Ділові листи: приклади написання. Приклад ділового листа англійською

У сучасному житті вміння правильно писати тексти і листи дуже важливо. І фахівці, які вміють це робити, цінуються дуже високо. Важливо вміти писати листи в міжнародному форматі - англійською діловою мовою. До написання їх існує ряд вимог, які важливо дотримуватися. Існують правила написання ділових листів. Приклади тому - вимоги до написання документів до суду або в інші державні заклади.

Діловодство

Щоб правильно вести діловодство, треба вміти забезпечити документальне оформлення та організувати сферу відносин з офіційними документами. На цей рід діяльності існує навіть свій ГОСТ, який регламентує діловодство та архівна справа. Будь-який рух документів, їх облік називають одним поняттям - документообіг. При наявності управління в будь-якій компанії мається на увазі і рух найрізноманітнішої документації. Іншими словами, в кожній компанії є ДОУ - документаційне забезпечення управління. Для допомоги існують листовники. Це такі збірники актів, листів, прохань та інших творів на всі випадки життя з докладними описами, поясненням, в якій формі писати, приклади того, кому і як писати. У Письмовник зібрані самі різні ділові листи, приклади написання різноманітних прохань, привітань та інших документів. На даний момент сформувався певний офіційний стиль ділового листування, існує своєрідний жанр офіційного листа.

Минуле листування

Деякі ГОСТи, діловий стиль листи, приклад ділового листування існували ще за часів Петра I. Тоді існував такий документ - «Установи для управління губерній», і вся переписка між різними установами велася згідно йому. Це був своєрідний ритуал, не знаючи якого, можна було розраховувати на місце в якійсь системі. Існувала своя ієрархія в листуванні між владою та різними міністерствами та відомствами. По-іншому, градації за ступенем важливості були і серед документів. Вони були різних видів, які залежали від становища самих закладів і установ. Всі, хто стояв на вершині ієрархічної градації, завжди в листах «наказували», а хто нижче рангом - «доносили» до відомства. Рівні вели переписку на рівних, припускали і повідомляли. У діловодстві існують назви різних видів ділової переписки: ведення, рапорт, рескрипт, доношение, реляція, промеморія та інші. Різні види листів застосовувалися для листування різних установ. Ведення, повідомлення, іншими словами, застосовувалося для зносин між рівними, але різними за областю діяльності (церковні і державні). Промеморія - між рівними в одній області (державне управління). Доношение застосовувалося тими, хто стояв у табелі про ранги нижче. Рапорт розповідав про щось у вигляді звіту про події. Реляція - те ж що і рапорт, але застосовувалася у військовій і дипломатичній сферах. За допомогою рескрипту високий керівник листувався з наближеними. У ракурсі виникнення такої ділової переписки сформувався і своєрідний ділова мова повсякденній мові.

Історія діловодства

У давні часи саме діловодство не регламентувався яким-небудь законом. І тільки з 1720 року вийшов «Генеральний регламент», який на законодавчому рівні регулював систему документообігу. У ті часи були вивчені ретельно колегіальні системи управління Швеції, Німеччини та Данії. В результаті вивчених матеріалів було запропоновано взяти за основу таке управління, як у Швеції. І з урахуванням чинного на той момент державного ладу почали покроково застосовувати колегіальну систему управління.

Листи та вимоги

Ще з давніх часів існує якийсь етикет в написанні офіційних листів. Різні ділові листи, приклади, способи, види листів і звернень, формуляри та багато іншого вироблялося на протязі багатьох років. Деякі види листів мають свою історію походження. Так повелося, що деякі види листів були гарантією виконання того, що там описувалося.

Як писати ділові листи? Приклади в історії є. Ще у Візантії була інструкція до прийняття різних делегацій, де говорилося, що якщо делегація прибуде з вірчих грамот, то прийняти делегатів надолужити з усіма витікаючими почестями, а якщо будуть без грамоти, то до з`ясування, хто вони, будуть утримуватися під вартою. Важливі листи завжди зберігалися разом зі скарбами.

