Як створити резерв на оплату відпустки. Формування резерву на оплату відпустки

По закінченні кожного податкового періоду підприємства готують річну декларацію з податку на прибуток. За статтею 289 (пункту 4) НК її надання здійснюється не пізніше 28 березня. Розраховуючи оподатковуваний базу, необхідно врахувати ряд моментів. У числі них - обов`язкова інвентаризація по резервах, які були сформовані протягом року. Вона проводиться на 31 грудня. Метою даної процедури виступає виявлення невикористаних сум або перевитрати, а також коригування оподатковуваної бази. Розглянемо далі, як здійснюється облік резерву на оплату відпусток.

Загальні відомості

У ст. 324.1, п. 1 НК міститься положення, що наказує платникам податків, які планують здійснювати розрахунок резерву на оплату відпусток, відобразити в документації прийнятий ними спосіб обчислення, а також граничну суму і щомісячний відсоток надходжень за цією статтею. Для цієї мети складається спеціальна кошторис. У ній відображається розрахунок щомісячних сум у резерві відповідно до даних про передбачувані витрати на рік. Складання кошторису здійснюється з включенням розміру страхових внесків, сплачуваних з витрат. Відсоток надходжень в резерв на оплату відпустки визначається у вигляді відношення передбачених річних витрат на них до передбачуваної річної сумі на з / п співробітникам.

Важливі моменти

Згідно ст. 324.1, п. 2 НК, нарахування резерву на оплату відпусток відноситься на статті по видатках з / п відповідних категорій співробітників. Керуючись нормою, положеннями, що містяться у ст. 318, п. 1, Мінфін зробив висновок, що платники податків мають право самостійно визначати вид витрат, до яких відносяться дані витрати. Вони можуть бути непрямими або прямими і ставитися як до працівникам, залученим до виробничого процесу, так і до здійснюють іншу діяльність на підприємстві, не пов`язану з випуском продукції. Свій вибір, тим не менш, платник податків зобов`язаний закріпити в документації. Допускається також процентний розрахунок резерву на оплату відпусток по кожному структурному підрозділу. При цьому стаття даних витрат складається по підприємству в цілому.

Створюємо резерв на оплату відпусток

За положенням, що містяться в абз. 2, пункту 1, ст. 324.1 НК можна скласти наступну формулу:

% = (Отпускплан + СВотпуск) / (ОТплан + СВОТ) - 100%, в якій;

• СВотпуск, СВОТ - розмір страхових платежів, нарахованих на відповідні суми.
• ОТплан - передбачувана сума (річна) на з / п співробітників.
• Отпускплан - передбачені витрати на оплату відпусток.

  

Після визначення відсотка його необхідно кожен місяць множити на суму за фактичними витратами по з / п (включаючи страховий внесок). Результат, який буде отриманий, включається до облік резерву на оплату відпусток за ст. 255, п. 24 НК. При цьому необхідно стежити за тим, щоб накопичена сума не перевищувала граничну величину, встановлену в документації.

Приклад

Розглянемо формування резерву на оплату відпусток для підприємства, що займається виготовленням з недорогоцінних матеріалів ювелірних виробів. У грудні було вирішено скласти кошторис майбутніх витрат на 2013-й рік. Для цілей оподаткування в обліковій документації було закріплено відповідне положення. Разом з цим була визначена гранична величина сум надходжень і щомісячний відсоток. Підприємство запланувало на 2013 рік такі витрати:

• На з / п - 1 мільйона рублів.
• Резерв на оплату відпустки - 264 тис. Руб.

На 2013 рік ставки страхових сум з фонду з / п були:

• 5.1% - в ФФОМС.
• 22% - в ПФР.
• 2.9% - до ФСС.

Вид діяльності, яку здійснює підприємство, відноситься до 9 класу профризику (код КВЕД 36.61). Це означає, що ставка по страхових внесках - 1%. Загальний тариф - 31% (22 + 5.1 + 2.9 + 1). Далі проведемо нарахування резерву на оплату відпусток:

Передбачена сума на рік становитиме:

264000 р. + 264000 р. - 31% = 345840 р.

