Як писати лист англійською: типи і структура ділових листів

З питанням про те, як писати лист англійською, стикаються і школярі, і студенти, і дорослі (наприклад, співробітники різних компаній). Перш за все, слід розібратися, які типи листів існують. Розрізняють листи особистого характеру та ділові. Незважаючи на те, що особисті листи в англійській мові також мають особливу структуру, найбільший інтерес (і складність) являють собою листи ділового змісту.

Діловий лист англійською мовою - це особливий жанр письмового тексту, який має жорстку структуру і вимагає використання специфічних лексичних засобів - слів і зворотів. Крім того, тексти ділових листів відрізняються від звичайних навіть граматично. Треба мати на увазі, що структурно і лексично листи відрізняються в залежності від того, американський чи британський варіант використовується, тому відповідь на питання про те, як писати лист англійською, може залежати і від країни походження одержувача вашого листа.

У плані структури все ділові листи схожі: у правому верхньому куті розташовується адреса відправника та дата, нижче (ліворуч) над тілом письма - адреса одержувача і звернення до нього. Як правило, в ділових листах використовуються звернення типу Dear Sir / Madam, Dear Mr / Mrs Smith, в окремих випадках використовується безособове звернення - To whom it may concern. За зверненням слід тіло листа, після заключної частини листа - завершальна фраза і підпис відправника, наприклад Yours faithfully / Yours sincerely / Truly yours і ім`я та прізвище відправника.

Спільними є і рекомендації по лексиці і граматиці:

• уникати скорочених форм, типу is not, do not;
• використовувати формальні зв`язки і вступні слова, наприклад, Therefore, However, First of all;
• не використовувати розмовну лексіку;
• віддавати перевагу формальної лексіке;
• вибирати граматичні форми, властиві формальному стилю, наприклад, пасивний заставу This problem is being currently discussed замість активногоWe are currently discussing this problem.

Те, як писати лист англійською, залежить і від типу письма. Найбільш поширені типи ділових листів: супровідний лист про прийом на роботу, лист-скарга, лист-запит та мотиваційний лист.

Супровідний лист традиційно складається з 4 параграфів. У першому ви повідомляєте, з якого приводу пишете і звідки дізналися про вакансії. У другому - коротко викладаєте інформацію про релевантному досвіді і кваліфікації. Третій абзац містить ваші міркування відносно того, чому ви є ідеальним кандидатом на дане місце, а в заключній частині повідомляєте про свою готовність надати додаткові дані та пройти співбесіду.

Лист-скарга, як правило, також складається з 4 частин. У першій ви повідомляєте, з якого приводу пишете, другий абзац містить інформацію про проблему і вжитих вами заходи. Третій параграф пояснює, які незручності і складності спричинила ситуація, що склалася. І, нарешті, в останній частині слід повідомити, яких дій ви очікуєте від відповідача.

Мотиваційний лист - це тип офіційного листа, вельми актуальний для студентів і здобувачів зарубіжних грантів. Молодим людям, які планують навчатися в закордонних університетах, необхідно знати про те, як писати лист англійською, і особливо вміти складати мотиваційний лист, що представляє їх академічні дані, навички та здібності, коло інтересів, плани на майбутнє. Як правило, університет або коледж виставляє свої вимоги за змістом і оформленням мотиваційного листа, і необхідно слідувати їм неухильно.

Вступна частина листа покликана зацікавити одержувача листа кандидатурою пише. В основній частині необхідно лаконічно, але вичерпно представити інформацію про свою освіту, знаннях і досягнення. Крім того, слід розповісти про свої вміння та навички, а також описати свої сильні сторони і особисті якості. Після ознайомлення з цією частиною листи, в одержувача має скластися чітке уявлення про те, чому ви обрали ту чи іншу спеціальність і чому даний навчальний заклад є для вас оптимальним варіантом. У заключній частині можна описати свої професійні плани і кар`єрні очікування. Не зайвим буде ще раз згадати, яким саме чином навчання в даному університеті посприяє здійсненню вашої професійної мрії, а також про те, що ви зі свого боку можете запропонувати університетові в академічному плані.

Оскільки документи, як правило, відправляються поштою, і знайомство з претендентом відбувається заочно, супровідний або мотиваційний лист англійською повинно бути якісно складено, містити всю необхідну інформацію і представляти кандидата у вигідному світлі.