Як правильно скласти комерційну пропозицію про співпрацю

Активність ведення бізнесу сьогодні багато в чому визначає успішність тієї чи іншої компанії. А грамотність в організації всієї цієї роботи, в свою чергу, багато в чому впливає не тільки на власне економічні показники, але й визначає обличчя фірми, імідж на ринку. Одним з найбільш поширених прийомів сучасного менеджменту з просування своїх товарів і послуг, є ініціативна робота із залучення партнерів для здійснення тих чи інших комерційних проектів. У такій ситуації доводиться застосовувати такий метод, як комерційну пропозицію про співпрацю.

Таку пропозицію, як правило, робиться в усній або письмовій формі, але коли мова йде не просто про заяву про наміри, а стосується конкретного і цілком реального проекту, така пропозиція здійснюється у письмовій формі. У цих двох способах є свої переваги і недоліки. Безумовно, при усному спілкуванні з передбачуваним партнером можна викласти більше конфіденційної інформації, бути більш відкритим, обумовити деякі неформальні боку передбачуваної співпраці або конкретного проекту. Але при такому спілкуванні частина інформації об`єктивно не сприймається, забувається, просто не вловлюється через особливості вербального спілкування як такого. Крім того, цю інформацію не можна відновити, осмислити, якщо щось залишилося нез`ясованим.

А от комерційна пропозиція про співпрацю, вчинене в письмовій формі, дає таку можливість, тому що потенційний партнер має можливість раз за разом звертатися до нього для осмислення всіх деталей вашої пропозиції. Однак слід і пам`ятати, що письмовий варіант вже являє собою документ, нехай у ньому немає правообязивающіх положень, але вплинути на імідж вашого підприємства чи фірми він може досить значно. Тому, залежно від того, наскільки грамотно і професійно оформлений даний документ, залежить не тільки доля співпраці в даному конкретному випадку, але й імідж фірми як учасника комерційної діяльності.

При складанні пропозиції, пам`ятайте, що кожне слово в ньому має сенс і несе не тільки інформацію, яка актуальна зараз, але і частку відповідальності, яка проявиться пізніше.

Існують деякі правила складання подібного роду документів, які можна представити у вигляді покрокової інструкції. Важливо розуміти, що все, що зараз вам буде запропоновано, не є шаблоном або зразком, якому ви повинні слідувати. Це - всього лише деякий досвід, який мав позитивний підсумок і деякі коментарі до цього досвіду.

Отже, ось деякі міркування з даного питання.

Приступаючи до оформлення документа, поставтеся до нього саме як до документа. Віддруковано вашу комерційну пропозицію про співпрацю повинно бути на фірмовому бланку, що містить всі реквізити підприємства, логотип і контактні відомості. Зверніть увагу на якість паперу, партнери можуть вже за цією ознакою робити відповідні висновки. Якщо ви відправляєте пропозицію у формі буклету, то оформіть логотипи на кожній його сторінці, теж можна зробити при відправці пропозиції по електронній пошті або факсом.

Обов`язково правильно і повно вказуйте посаду особи, якій ви адресуєте свою пропозицію, якщо ви не знаєте точної назви - уточніть. При цьому, жодних скорочень (на кшталт «заст., Зав., В.о., і тому подібних) бути не повинно. Я тут вже не підкреслюю особливо важливість правильного зазначення прізвища та ініціалів посадової особи, це - само собою зрозуміло. Звернення має бути виражене коректно, але не фамільярно (не пишіть «дорогий наш генеральний директор» - це не той варіант).

На самому початку вашого звернення вкажіть предмет вашого інтересу, тобто мета, з якою ви звертаєтеся. Якщо раніше вже була усна домовленість - нагадайте про це, це допоможе потенційному партнеру більш зосереджено вивчати ваш документ.

Найскладніше в оформленні пропозиції - комерційна частина, в якій вам належить коротко, і разом з тим ємко і дохідливо викласти суть вашої ідеї або проекту. Тут необхідно врахувати наступне:

- якщо ваш інтерес лежить у сфері технологічного співробітництва, ви повинні оформляти саме техніко-комерційну пропозицію, в якому головний упор робити на технологічні інтереси-

- якщо ж ви і ваш передбачуваний партнер, будете працювати в сфері надання послуг, то готувати треба саме комерційну пропозицію послуги. Це особливо підкреслюю у зв`язку з тим, що говорилося на самому початку статті - не розглядайте дані рекомендації як шаблон!

Сама пропозиція не повинно займати більше двох сторінок. Якщо ви не можете вмістити всю необхідну інформацію, цілком доречним буде оформити відповідні додатки, з якими потім можуть бути ознайомлені та інші фахівці вашого партнера.

Ваше комерційну пропозицію про співпрацю обов`язково повинно містити інвестиційні відомості, хоча б на рівні розрахункових даних, це допоможе партнеру швидше зорієнтуватися і прийняти рішення по вашій пропозиції. Тут же буде доречно вказати і тимчасові параметри проекту, також можна на рівні оціночної точності.

Якщо ви вперше звертаєтеся з комерційною пропозицією до цієї фірми, обов`язково вкажіть відомості про свою, і про наявний досвід в області реалізації подібних проектів.

Ну і на закінчення можна нагадати про технічної культурі оформлення пропозиції і способі доставки його вашому потенційному партнеру. Тут не той випадок, щоб розмінюватися на дрібниці і намагатися заощадити, зрештою така економія може призвести до втрати вигідного співробітництва.