Документообіг - це важлива ланка діловодства

Під документообігом розуміють правила, за якими просуваються підписані рішення всередині підприємства чи установи від моменту їх надходження до архівного зберігання. Основою цього поняття є одержання документа, його розгляд, передача виконавчим органам, проведення організаційних заходів по виконанню, посвідчення, оформлення, відправка на зберігання.

Це процес, який враховує інстанції руху документа разом зі швидкістю його пересування по цих інстанціях. Документообіг - це процес, який необхідно співвідносити з інформаційною діяльністю управлінського апарату, з документуванням кожного окремого рішення, зберіганням новоприбулих документів.

Величезна кількість недоліків у діяльності багатьох апаратів управління пов`язано як раз з поганою організацією руху документів. Наприклад, процес обороту документа управлінського рішення повинен включати три обов`язкові компоненти:

• інформаційну підтримку прийнятого рішення (сюди включається достовірна інформація, що підтверджує правильність прийнятого рішення) ;
• документування самого рішення (розпорядчий документ) ;
• контроль над виконанням (куди включаються організація передбачуваних робіт, прийоми виконання завдання, дотримання умов і термінів).

Як видно з наведеного прикладу, документообіг - це збір інформації, на основі якої буде видано розпорядчий рішення-підготовка самого рішення, включаючи редагування, узгодження, складання аж до затвердження. Всі перераховані етапи вимагають переміщення документа не тільки між структурними підрозділами підприємства, а й між виконавцями, починаючи від техніків, фахівців, закінчуючи керівниками. Висновок з цього прикладу такий: чим вище швидкість пересування документа, чим вище якість його виконання на кожному конкретному етапі, тим якісніше процес управління підприємством в цілому.

Сам цей термін з`явився в літературі ще в 1920 роки. Тоді вважалося, що документообіг - це організація роботи, спрямована на раціональне побудова державного апарату в цілому, розподіл обов`язків між різними виконавцями та службами. У 1931 році інститутом техніки управління була зроблена перша спроба регламентувати єдині принципи організації діловодства. Були викладені правила, згідно з якими повинні проводитися прийом, доставка документів, правила виконання, регламентація підписання. Наступні етапи розвитку економіки отримали законодавче регулювання такого поняття, як діловодство, де основний акцент робився на окремі технічні операції. Програма документообігу цими законодавчими актами не згадувалася, хоча по суті все зводилося саме до організації руху документів. Починаючи з 1974 року, був підписаний основний документ, що регламентує весь процес документообігу, який діє до теперішнього часу.

Цей законодавчий акт називається "Єдина державна система діловодства" (ЕГСД), пункти якої присвячені організації руху документів, технологічним методам їх обробки і правилам застосування. У цій збірці сформульовано основне правило: «Документообіг - це оперативне пересування документа по самому короткому шляху, що включає мінімальні витрати часу і праці». Тільки застосовуючи на практиці затверджене правило, можна розраховувати на поліпшення життя населення країни, зростання економіки держави.

Для досягнення цих цілей потрібні розумні, дисципліновані, відповідальні керівники, для яких запровадження документообігу, заснованого на ЕГСД, буде справою честі і совісті.