Як користуватися факсом?

Практично в кожному, навіть найменшому, офісі в даний час встановлено такий потрібний апарат як факс. З його допомогою відправляються копії різних документів, починаючи від важливих договорів і закінчуючи різними зображеннями. Найчастіше робота з факсом доручається одній людині, в основному секретарю, який приймає або відправляє різні документи, стежить за працездатністю апарату, в тому числі контролює наявність паперу у відповідному відсіку. Але як бути, якщо людина, в чиї обов`язки входить прийом і відправка факсимільних копій, тимчасово відійшов, а вас попросили доглянути за апаратом і в цей час задзвонив телефон. Звичайно, вам доведеться підняти трубку і на тому кінці дроту вас просять прийняти документи, а ви не знаєте, як користуватися факсом ... Просто сказати про це більшості соромно, тільки лише тому, що не хочуть, щоб співрозмовник подумав про нестачу наявної освіти. Хоча знати все на світі просто фізично неможливо.

Уявили собі таку ситуацію і, напевно, дуже захотіли, щоб з вами такого ніколи не сталося? Тоді раджу заздалегідь дізнатися, як користуватися факсом, якщо ви працює в офісі. Якщо раптом виникне така необхідність, ви впораєтеся з виниклою трудністю і блискуче вийдіть зі сформованої ситуації.

Якщо вам необхідно прийняти документи, то зверніть увагу на панель пристрою. Як правило, на ній є велика клавіша, найчастіше зеленого кольору. На ній, залежно від моделі апарата, може бути написано «Пуск» або «Старт». При натисканні на дану кнопку повинен пролунати характерний сигнал, ви перестанете чути співрозмовника, і почнеться прийом документа. Вітаю - ви натиснули потрібну кнопку. Результатом вашої діяльності буде копія документа на факсимільного папері, яка за угодою сторін може мати юридичну силу. Якщо ж, незважаючи на характерне попискування факсу, договору у вас в руках все ще немає, можливо, у вашому апараті просто закінчився папір. Тоді необхідно відкрити верхню кришку апарату, під якою ви побачите, яку послідовність дій треба виконати, щоб замінити порожню трубку на новий рулон паперу. Зверніть увагу на появу червоних смуг в одержуваному документі. Це означає, що залишилося мало метрів факсимільного паперу і її варто замінити прямо зараз, щоб не змушувати чекати партнерів в майбутньому, коли вона закінчиться під час прийому важливого договору.

Якщо ж потрібно відправити документ, то для початку треба його заправити у відповідний паз. Як правило, виробник дбає про своїх користувачів і призводить зображення того, як працювати з факсом. Головне, на що варто звернути пильну увагу, так це на те, якою стороною ви вставляє лист в отвір. Дуже важливо, щоб документ, який ви відправляєте партнерам, лежав долілиць особою, тобто відправляється інформація повинна знаходитися на нижній стороні листа. Саме це зображення отримає приймаюча сторона. Після цього набираєте номер абонента, якому будете відсилати копію документа, говорите про мету свого дзвінка і просите прийняти факс. Тим, хто знає, як користуватися факсом, фраза «Стартую», буде зрозуміла без слів. Для новачка вона може здатися навіть смішний, але вона всього лише означає, що ваш співрозмовник натиснув клавішу «Старт», і вам треба зробити те ж саме. Після цього апарат почне приймати вкладений у нього документ, перетворюючи інформацію на паперовому носії в електронний вигляд. На іншому кінці дроту апарат вашого співрозмовника виконає зворотне перетворення. Якщо все пройшло нормально, можете покласти трубку.

Тепер ви знаєте, як користуватися факсом, і зможете без особливих складнощів як прийняти, так і відправити документи.