, в якому вигляді вони виконані - в паперовому або електронному.

Обов`язкові елементи документа

Будь оформлена нормативним чином інформація повинна відповідати особливим вимогам зовнішнього вигляду і змісту. На документі обов`язково повинен бути присутнім ряд атрибутів:

- Дата. Актуальність інформації представлена цим головним показником.

- Номер. Створюється зазвичай по затвердженій номенклатурі або ж може безпосередньо змінюватися разом з іншими показниками, наприклад датою.

- Найменування органу, який створив документ. Як правило, ці дані в одній організації не змінюються, вказується лише структурна приналежність.

- Друк. Її відсутність на документі робить його неправомочним. У більшості випадків на документі цей елемент нерозривно пов`язаний з наступним атрибутом.

- Підпис. Засвідчення інформації даними чином є основним підтвердженням правильності даних. Але ручного або електронного «розчерку» посадової особи на документі буває недостатньо. Офіційний вступ в силу в більшості випадків відбувається тільки за наявності печатки.

- Штамп. Не має такої юридичної сили, як друк. Містить інформацію про найменування організації та її реквізитах. Але головне його призначення - облік отправляемой інформації шляхом проставлення дати і порядкового номера.

Форми документів для взаємодії з іншими організаціями

Вся інформація, яка надходить у зовнішнє середовище від даної організації, повинна враховуватися і зазвичай називається вихідною кореспонденцією. Головними атрибутами на таких документах є штамп, печатку і підпис. Зазначена дата реєструється в спеціальних журналах, що робить облік систематизованим. До основних форм документів для взаємодії з іншими організаціями відносяться ділові листи, звернення, рекламації. Облік отримання таких паперів як вхідної кореспонденції також проводиться у вигляді реєстрації з присвоєнням дати і номера.

Внутрішній документ. Типи документів, що регулюють діяльність організації та відносини із працівниками

Відображення взаємодії всередині підприємства проявляється в одному з видів руху і подачі інформації:

1. Внутрішні нормативні та поточні документи. До них відносяться акти, накази, протоколи та інші папери, регулюючі та відображають діяльність організації.

2. Папери типу «організація - працівник». Будь-які з них можна назвати загальним поняттям «кадровий документ». Типи документів з обліку персоналу поділяються на два види взаємодії:

- від організації до працівнику-

- від працівника до організації.

Основний перелік включає заяви, накази, протоколи, акти, інструкції, довіреності, резюме та ін. Зразки документів зазначених категорій в кожній організації можуть відрізнятися один від одного, але все ж типові за своїм змістом. Облік діяльності повинен вестися по загальним вимогам. До переліку обов`язкових документів відділу кадрів відносяться:

- Локальні нормативні акти. Вони включають в себе: розклад роботи, штатний розклад, графіки відпусток, правила розпорядку, документи з обробки персональних даних працівників, облік оплати праці.

- Поточні документи. Це договори, реєстраційні дані, облік кадрів і відпрацьованого часу, розпорядчі відомості та ін.

Всі документи організації включені в номенклатуру і мають відповідний їй код.

Віртуальні документи

Завдяки сучасному технічному прогресу останнім часом ведення справ стає повністю автоматизованим. Фактично документообіг є у всіх організаціях на 100% електронним. Але при цьому значна частина все ж роздруковується на папері. З введенням права на електронний підпис та її юридичної законності планується в майбутньому повністю відмовитися від матеріальних носіїв інформації. Тобто ділове спілкування і обмін даними буде віртуальним. Це дозволить значно заощадити час і зменшити тривалість періодів на рух паперів між організаціями.