Структура листи

Не таке вже просте заняття - написання листа. Щоб написати офіційну діловий лист, приклад для цього треба черпати в різних інформаційних довідниках. Існують різні інформаційні причини для написання листа. Бувають листи, які зачіпають одну проблему, а є й такі, які вирішують багатопланові завдання. При написанні багатопланових кожну нову задачу треба писати з нового абзацу. Ділові листи в основному багатопланові по постановці завдань, які вони вирішують. Стандартна схема при написанні листів - вступ, основна частина і висновок. У вступі згадується документ, що послужив причиною написання листа, його дата, номер, заголовок, вид документа. А в основній частині вказуються причини, з яких обов`язково треба прийняти сторону тих, хто звертається в листі, наводяться різні аргументи на користь правильності своєї пропозиції. Висновок зазвичай включає різні висновки, типу прохань, відмов, нагадувань.

Приклад

Розглянемо діловий лист, приклад російською. Ділові послання бувають різні. Розглянемо, як пишеться гарантійний лист, в якому розглядаються гарантії від яких би то не було несподіванок, згода з якимись фактами або заперечення цих фактів.

від «21» вересня 2013

Гарантійний лист

Цим листом ТОВ «Маркет плюс» підтверджує свою згоду і готовність укласти трудовий договір з Бєляєвим Валентином Вікторовичем, прийняти його на роботу в нашу організацію на посаду менеджера по роботі з ключовими клієнтами з 10 жовтня 2013 року.

Гарантуємо надати йому офіційну заробітну плату (24000 руб. - Оклад) + щомісячна премія, оформлення по ТК РФ, соціальний пакет: страхування від НС, оплата лікарняних листів і відпусток.

У листах треба дотримуватися формули ввічливості як на початку, так і в закінченні. Наприкінці треба висловити впевненість, що прохання, нагадування, зазначені в листі, будуть почуті і прийняті до уваги. Ділові листи, приклади офіційних листів пишуться в офіційно-діловій формі.

Вона виражається в таких висновках:

• Учасники ділового листування - зазвичай офіційні особи та юридичні особи.
• Строго регламентовано зміст і характер паперів.
• У листах мова в основному йде про діяльність учасників листування.

Інформація, яка міститься в листах, повинна бути:

• Офіційною і підкреслювати дистанцію між учасниками.
• Адресною, щоб видно було, кого мають на увазі.
• Актуальною, щоб була присутня тільки необхідна інформація.
• Об`єктивної і достовірної, щоб правильно оцінювати ситуацію.
• Переконливою і підкріпленої фактами.
• Вичерпною.

Такими є вимоги, яким повинні відповідати ділові листи. Приклади: стандартне виклад, нейтральність тону, точність і одноманітність формулювання, лаконічність і стислість, вміле використання термінів і формул мови, адресне застосування правильних скорочень та інше.

Англійська в листах

Приклад ділового листа англійською розглянемо зараз. У всій діловому листуванні зараз використовується блоковий тип. Він цілком відповідає сучасним вимогам. Дозволяє заощадити час і одночасно служить для дотримання одноманітної форми всього листування. Складається лист з таких блоків: дата, адреса, заголовок і вітання, закінчення. Використання при написанні листа блокової структури - приблизно те ж, як за допомогою плану твори написати твір.

При написанні подібних листів також користуються досить часто відкритої пунктуацією, відсутністю крапок і ком, де це не потрібно. Все це дозволяє і писати, і читати листи набагато легше. Зараз дуже важливо вивчити приклад ділового листа англійською, так як ця мова вважається міжнародним при листуванні між іншомовними учасниками. Буває часто, що фірми вимагають рекомендаційний лист. Це по суті є характеристикою індивідуума. Також бувають листи запрошення, гарантійні, прохання, відповіді, подяки, супроводу, пропозиції та інші.

Реакція на листи

Прочитавши цю статтю, багато хто зможе скористатися підказками, даними тут. Слід дуже уважно ставитися до написання ділового листа. Адже часто від правильно складеного і написаного послання залежить виконання прохань і наказів. Неправильно складений лист має величезні шанси опинитися в кошику. Ніхто не хоче витрачати свій дорогоцінний час на розбір таких опусів. Тому педантично підходите до написання саме ділових листів.