Інвентаризація коштів

Інвентаризація коштів передбачає перевірку відповідності наявних грошей і суми, яка позначена в звітності. Така звірка проводиться на підприємстві регулярно, періодичність визначається керівником організації і закріплюється в її облікову політику.

Інвентаризація грошових коштів у касі зобов`язує касира на час звірки припинити видачу грошей і прийом платіжних документів. Крім того, касир несе особисту відповідальність за збереження грошових знаків і правильність ведення всієї документації. Касир підприємства не має права тримати особисті речі на робочому місці, особливо гроші. Будь-яка сума надлишку оприбутковується інвентаризаційною комісією та поверненню не підлягає. Про це матеріально відповідальна особа має бути поінформовано при вступі на посаду.

Інвентаризація коштів проводиться спеціально організованої інвентаризаційною комісією на підставі наказу керівника підприємства. У цю комісію включають головного бухгалтера, голови адміністрації предпріятітя, ну і звичайно, матеріально відповідальна особа. При необхідності до складу комісії входять незалежні аудиторські фірми, які контролюють непрістрастность і правильність проведення даної процедури. За підсумком заповнюється акт інвентаризаційної перевірки.

До початку проведення звірки касир зобов`язаний скласти останній касовий звіт, потім написати розписку про те, що всі платіжні документи здані комісії з виконанням правил. Тільки після дотримання формальностей інвентаризаційна комісія приступає до перевірки документів. В першу чергу звіряються заповнені документи до встановлених зразками і контролюється вірність заповнення основних регістрів. Особлива увага приділяється касовій книзі, так як всі записи в ній повинні бути обгрунтовані первинною документацією. Крім того, що книга повинна бути правильно оформлена, вона повинна мати належний зовнішній вигляд, тобто перевіряється наявність печатки, всіх необхідних підписів, шнурівки і нумерації сторінок.

У касі кожного підприємства існує ліміт готівкових коштів, перевищення якого допускається тільки в разі видачі заробітної плати, коштів на відрядження, допомог і стипендій. Сума, що перевищує позначений обслуговуючим банком ліміт, може перебувати в касі тільки з підтверджуючими її доцільність документами і на строк не більше трьох днів. Після перевірки документації та при дотриманні касиром правил її ведення здійснюється перерахунок готівки.

Методика проведення аудиту грошових коштів

Всі грошові знаки перераховуються покупюрно. Як правило, суми в касі чималі, тому комісія зобов`язана скласти опис для фіксування суми купюр кожного гідності. У цьому документі, так само як і в акті інвентаризації, повинні стояти підписи всіх учасників перевірки. По результату проведеного перерахунку можна судити про наявність зайвої суми або її нестачі. Інформація з цього приводу зазначається в акті за підписом матеріально відповідальної особи.

Касир зобов`язаний у письмовій формі пояснити всі виявлені порушення і здати доповідь комісії. Коли інвентаризація грошових коштів закінчена, складається заключний акт з докладним описом результатів. Він зазвичай заповнюється в кількох примірниках, адже один вручається матеріально відповідальній особі як доказ у разі незгоди з комісією, а інший відправляється в бухгалтерію. Комісія повинна доповісти керівнику про проведену роботу та її результаті.

Інвентаризація коштів повинна здійснюватися при кожному знятті з посади касира і заміну його іншим працівником. В даному випадку акт про результати перевірки складається у трьох примірниках. Один віддається касиру, другий претенденту на його місце, тобто замещающему працівнику, а третій, як і належить, відправляється в бухгалтерію.