У документації відображено, що гранична величина витрат - 345 840. Передбачений річний фонд з / п, включаючи страхові платежі:

3000000 р. + 3000000 р. - 31% = 3930000 р.

Відсоток відрахувань по кожному місяцю:

345840 р. / 3930000 р. - 100% = 8.8%

Відповідно до отриманих даних складається кошторис

Використання накопичень

Резерв на майбутню оплату відпусток, згідно зі ст. 255, п. 24 НК, включатиметься до складу витрат на з / п. При цьому не буде мати значення розмір фактично призначених платежів. Як вище було сказано, також включаються в резерв на оплату відпустки відповідні страхові суми. Це означає, що дані внески не відносяться до інших витрат, як, приміром, страховка, призначена по з / п. Необхідно мати на увазі, що резерв допускається використовувати тільки при оплаті додаткового і основного відпустки.

Компенсацію за невикористану період слід відразу відносити до витрат по з / п. Це положення зафіксоване в ст. 255, пункті 8 НК. На даний припис також вказує лист Мінфіну. Тут варто зазначити, що мова, зокрема, ведеться про компенсації при звільненні. Але в ст. 255 йдеться про допомоги за невикористані періоди, відповідно до ТК РФ.

Інвентаризація резерву на оплату відпусток

Оскільки протягом року платники податків виходять з передбачуваних, а не фактичних витрат на відпочинок співробітникам, до кінця періоду може скластися дещо проблемна ситуація. Зокрема, сума, дійсно перерахована працівникам у рахунок відпусток може перевищити розмір резерву. При цьому його величина, яка віднесена на витрати, більше, ніж фактичні витрати організації. У зв`язку з цим цілком природно, що платником податків повинна бути проведена інвентаризація резерву на оплату відпусток. Дане розпорядження встановлено в ст. 324.1 ПК (п. 3, абзац 1). Підсумки проведеної процедури необхідно оформити відповідним чином. Зокрема, складається акт або бухгалтерська довідка (у довільному вигляді). Відображення отриманих результатів буде залежати від того, чи планує підприємство в наступному періоді продовжувати складати запас передбачуваних витрат.

Виняток запасу з майбутніх витрат

За ст. 324.1, п. 3, абз. 3, у випадку, якщо у підприємства недостатньо коштів у фактично начисленном резерві, який підтверджений інвентаризацією на кінець періоду, платник податків повинен за даними на 31 грудня того року, в який він був складений, включити у витрати фактичні суми на оплату відпусток. Відповідно, додаються і страхові внески, по яких не був складений вказаний запас раніше. Якщо, плануючи наступний період, підприємство вважатиме, що резерв на оплату відпустки недоцільний, то сума залишку, яка виявлена при перевірці на 31 грудня, відноситься на статтю позареалізаційних доходів у поточному періоді.

Включення запасу в план на майбутній рік

Якщо облікова політика компанії залишається незмінною щодо резерву, то по завершенню податкового періоду може бути виявлений залишок недовикористаних засобів. Відповідно до пункту 4 вказаної вище статті НК, запас майбутніх витрат уточнюється, виходячи з:

1. Кол-ва днів невикористаної періоду працівниками.
2. Середньоденний величини витрат на з / п співробітникам.
3. Обов`язкових страхових внесків.

Якщо за результатами звірки розмір розрахованого резерву за невикористаним відпуску більше фактичного залишку резерву до кінця року, сума перевищення повинна включатися до витрат на з / п. іншими словами, якщо АЛЕ> ОНР, то різниця дорівнює витратам на оплату праці. Якщо за підсумками звірки сума виявиться менше, то її слід включити у позареалізаційні доходи.

Нестача коштів запасу: приклад

Сума відрахувань для резерву оплати відпусток становить 345840 р. Протягом 2013 співробітникам було видано 310000 р. Внески по страховці склали:

310000 х 31% = 96 100 р.

