Помічник керівника: обов'язки та особисті якості

Особистий помічник керівника - професія на даний момент досить затребувана. У першу чергу це пов`язано з розвитком ринкової економіки, так як в умовах жорсткої конкуренції фінансовий стан будь-якої фірми залежить від правильних і своєчасних управлінських рішень. Успіх директора багато в чому залежить від умінь, навичок ведення справ і особистих якостей довіреної особи. Помічник керівника, обов`язки якого широко варіюються від банальних офісних справ до оперативних рішень, стане незамінним співробітником, «правою рукою» начальника, і найголовніше, гарантом виконання поставлених завдань в намічений час.

Особисті якості асистента

При виборі «правої руки» найчастіше директор компанії звертає увагу не на освіту, а на особисті людські якості. Швидше за все, перевага буде віддана людині з менш багатим досвідом, але зі схожим думкою, ніж фахівцеві з відмінними рекомендаціями, але відрізняються життєвими переконаннями. Помічник керівника, обов`язки якого сформулювати практично неможливо, повинен володіти вмінням читати думки і по першому погляду визначати настрій начальника. Виконувати всі завдання, незалежно від специфіки - це можуть бути доручення та особистого характеру. Якщо ви людина сентиментальна і завжди все приймаєте на свій рахунок, то це не для вас робота. Помічник керівника не повинен звертати увагу на невдоволення і зриви боса. Асистент повинен бути відданим і лояльним по відношенню до свого начальства. Його робота, крім грошової винагороди, мотивується єдиною метою - підвищенням добробуту та конкурентоспроможності компанії в цілому. Помічник керівника, обов`язки якого - ведення переговорів та укладання договорів за відсутності першої особи компанії, в якійсь мірі є обличчям компанії. Саме по ньому конкуренти судять про стан справ, а клієнти та партнери приймають рішення про співпрацю.

Посадові функції

Отже, якщо ви маєте намір стати персональним помічником, слід ознайомитися зі сферою діяльності та списком справ, які в повсякденні будні виконує помічник керівника. Обов`язки його, як уже було сказано, варіюються від виконавчих функцій до заместітельскіх.

До групи обов`язків офіс-менеджера входять:

• планування графіка та складання робочого розкладу майбутніх справ і зустрічей керівника;
• нагадування про заплановані зустрічі, майбутніх поїздках, організація заходів та бізнес-ланча;
• контроль і планування відряджень: замовлення квитків, бронювання готелів, робота переводчіка;
• ведення документації та організаторські моменти по раціоналізації робочого місця.

До заместітельскім обов`язків відносяться:

• пошук необхідної інформації, оперативне вирішення виникаючих питань, контроль над роботою структурних підрозділів;
• при необхідності подання фірми і боса на ділових зустрічах.

В тій чи іншій компанії коло обов`язків може різнитися залежно від специфіки фірми і особистих якостей керівника.

Перспективи

Співробітники високої кваліфікації, які виконують ці функції, цінуються дуже високо. Найчастіше персональними асистентами стають офіс-менеджери, секретарі, керівники відділів, що заслужили відмінну репутацію за час своєї служби і переросли свої обов`язки. Деякі співробітники розглядають посаду особистого асистента як стартовий етап для просування по кар`єрних сходах. У майбутньому досвід і знання структури компанії, напрямів її діяльності, спеціалізації, а також навички проведення переговорів відкривають широкі перспективи. Досвідчені та відзначилися працівники можуть зайняти вищі посади, що і є їх високою метою і головною мрією.