Як проводиться інвентаризація основних засобів

На підставі письмового наказу керівництва формується комісія з проведення інвентаризації основних засобів підприємства. Всіх членів комісії обов`язково треба ознайомити з наказом і датою, коли почне проводитися інвентаризація основних засобів.

Розрізняють планову і позапланову, вибіркову, повну або суцільну інвентаризацію. Завжди проводять інвентаризацію при зміні матеріально-відповідальної особи.

До її проведення необхідно перевірити наявність і записи у всіх інвентарних картках (форма № ОС-6), регістрах, перевірити технічну документацію на обладнання, документи на оренду та зберігання основних засобів. При відсутності документації її необхідно відновити або оформити.

Всі дані огляду власних основних засобів заносяться до опису (форма № інв. 1), в якій відображають найменування предмета, його інвентарний номер, місце знаходження, основні технічні відомості і показники. Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках і підписується членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Один примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. На основні засоби, які перебувають в оренді чи на зберіганні заводять окрему інвентаризаційний опис.

У випадку, коли інвентаризація основних засобів виявила, що основний засіб піддавалося реконструкції, модернізації та змінилося його призначення, то в інвентаризаційного опису слід вказати його найменування згідно з новим призначенням.

Якщо в процесі інвентаризації виявляють основні засоби, які раніше не прийняті до обліку або з невірними технічними даними, то вносяться відповідні коригування. При відсутності мобільного засобу на місці його знаходження (автобус, трактор, літак або корабель), робиться відмітка, прикладається бухгалтерська довідка із зазначенням причини відсутності, а опис складається по його повернення з рейсу.

При виявленні непридатних основних засобів складається окрема дефектна відомість, вказується дата введення і причина непридатності. Документ підписується комісією, і в разі необхідності предмет відправляється на експертизу до відповідних організацій для виявлення причин несправності та висновку про його придатності для подальшої експлуатації.

Якщо інвентаризація основних засобів виявила розбіжності між фактичними даними, згідно опису і даними бухгалтерського обліку, то складається порівняльна відомість (форма »інв. 18).

Бухгалтер, по закінченню заповнення всієї необхідної документації, повинен зробити в програмі обліку, після того, як закінчиться інвентаризація основних засобів проводки, відповідні тій чи іншій ситуації. При недостачу і псування основних засобів списується нарахований знос проведенням Д-02 К-01, К-01 Д-94. Якщо буде вироблено відшкодування збитку, то К- 94, Д-73, то бухгалтер проводить списання за ринковою вартістю, а різницю між ринковою і залишковою вартістю списує на доходи майбутніх періодів Д-94 К -98. А в міру погашення боргу списує на прибуток або збиток Д -98 К-99. Якщо винуватців не встановили, то недостачу списують на витрати виробництва, обов`язково за письмовим рішенням керівника Д-91 К-94, потім Д- 99 К-91- на фінансовий результат. Якщо інвентаризація основних засобів виявила надлишки, їх треба оприбутковувати за ринковою вартістю на інші доходи Д-01 К-91.

Результати проведеної інвентаризації треба враховувати і відображати в тому місяці, в якому закінчено інвентаризацію. Результати річної інвентаризації відображаються в річному звіті.

Інвентаризація основних засобів повинна здійснюватися в певні встановлені терміни, з складанням всіх необхідних документів, завжди на підставі наказу керівника у складі призначеної комісії.