Документування управлінської діяльності та його основні поняття

Під документуванням розуміється запис інформації згідно регламентованим правилами, тобто процедура оформлення документів в спеціальному порядку. Так як процес запису даних може здійснюватися різними засобами, то і документи в практиці управлінської діяльності зустрічаються самі різні - рукописні, графічні, друкарські, фото- та відеоматеріали.

Документування управлінської діяльності - регламентована процедура, що дає йому гарантію юридичної сили - якість, що знаходиться у відомості чинного законодавства.

На сьогоднішній день використовуються різні засоби документування: від простих (таких, як олівці і звичайні кулькові ручки) до більш складних електромеханічних (сюди відносяться магнітофон, відеокамера, фоноаппарат тощо) та автоматизованих, комп`ютерних. Від застосовуваних засобів залежать і способи документування. Воно може бути текстовим, електронним, кіно- і фотографічним.

Управлінська діяльність використовує, як правило, текстові документи, написані від руки або створені на комп`ютері. Тому вони отримали назву управлінської документації.

Документування - це завжди фіксація на конкретному носії якої-небудь інформації, з особливими реквізитами, за якими потім здійснюється її ідентифікація. Документування управлінської діяльності створює засоби і підстави для регуляції діяльності як окремого посадової особи, так і фінансових або організаційних дій цілого підприємства.

Документація може відрізнятися за своїми функціями, призначенню, змісту, ступеня засекреченість та доступності інформації. Фактори адресації дозволяють класифікувати її на міжорганізаційних і зовнішню. Першу, яка не виходить за рамки однієї установи чи організації, і ведеться між її учасниками, називають службової. Друга - зовнішня документація - здійснюється між організаціями різного типу, окремими посадовими особами, не перебувають у безпосередньому підпорядкуванні по відношенню один до одного.

Технічне документування здійснюється з дотриманням встановлених норм, які для будь-якого типу документів свої. Для будь-якої управлінської діяльності це особливо важливо, адже так документування набуває юридичної сили, що служить найвірнішим доказом автентичності укладеної в ньому інформації.

Документування управлінської діяльності накладає конкретні обов`язки на посадових осіб або управлінські органи, його здійснюють. Так, під час створення будь-яких офіційних документів повинні дотримуватися діючі законодавчі норми, правила оформлення, які є загальнодержавними. Крім того, кожен документ обов`язково повинен супроводжуватися реквізитами організації, юридично значущими: її найменуванням та розшифровкою, підписами та печатками керівництва або певного відділу підприємства, датою складання та номером в реєстраційній книзі, грифами затвердження і т.п. Нарешті, документування управлінської діяльності повинно випускати документи строго в межах своєї компетенції.

Документи розрізняються і за ступенем достовірності. Чернетки або копії з основної документації містять тільки певний текст, і не містять в собі такий юридичної сили, як оригінали. Справжнім же вважається той документ, який містить відомості і вищеперелічені реквізити, що підтверджують його силу і достовірність.