Супутні документообігу ризики

Будь-яка «цивілізована» організація прагне організувати свій документообіг найкращим чином, за можливості приймає всі розумні й доступні заходи щодо захисту документів від небажаного втручання сторонніх осіб. Про що йде мова?

Всім відомо, що документообіг несе в собі відповідні ризики з боку третіх осіб. Їх досить багато. Звернемо увагу на найбільш значущі і поширені. Супутні документообігу ризики це:

1. Ризики розголошення конфіденційної інформації
2. Ризики підміни документів

Ризики розголошення конфіденційної інформації

Конфіденційну інформацію в даному контексті слід розуміти в широкому сенсі цього слова, а саме як відомості, віднесені до категорії обмеженого доступу. Про важливість конфіденційної інформації говорить той факт, що стосовно цього питання існує досить велика законодавча база.

Ось тільки деякі з законів, частково або повністю регулюють цю сферу:

1. Федеральний закон від 29.07.2004 N 98-ФЗ "Про комерційну таємницю" (комерційна таємниця).
2. Федеральний закон від 27.07.2006 N 152-ФЗ "Про персональних даних" (персональні дані).
3. Федеральний закон від 02.12.1990 N 395-1 "Про банки і банківську діяльність "(банківська таємниця).
4. Федеральний закон від 31.05.2002 N 63-ФЗ "Про адвокатську діяльність і адвокатуру в Російській Федерації" (адвокатська таємниця).

Супутні документообігу ризики вельми часто зустрічаються в підприємницької діяльності. Це щось на кшталт «витрат виробництва», без яких не обійтися, але які можливо контролювати і «загнати» в розумні межі. Інакше це просто може недобре позначитися на бізнесі в цілому.

Розголошення будь-якої конфіденційної інформації може призвести до цілком відчутним збитків для підприємства. Найбільш часто зустрічаються загрозами є недбалість співробітників і крадіжка інформації. Для запобігання цього рекомендується документообіг здійснювати по строго введенням на підприємстві правилами, які ви встановлюєте самі на свій розсуд. Наприклад, можна застосувати якусь фіксацію проходження та місцезнаходження кожного договору на підприємстві або ввести персональну й обов`язкову відповідальність за збереження та облік договорів, а також порядок поводження з ними. Незайвим буде проведення на підприємстві систематичних перевірок на наявність відповідних договорів. У будь-якому випадку необхідні жорсткі вимоги до умов зберігання договорів та дозвільна система доступу до них, без яких збереження документів складно уявити.

Ризики підміни документів

Найбільш уразливими, на мій погляд, в цьому питанні є, звичайно ж, договори, як документи є правовою підставою для проведення господарської операції в бухгалтерському та податковому обліку.

Більшість судових суперечок з питання фальсифікації документів, а саме підміни договору, можна було б уникнути, якби сторони при укладенні договору зробили ряд простих заходів щодо його захисту від втручання третіх осіб.

Новітні інформаційні технології, як не дивно, дозволяють, з одного боку захистити документи від їх підміни, з іншого - здійснити цю підміну на високому, професійному рівні. І це факт. Більш того, якщо бути до кінця чесними, ніхто не дасть вам стовідсоткової захисту, проте це не означає, що не слід робити які-небудь розумні дії по захисту документів. Безумовно, треба! Особливо договорів, так як саме вони (не рахуючи первинки) найчастіше до цього схильні.

Можна застосовувати різні способи і методи від підміни документів. Перше, зверніть увагу на старі, перевірені часом засоби, призначені для захисту документів від підміни. Не нехтуйте ними. Вони досить ефективні і в теж час прості.

Ось лише деякі з них:

• Підписання сторонами кожного аркуша договору.
• Прошивання договору.
• Використання спеціального паперу для договорів.

Найкращим варіантом захисту договору є поєднання різних способів.

Проходження цієї методології при укладенні договорів-це не формальність чи данина моді. У російських умовах бізнесу це нагальна необхідність. Навіть просте підписання сторонами кожного аркуша договору дає досить надійний захист договору від підміни.

Крім цього, можна застосовувати і сучасні технології. Вони, незважаючи на їх позірну складність, надають величезні можливості сучасному бізнесу. Наприклад, використання печаток в договорах з прихованим зображенням - яскравий тому приклад. Можу без перебільшення сказати - це один з найкращих способів захиститися від шахраїв. Суть його в тому, що якась приховане зображення проставляється на договорі, як правило в самій друку. Звичайним оком таке зображення не видно, тут не допоможуть і спеціальні пристосування типу збільшувального скла і т.д. Приховане зображення можна побачити тільки за допомогою спеціального, так би мовити, «контрольного шаблону», який є тільки у господаря друку. Це свого роду «ключ», який визначає автентичність відбитку печатки.

Ризики розголошення конфіденційної інформації та ризики підміни документів - далеко не єдині супутні документообігу ризики, проте найпоширеніші і легко піддаються коригуванню.

У цьому плані способів захисту договорів від втручання третіх осіб достатньо, але їх ефективність по справжньому проявляється в їх комплексному застосуванні, з урахуванням місця, часу і важливості угоди.