Умовне форматування в MS Excel - маловідомі боку популярного табличного процесора

Сімейство офісних продуктів корпорації Microsoft під загальною назвою Excel являє собою серію потужних табличних процесорів, що користуються величезною популярністю як у рядових користувачів персональних комп`ютерів, так і у фахівців вузького профілю, для яких цей потужний комплекс програмних засобів давно став незамінним помічником у роботі з математичними, графічними, статистичними та іншими даними .

Даний програмний продукт є інформаційною технологією, призначеної для професійної обробки великих масивів даних. Excel дозволяє автоматизувати і наочно оформити виконання найрізноманітніших однотипних обчислень, а також проводити обробку числової і текстової інформації у великих обсягах.

Наприклад, здійснювати швидкий, точний і ефективний аналіз фінансів, доходів, податків і т.д. Основні функції цього потужного програмного продукту давно добре вивчені усіма зацікавленими особами. Але Excel має чимало секретів і хитрощів, відомих лише вузькому колу фахівців. Однією з цих таємних сторін є умовне форматування. Ця функція надає досить широкий спектр незвичайних можливостей.

Інструмент, званий «умовне форматування», дозволяє домогтися надзвичайно цікавих результатів і приголомшливого візуального сприйняття нудних масивів даних. Можливості застосування даної функції для вирішення різних завдань також відрізняються великою різноманітністю. Умовне форматування дозволяє накладати певний формат комірки при відповідності її вмісту наперед заданим умовам. Такий тип форматування зручний і надзвичайно наочний при аналізі великих масивів даних.

Умовне форматування в Excel, без перебільшення, є найпотужнішим інструментом, який відкриває небачені перспективи роботи з електронними таблицями і дозволяє по-новому поглянути на масиви сухих цифр. Особливо ефектно ця незвичайна можливість виглядає у всіляких презентаційних роботах. Умовні формати дозволяють легко виявити різні винятки, що вибиваються із загального ряду даних. Важливі тенденції теж не сховаються від погляду аналітика. Це може бути надзвичайно корисним при обробці статистичних даних. Умовне форматування в Excel 2007 має ряд цікавих розширених можливостей, таких як кольорові градієнти, різна заливка рядків даних, особливі значки, що додаються до осередків і дозволяють дуже швидко простежити зв`язки між різноманітними показниками.

Використовувати умовне форматування теж дуже просто - достатньо лише кілька клацань мишею. Припустимо, ви створюєте таблицю, в певних комірках якої містяться деякі показники. Вам необхідно домогтися зміни тону заливки осередків відповідно до зміни числових значень даних, в них містяться. Наприклад, якщо комірка містить від`ємне число, то колір заливки автоматично стає червоним, а при позитивному значенні - зеленим.

Для цього просто потрібно скористатися меню «Формат», в якому натиснути пункт «Умовне форматування». При цьому осередок, якій необхідно задати бажаний формат, повинна бути виділена. У діалоговому вікні «Умовне форматування» необхідно вказати умову, при виконанні якої осередок і змінить колір своєї заливки. За допомогою кнопки «Формат» того ж діалогового вікна описати бажане оформлення.

Якщо ж потрібно зміна форматування одного осередку в залежності від даних іншого, тоді необхідно вдатися до пункту «Формула» лівого списку вікна умовних форматів. Відстань між осередками значення не має. Формула теж може бути будь-який: хоч розрахунок статистичної достовірності, хоч значення амортизації активів. Наприклад, якщо ви хочете, щоб, коли в комірці А1 знаходиться число кратне чотирьом, визначена осередок або декілька осередків набували жовту заливку, то тоді в якості умови слід ввести наступну формулу: «= ОСТАТ (А1-4) = 0». Потім за допомогою кнопки «Формат» вказати потрібний колір заливки. Далі шляхом копіювання і вставки форматування переноситься на потрібну комірку або їх діапазон.