Документаційне забезпечення управління - основа для успішного функціонування підприємства
Документ - дуже ємне поняття. Він використовується в численних і різноманітних сферах діяльності людей, є предметом вивчення в багатьох наукових дисциплінах. Тому не можна вибудувати однозначного визначення цьому поняттю. Сенс і значення документа залежить від того, в якій сфері діяльності людини він використовується. Адже в юриспруденції за допомогою документа можна засвідчити або довести що-небудь, в історичній науці - це цінний джерело інформації про події минулого, а у виробництві та бізнесі правильно організоване документаційне забезпечення управління - це запорука успіху, адже документ тут - основний носій ділової інформації, за допомогою якого фіксуються і передаються управлінські рішення. Дуже важливо врахувати, що на відміну від газет, журналів, книг, які містять перероблену інформацію, документ є її первинним джерелом, адже саме тут вона фіксується вперше.
Основи документаційного забезпечення управління
Сферу діяльності, яка забезпечує документообіг і роботу з офіційними документами на підприємстві, традиційно називають діловодством. Цей термін з`явився в Росії ще в XVIII столітті. Причому спочатку словом справу позначали судову тяжбу або адміністративний питання, які вирішуються владними органами. Відповідно, діловодством позначалася діяльність, пов`язана з прийняттям остаточних рішень з даних питань. Пізніше справою стали називати зібрані в певній послідовності і за певними правилами документи. Близько 10 років тому на зміну діловодства прийшов термін «документаційне забезпечення управління», який позначає створення документів, документування, тобто запис інформації на папері або інших носіях за певними правилами і стандартам, встановленим різними нормативними актами і положеннями, а також організацію системи документообігу на підприємстві.
Створювати документи можна, використовуючи різні засоби документування. Самими простими є ручки і олівці, складнішими - друкарська машинка, магнітофон, відеокамера, фототехніка і т.д. Нарешті, в даний час повсюдно для створення документів використовують комп`ютери, що значно спрощує і покращує не тільки процес документування, а й всю систему документообігу. Комп`ютерна техніка з її великими можливостями в даний час є основним і універсальним джерелом створення і зберігання документів, основним носієм інформації.
Документаційне забезпечення управління - це також створення складної багаторівневої системи документообігу. Її можна порівняти зі словотвором. Літери складають слова, а слова є частинами словосполучення і пропозиції, так документи складають первинну систему, яка є основою систем документації більш високого рівня. Без такої комплексної системи роботи з документами, починаючи від їх створення, обороту і закінчуючи здачею в архів і зберіганням, неможлива успішна робота підприємства, управління виробництвом і бізнесом. Можна сказати, що грамотно і чітко організоване документаційне забезпечення управління є базовою потребою для роботи будь-якого підприємства, яке може існувати тільки тоді, коли в ньому правильно діє система документообігу.
З документами у своїй роботі стикаються практично всі співробітники установи. Керівники з їх допомогою отримують необхідні відомості про діяльність підлеглих, координують їх роботу і усувають виникаючі проблеми. Співробітники за допомогою документів фіксують різну інформацію, необхідну їм у роботі. Тому знати, що таке документаційне забезпечення управління, розбиратися в основах діловодства необхідно кожному фахівцю.
Ефективне управління персоналом - це кращий спосіб досягнення процвітання підприємства Головною складовою успіху будь-якого підприємства є його співробітники. А грамотне управління персоналом - це ключова позиція підприємства на ринку, яка визначає його значимість і фінансове зростання.Для правильної організації працівників одних лише…
Експертиза цінності документів Діяльність будь-якого підприємства в першу чергу пов'язана з утворенням величезної кількості документів, різних за змістом і виду. Але далеко не вся документація має цінність. Одні можуть стати джерелом для вивчення економічної, культурного і…
Управління фінансами підприємства - ключ до успіху В основі діяльності будь-якого організованого колективу закладена ефективність залучення та використання коштів, або управління фінансами підприємства. Правильно організована фінансова діяльність веде до досягнення високих результатів.Управління…
Терміни зберігання документів в організації За час своєї господарської діяльності підприємство або компанія обростає цілим архівом паперів, важливих і не дуже. Такі ділові документи як листування з партнерами або погодження несуттєвих питань про співробітників, компаньйонах, або поздоровлення…
Організація систем управління організацією - запорука ефективної діяльності суб'єкта Організація систем управління організацією матиме високу ефективність лише за умови використання спеціалізованого програмного забезпечення. Не можна забувати і таких важливих чинниках, як оптимальна організація всього процесу з правильним розподілом…
Термін зберігання бухгалтерських документів Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов'язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення…
Основи діловодства Основи діловодства використовуються при організації юридичної особи будь-якого типу. Воно являє собою досить трудомісткий процес, в якому беруть участь абсолютно всі співробітники управлінського апарату. Адже один відділ займається заповненням та…
Організація роботи з документами Організація роботи з кадровими документами надає особливий вплив на якість функціонування управлінського апарату, а також формування і культуру праці службовців. Чим професійніше ведеться робота, тим успішніше діяльність підприємства в…
Номенклатура - це основа діловодства на підприємстві Номенклатура - це систематизований перелік певних найменувань справ, які були заведені в діловодстві підприємства, з обов'язковим зазначенням термінів їх збереження. Вона оформляється за затвердженою формою.Суміжним ділянкою роботи зі складанням…
Документування управлінської діяльності та його основні поняття Під документуванням розуміється запис інформації згідно регламентованим правилами, тобто процедура оформлення документів в спеціальному порядку. Так як процес запису даних може здійснюватися різними засобами, то і документи в практиці управлінської…
Посадова інструкція діловода: права та обов'язки Діловод організації відноситься до технічного персоналу. Пред'являються до даної посади кваліфікаційні вимоги припускають наявність початкової професійної або загальної середньої освіти. Для виконання обов'язків достатньо пройти підготовку за…
Посадова інструкція секретаря-референта: права та обов'язки Секретаря-референта відносять до категорії фахівців. Дану посаду можуть займати особи, які мають вищу або спеціальну середню освіту і стаж роботи більше одного року. Без стажу призначення виробляють при проходженні спеціальних курсів.Посадова…
Що таке електронний документ? Рівень комп'ютеризації сьогодні потребує переходу на «безпаперове» діловодство. В його основу покладено електронний документ, який, на відміну від традиційного, характеризується низкою нових властивостей і особливостей. До теперішнього часу єдиного…