У ході звірки в кінці роки було виявлено, що фактична нарахована сума (у тому числі внески) більше величини резерву на 60 260. Таїмо чином, коштів недостатньо. У цьому зв`язку сума перевищення повинна включатися до витрат на з / п.

Величина запасу більше фактично виданих коштів: приклад

Сума для резерву на видатки для виплати відпускних - 345840 р. Протягом року співробітникам було видано 250 тис. Р. Страховка склала 77500 р. (250 тис. Х 31%). До кінця року в ході інвентаризації виявлено, що сума резерву більше фактично виданих відпускних (разом зі страховками) на 18340 р. Перевищення підлягає віднесенню до позареалізаційних доходів.

Невикористані дні

Їх необхідно визначати тільки за станом на останнє число календарного року. Уточнення запасу майбутніх витрат з оплати відпусток протягом податкового періоду не здійснюється. У ході звірки часто на практиці виникає питання про те, як слід вважати невикористані дні. Існує два варіанти. По першому слід врахувати передбачуване число днів за рік. Воно зіставляється з кількістю фактично узятих. За другим варіантом потрібно врахувати всі дні, які не були використані на 31 грудня, в числі яких і дні за попередні роки. Мінфін схиляється до застосування першого варіанту. У арбітражної же практиці мають місце випадки використання другого підходу.

Баланс

У податковому обліку складання резерву на витрати по відпустках виступає як права платника податків, а в бухобліку - обов`язки. Слід, однак, відзначити, що прямої вказівки про це в нормативних документах немає. Проте, аналізуючи ПБО 8/2010, оплата щорічної відпустки співробітникам вважають оцінним зобов`язанням організації. Воно визнається таким при виконанні ряду умов, зафіксованих у п. 5 зазначеного ПБО. Відповідно до п. 16 цього ж документа, розмір оціночного зобов`язання встановлюється підприємством відповідно до наявних фактами госп. діяльності, досвіду застосування аналогічних зобов`язань. При необхідності приймається до уваги і думка експертів. Оскільки Закон "Про бухгалтерський облік» не формулює чітких правил складання запасу, для багатьох організацій оптимальним виходом було б використання порядку, який застосовується для цілей оподаткування. Таким чином, можна було б зблизити дві балансу і виключити необхідність слідувати ПБО 18/02.

У зв`язку з цим цілком логічним є запитання платників податків про те, чи мають вони право здійснювати розрахунок оплати відпустки за правилами ПК. Представники Мінфіну у відповідь на це обмежилися посиланнями на перераховані вище норми. Зокрема, було роз`яснено, що оціночні зобов`язання відображаються в бухобліку за правилами ПБУ 8/2010, а в податковій звітності - ст. 324.1 НК. Відповідно до положень зазначеного ПБО в пункті 16, підприємству необхідно документально підтверджувати обгрунтованість розміру оціночного зобов`язання. При виконанні зазначеної умови можна припустити, що резерв майбутніх витрат на відпускні виплати у разі необхідності може складатися у балансі за правилами, передбаченими у ст. 324.1 НК. Тут і далі маються на увазі внески на обов`язкове пенсійне, соціальне (при тимчасовій непрацездатності внаслідок материнства, при нещасних випадках та професійної хвороби), медичне страхування.

Спірний момент: випадок із практики

Платник податків оскаржив рішення податкової служби, яка зробила висновок про те, що відображення витрат по формуванню відпускного резерву було здійснено необґрунтовано. У цьому зв`язку було донараховано податок на прибуток в розмірі близько 1.7 млн. Р. Податкова служба порахувала, що уточнення резерву платником на майбутню оплату відпусток співробітникам, виходячи з числа днів невикористаної періоду по всім не взяти відпустку працівників з початку функціонування компанії, було вироблено неправомірно. Судді, у свою чергу, провели аналіз становища, присутнього в ст. 342.1, п. 4. Зокрема, вони вказали, що зі змісту наведеної норми не випливає однозначного висновку про те, що мова ведеться саме про ті відпустках, які підлягають наданню за справжній звітний період. Згідно ст. 3 НК, що з`являються непереборні неясності, суперечності і сумніви законодавчих актів про збори і податки повинні тлумачитися на користь платника податків. За ст. 122-124 ТК роботодавцю зобов`язано надавати співробітникам щорічні оплачувані відпустки. Законом при цьому передбачається можливість здійснювати перенесення цього періоду. Крім того, нормами заборонено не надавати оплачувану щорічну відпустку протягом 2-х років поспіль. З цього випливає, що під невикористаними періодами, згідно ст. 324.1 НК, необхідно розуміти ненадані дні як у поточному, так і в минулих періодах.

