Непередбачені витрати: особливості підрахунку

До затвердження бюджету в нього необхідно обов`язково включити додаткові витрати, які можуть виникнути через якихось непередбачених обставин. Непередбачені витрати являють собою додаткові засоби, що забезпечують можливість виконувати різні завдання, які можуть коштувати дорожче, ніж планувалося або взагалі бути незапланованими. Приміром, непередбачені витрати виникнуть у тому випадку, якщо витрати були оцінені дуже низько, якщо витрати на поставки перевищать очікувані, якщо на виконання завдання буде потрібно більше часу.

Також під непередбаченими витратами розуміють витрати, які безпосередньо не пов`язані з виробництвом і реалізацією товарів, включають у тому числі пені, штрафи, неустойки за порушення правил перевезень, невиконання зобов`язань з поставки, виготовлення неякісних товарів, відшкодування збитків, які понесли споживачі неякісної продукції, несвоєчасну оплату поставок і так далі.

Способи розрахунків непередбачених витрат

Створення резерву фінансових коштів на покриття непередбачених витрат є способом боротьби з ризиками, що передбачають оцінку співвідношення між потенційним ризиком, що впливає на кінцеву вартість проекту, і розмірами витрат, які необхідні для подолання можливих збоїв у реалізації проекту. Головною проблемою в процесі створення резерву є правильна оцінка потенційних наслідків ризиків.

Непередбачені витрати можуть розраховуватися кількома способами. Наприклад, один з методів полягає в припущенні, що витрати, які були включені до бюджету підприємства, є найбільш вірогідними. Потім використовується механічний метод підрахунку непередбачених витрат для кожної з задач. Для цього використовується проста формула: 1 - (оптимальні витрати / максимальні витрати) х оптимальні витрати. Скоригований величина непередбачених витрат виходить з урахуванням розрахункових витрат і найбільш ймовірних витрат. Ця величина дорівнює різниці між оптимальними витратами і максимальними витратами при найгіршому розвитку подій.

Велика різниця між оптимальними витратами і максимальними витратами при найгіршому варіанті тягне за собою найбільші непередбачені витрати. Навпаки, якщо між цими величинами різниця буде незначною, тоді непередбачені витрати будуть менше.

Головна проблема при використанні зазначеного методу розрахунків полягає в тому, що він знаходиться в залежності від використання оцінки оптимальних витрат. Насправді використання цієї оцінки доречно тільки тоді, коли вона грунтувалася на найбільш ймовірний, близькому до оптимального або оптимальному варіанті.

Нерідко керівники проектів користуються показниками найгіршого варіанту в тому випадку, коли вважають, що поставлені завдання пов`язані з високими ризиками. Тоді непередбачені витрати слід розраховувати іншими методами.

Альтернативний метод розрахунків, за яким можна оцінити інші витрати, в тому числі і непередбачені, полягає в додатку резервних 10 відсотків понад суми бюджету, необхідної для реалізації проекту.

Після реалізації проекту, для якого був виділений резерв, можна порівняти фактичне і планове розподіл витрат. На основі отриманих даних ви можете виявити тенденції використання виділеної суми. Невикористану частину можна знову повернути в резерв на реалізацію іншого проекту. Важливо відзначити, що всі розділи використання резерву необхідно реєструвати, а також готувати періодично про них доповіді і звіти разом з рештою інформацією про вартість реалізації проекту.