Зміст і види ділових листів

Діловий лист - один з найважливіших способів зв`язку в діловому світі між представниками різних організацій. Воно характеризується суворим, точним, офіційним стилем.

Діловий лист

Зараз, у вік Інтернету значимість ділового листування не зменшилася, а просто змінила носії - з паперових на електронні - і стала більш швидкою. Тому вкрай важливо для кожного працюючого, що шукає роботу, а також для людей, що займають керівні посади, вміти правильно складати різні види ділових листів.

Тим більше що це частково характеризує його як професіонала, розширює можливості кар`єрного росту. Тому так важливо для будь-якого небайдужого до своєї кар`єри людини знати правила ведення ділової переписки і враховувати при цьому її різні види. І зміст ділових листів, а також їх якість буде залежати від професіоналізму кореспондента.

За допомогою ділового листування вирішуються питання, пред`являються претензії, обговорюються контракти, забезпечується супровід цінностей і документів.

Діловий стиль

Стиль ділових листів повинен бути точним і не допускати варіантів тлумачення слів. Має бути присутня сувора службова субординація, навіть якщо це лист подрузі. Допускається, і навіть вітається, повторення (в обмеженій кількості) лексичних штампів. Як правило, різні види ділових листів висвітлюють кілька питань, обмежених ділової тематикою. Тон використовується тільки нейтральний, який не допускає особистісних оцінок і недоречною емоційності.

Ділове листування завжди офіційна, вона часто реєструється і протоколюється.

Види листів

Розвиток бізнесу, інформаційних технологій впливають на діловий лист і його види, примушуючи його приймати нові форми. На сьогоднішній момент розрізняють такі види листів:

1. Комерційної та ділової тематики. За допомогою ділових вирішують питання економічні, організаційні, правові. Обсяг цих послань - від кількох рядків до декількох сторінок. Комерційні вирішують проблеми продажу послуг або товарів і постачання. Це запити, оферти, рекламації.
2. Листи, що потребують відповіді (такі як запити, звернення, прохання, рекламації, пропозиції) і не потребують (містять вже описані події та факти - супроводу, що прирівнюються до квитанції, підтвердження).
3. Виділяють такі дялинові листи: звичайні і циркулярні - мають одного відправника і кілька нижчестоящих по кар`єрних сходах адресатів.
4. Стандартною вважається переписка, яка містить готові форми документів, зразки. Види ділових листів, представлених таким чином, називають регламентованими. Якщо відправник пише послання від себе, то нерегламентоване.
5. Коли в листі розкривається одна тема, його називають одноаспектному, якщо кілька - багатоаспектним.
6. Окремо позиціонують види ділових листів, які відображають індивідуальну інформацію для адресата: привітання, подяки, співчуття, рекомендації, супроводу.

Зміст ділового листа

1. Звернення, покликане привернути увагу, зацікавити, встановити рівень контакту. Звернення може бути за посадою, за прізвищем, ім`ям та по батькові або узагальнене.
2. Введення в суть листа, прояснює мету або причину листи, що полягає в описі, засланні, подяки, поздоровленні, претензії і так далі.
3. Основна частина (повинна мати будь-яка ділова переписка). Види ділових листів різних призначень містять головну інформацію, пропозиції, вимоги, запрошення, прохання, наказ. Тут містяться логічні обгрунтування, суворо хронологічний виклад фактів, аналіз проблеми, структуровані вигоди або можливі втрати.
4. Всі види ділових листів повинні мати висновок, що складається з висновків, пропозицій, угод, відмов, попереджень. Наприклад, такі: нагадуємо, пропонуємо, просимо, попереджаємо.
5. Стандартні заключні фрази, покликані налаштувати на подальшу співпрацю, тимчасове обмеження, можлива відмова. Також заключне звернення підпорядковане системі соціальних цінностей і пріоритетів.

Рекомендації з написання листів

1. Лист повинен бути грамотним і зручним для прочитання, не варто нагромаджувати слова і вживати лексичні одиниці, точне значення яких не відомо.

2. Всі види ділових листів не повинні бути занадто великими, краще максимально скоротити і структурувати інформацію.

3. У процесі прочитання адресат повинен відчувати повагу, індивідуальність письма, володіння темою, позитивний настій автора.

4. Важливо в процесі письма встановити домовленості по часу, термінів, умов контактів і договорів. Це можна зробити у вигляді списку варіантів або навідних запитань.

5. Тактичний і професійний, доброзичливий тон листа обов`язково налаштує одержувача на позитивний і швидку відповідь.

Одна зі складових успішного бізнесу - дотримання правил ділового листування, що становить не менше 80% від всієї документації організацій. Суворе дотримання всіма нормами підкреслює юридичну цінність ділових листів і забезпечує швидке досягнення комерційних цілей.