Що являє собою документообіг в організації
Будь-яка фірма повинна відображати відбуваються в ній процеси в документах. Це потрібно для внутрішньої організації, це потрібно для складання звітів в різні контролюючі органи. Причому всі використовувані паперу і відомості постійно оновлюються: з`являються одні, застарівають інші. Ну і, нарешті, йде обмін між підрозділами, відділами, просто фахівцями. Весь цей процес і є документообіг в організації.
Сам документ являє собою матеріальний об`єкт, на якому зафіксована інформація у вигляді тексту, запису звуку або відеозображення. Останні дві категорії ще деякий час тому взагалі в якості документів юридичних осіб не розглядалися. Проте зараз, коли небаченими темпами розвивається організація електронного документообігу, такі формулювання нікого не дивують. Призначається документ для зберігання і передачі цієї інформації іншим особам, при цьому передбачені способи захисту від несанкціонованого використання.
З чого починається документообіг у малого бізнесу
Природно, існують певні принципи, які треба дотримуватися, коли формується документообіг в організації. Охарактеризуємо їх для щойно створеної юридичної особи.
Перше, що потрібно зробити - це створити хоча б короткий реєстр документів, необхідних у діяльності. Такого закону, де були б вони все досконально розписані, немає. Але є напрацьована практика.
Обов`язково повинен бути присутнім статут, свідоцтва про взяття на облік і т.д. З них починається вся документація, яка на перших порах вміститься в одному файлі.
Але потім почнуть накопичуватися ще й первинні документи, які, до речі, належить зберігати не менше п`яти років. Сюди відносяться рахунки-фактури, накладні, документи про оплату - все, що може підтвердити легальність проведених операцій. Це вважається найважливішою категорією.
Крім того, документообіг в організації повинен передбачати накопичення договорів з партнерами та контрагентами - ті угоди, які супроводжують бізнесмена на всьому протязі його діяльності. Тут можна використовувати досвід попередників. Складаючи договір оренди приміщення, укладаючи контракт з іноземною компанією, можна використовувати зразкові зразки. У них поєднуються обов`язкові положення з тими, де можна проявити ініціативу.
Нарешті, є внутрішні документи, що створюються у відділах і назавжди залишаються в надрах канцелярських шаф. Сюди відносяться різного роду регламенти, інструкції, накази, доповідні та інше. Окремим рядком можна назвати лише документацію по оплаті праці найманих працівників. Тут дуже жорсткі законодавчі вимоги і в плані складання, і в плані термінів зберігання в архіві.
Що взяти за основу?
У підсумку, щоб створити більш-менш задовільний документообіг в організації, треба буде переглянути чимало інструкцій і законів. Але можна порадити й інше: взяти за зразок подібне юридична особа зі схожим режимом оподаткування та з історією діяльності. А якщо там вже була податкова перевірка, то можна точно отримати якісну консультацію.
У підсумку документообіг організації, зараховують до малого бізнесу, організувати не дуже складно. Треба лише проявити деяку скрупульозність.
Складніше у великих компаніях, де це ціла система, де звернення документа проходить повний цикл: створення, реєстрація, пересилання адресату або передача виконавцю, ознайомлення і, нарешті, виконання. У них передбачені навіть графіки документообігу - схеми, що відображають процедуру руху документів, починаючи з того моменту, як вони створюються, і закінчуючи передачею їх на зберігання. Природно, уніфікація тут неможлива через різницю структур підприємств. Тому кожна організація розробляє ці графіки самостійно.
Первинна документація Первинна документація - фундамент ведення бухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і які становлять свідоцтва їх вчинення. До них належать рахунки, касові ордери і…
Термін зберігання бухгалтерських документів Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов'язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення…
Бухгалтерські документи Всі господарські та фінансові операції, що відбуваються на тому чи іншому підприємстві, знаходять своє відображення в матеріальних об'єктах із зафіксованою інформацією. Це бухгалтерські документи, без яких неможливий облік будь-якої діяльності. Вони…
Методи бухгалтерського обліку На практиці всі методи бухгалтерського обліку застосовуються в тісному зв'язку один з одним. Адже будь-яка операція в обліку ґрунтується на документації, самі операції записуються за допомогою подвійного запису, для перевірки даних застосовують…
Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів На ефективність бухгалтерського обліку в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов'язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку…
Первинні документи, їх особливості Первинні документи - це папери, які є основою для запису в реєстрі бухгалтерської звітності, письмовій засвідченням господарської операції. Вони приймаються до обліку, якщо їх форма відповідає уніфікації первинної звітної документації відповідно до…
Акт передачі документів - коли і навіщо він потрібен Висновок будь-якої угоди вимагає документального підтвердження. Крім складання необхідних документів, часто потрібно передавати офіційні папери від однієї фізичної або юридичної особи іншій. Така передача є юридичною процедурою і вимагає необхідного…
Установчі документи юридичних осіб Створення будь-якої юридичної особи - це процес, що складається з безлічі етапів. Одним з них є підготовка та складання установчих документів ЗАТ, ТОВ і так далі. Без даних паперів не може обійтися жодна організаційно-правова форма. Відзначимо, що…
Що таке електронний документ? Рівень комп'ютеризації сьогодні потребує переходу на «безпаперове» діловодство. В його основу покладено електронний документ, який, на відміну від традиційного, характеризується низкою нових властивостей і особливостей. До теперішнього часу єдиного…
Основи діяльності організації: організаційні документи Діяльність будь-якої організації повинна бути регламентована адміністративно-правовими нормами. Правила роботи, норми і положення, структуру компанії, чисельність штатних співробітників та їх посадові права та обов'язки повною мірою відображають…
Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства Паперотворчістю займається будь приватне і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативка», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на…
Реєстрація емблеми некомерційної організації Чинне російське законодавство виробляє розподіл всіх юридичних осіб на дві основні групи: комерційні організації і некомерційні організації. Головна особливість некомерційних організацій полягає в тому, що, на відміну від комерційних, основною метою…
Супутні документообігу ризики Будь-яка «цивілізована» організація прагне організувати свій документообіг найкращим чином, за можливості приймає всі розумні й доступні заходи щодо захисту документів від небажаного втручання сторонніх осіб. Про що йде мова?Всім відомо,…