Програма планування резерву

Розглянемо, як скласти резерв на оплату відпусток ("1С: ЗУП"). Можливості, наявні в програмі, дозволяють рівномірно включати витрати у виробничі витрати або оборот звітного періоду. Це, у свою чергу, сприяє грамотному плануванню і розподілу фінансів. Проводки податкового та бухгалтерського обліків складаються автоматично документом "Відображення з / п в регламентованому обліку".

Налаштування складання запасу здійснюється так:

1. Зайшовши в меню "Сервіс", слід відкрити параметри.
2. Вкладка "Оціночні зобов`язання".
3. Поставити відповідну галочку на формування резерву в податковому обліку.
4. У довіднику "Запаси і оціночні зобов`язання" слід зробити новий елемент. Відображає резерв на оплату відпусток (рахунок 96).
5. У формі елемента заповнюється список з базових параметрів. Тут наводяться ті відрахування співробітників підприємства, які використовуються при розрахунку сум для резервного фонду.
6. Величини задаються на рік для кожної компанії як відсоток від базових параметрів.

Нюанси ТК

Графік відпусток, як правило, складається у зимовий період. Згідно з нормами, працівник повинен бути повідомлений про майбутній відпочинок за 2 тижні до його початку. Цей обов`язок наказана статтею 123, ч. 3 ТК. Повідомлення повинно бути оформлено письмово. Після ознайомлення співробітник повинен засвідчити його своїм підписом. Як правило, достатньо видання відповідного наказу керівником. Власне, він і буде виступати як повідомлення. Відповідно до загального порядку, видача відпускних проводиться за три календарних дні до початку відпочинку. У разі затримки на підприємство може бути накладено адміністративне стягнення (штраф). У разі повторного порушення норм ТК роботодавець може бути дискваліфікований на період від 1 до 3-х років.

У разі відходу на відпочинок з подальшим звільненням співробітнику також виплачуються відпускні за три дні, а повний розрахунок здійснюється в останній робочий день. Службовець має право розділити покладений йому період на кілька частин. У законі не встановлено обмежень за їх кількістю. Однак при цьому існує певна умова. Хоча б одна частина відпустки повинна бути не менше 14 календарних днів. Залишилося період може бути розбитий співробітником на його розсуд.

Однак тут слід згадати про один важливий нюанс. Співробітникові може бути відмовлено у відпочинку, якщо відповідно до графіка цей період призначений на інший час. Наприклад, працівник повинен піти у відпустку двічі на рік - одну і три тижні. Співробітник просить відпочинок на три дні зі збереженням йому з / п. У цьому випадку керівник може йому відмовити. Це обумовлено тим, що графік по відпустках є обов`язковим для виконання як працівником, так і наймачем. Цей припис зафіксовано в ст. 123, частини 2 ТК. У випадку, якщо відхід працівника на відпочинок може несприятливо позначитися на продуктивності підприємства, цей період можна перенести. Однак на це обов`язково має бути згода самого співробітника. Законом при цьому заборонено ненадання відпустки протягом 2-х років поспіль. Визначаючи цей період, слід враховувати робочі роки, а не календарні. Таким чином, відлік потрібно вести з з дня початку його професійної діяльності в штаті підприємства. Більш того, в законі передбачена адміністративна відповідальність для роботодавця, який не відпустить співробітника, яка не досягла 18 років або зайнятого на шкідливий або небезпечний виробництві, на відпочинок.