Сортування в Excel. Робота в Excel. Excel в прикладах

Програма Microsoft Excel незамінна для роботи з цифрами і таблицями. Вона дозволяє з легкістю робити складні обчислення, будувати графіки та діаграми. Працюючи з таблицями, які мають вигляд списку, Microsoft Excel дає можливість відбирати необхідні значення і сортувати стовпці. Дані можна впорядкувати за зростанням або спаданням згідно тим значенням, які розташовані в осередках. Ті ж маніпуляції можна виконати і з текстовим матеріалом, розташовуватися він буде або в алфавітному порядку, або в зворотному алфавітному. Сортування в Excel необхідна для того, щоб інформація була доступна до сприйняття і легко читалася.

Створення власного порядку сортування

Іноді виникають ситуації, коли потрібно відсортувати дані в тому порядку, який відрізняється від вже існуючих. У цьому випадку можна створити свій порядок, який необхідний для подальшої роботи.

Щоб створити власний порядок, потрібно перейти у вкладку «Сервіс», а потім вибрати пункт «Параметри». Там є меню «Рядок», де в лівій частині віконця розташовані вже існуючі списки, використовувані для сортування. Для створення власного порядку необхідно вибрати опцію «Новий список». Всі необхідні значення і параметри потрібно задати в полі «Елементи списку».

Розділяються вводяться значення за допомогою клавіші "Enter". Вводити всі дані потрібно в тому ж порядку, згідно з яким буде сортуватися майбутній список. Коли всі значення задані, необхідно натиснути кнопочку «Додати». Щоб імпортувати список, який вже набраний на робочому столі, варто скористатися опцією "Імпорт списку з комірок", вказавши адреси певних осередків. Але це можна зробити тільки в тому випадку, коли існуючий список містить елементи в тому порядку, який потрібно для подальшого сортування значень. На завершення необхідно натиснути «Імпорт».

Тепер можна легко впорядкувати інформацію, щоб робота в Excel була комфортною. Для цього потрібно перейти в меню «Дані», потім вибрати вкладку «Сортування». В полі «Сортувати за ...» необхідно задати конкретні параметри і натиснути відповідну кнопочку. На екрані з`явиться віконце «Параметри сортування», де потрібно вказати порядок сортування даних.

Після цього слід вибрати власний порядок сортування і підтвердити вибір, натиснувши ОК.

Для того щоб була здійснена сортування в Excel, потрібно помістити курсор в певну комірку і клацнути на відповідній кнопці сортування: за зростанням або за спаданням. Вони розташовані на панелі інструментів.

Сортування по прізвища та окладу

Найчастіше на підприємствах виникає ситуація, коли потрібно відсортувати дані згідно прізвищами співробітників. Це зручно тим, що дані, що стосуються конкретного працівника, будуть знаходитися в одному рядку.

Для наочності інформація сортується не тільки за прізвищами, але й залежно від суми окладу. У цьому випадку одними кнопками сортування не обійтися. Якщо необхідна така сортування даних, Excel пропонує наступний вихід:

• Потрібно активізувати команду «Дані», а потім «Сортування».
• У віконці «Сортування діапазону» необхідно вибрати «Сортувати за ...» і вказати конкретний стовпець. Потім слід перемістити покажчик в потрібне положення: по зростанням або за спаданням.

Для другого поля аналогічно проводиться сортування. Програма буде сортувати за прізвищем тільки тих співробітників, які мають однаковий оклад.

Якщо обсяг інформації дуже великий, можна створювати свої списки для упорядкування даних. Це допоможе уникнути помилок при роботі з матеріалом, до того ж його легше буде обробляти.

Сортування за алфавітом

Щоб відсортувати інформацію в алфавітному порядку, необхідно зайти в меню «Дані». Попередньо потрібно виділити стовпець, до якого повинна бути застосована функція. Дані будуть відсортовані після натискання піктограми "від А до Я" або навпаки. Після цього на екрані з`явиться віконце, яке буде містити питання: «Чи потрібно розширити діапазон даних автоматично?» Варто погодитися і натиснути клавішу «Зберегти». При цьому загальний документ не втратить сенс, і дані інших стовпців будуть відповідати зміненим.

Сортування в Excel може бути проведена і іншим способом. Виділивши конкретну клітинку, потрібно натиснути на піктограму. Але в цьому випадку питання про розширення діапазону з`являтися не буде, він розширюється автоматично.

Багаторівнева сортування

При роботі з документами може знадобитися і багаторівнева сортування в Excel. Щоб скористатися цією функцією, потрібно виділити осередок у списку і натиснути на пункт «Сортування» під нею. Один рівень уже буде, і в ньому можна вибрати наступний, наприклад за датою. Для цього слід натиснути «Додати рівень». Для зручності можливо зробити в списку рівнів сортування по темам.

При необхідності рівні переміщаються вниз або вгору, що змінює їх пріоритет. Для цього потрібно виділити рівень і натиснути на іконки стрілок. Також рівні легко копіюються або видаляються.

Формули в програмі Microsoft Excel

Формули в Excel являють собою вирази, які починаються зі знака «дорівнює», складаються з числових значень, адрес осередків, імен або функцій. Всі вони з`єднуються знаками арифметичних операцій: множення, ділення, віднімання або зведення в ступінь.

Операції у формулі діляться відповідно до пріоритетів:

• Вираз в дужках і зведення в ступінь.
• Розподіл і множення.
• Віднімання і додавання.

В осередку відображається тільки результат, а сама формула розташована в рядку формул. При зміні значень кінцевий результат змінюється автоматично.

Як внести зміну в формулу?

Якщо виникає потреба змінити формулу, потрібно клацнути мишкою в рядку формул або натиснути кнопочку F2. Після всіх коригувань необхідно натиснути «Enter» або значок введення в рядку. Зміни також можна вносити безпосередньо в комірці. Для цього на обраній області потрібно клацнути мишкою двічі.

Посилання на клітинки і переміщення формул

Навчаючись Excel, в прикладах часто можна побачити посилання. Використання посилань дає можливість застосовувати у формулі дані, які знаходяться в різних місцях листа. Можливо використовувати посилання на комірки, розташовані в інших робочих книгах або додатках.

Після введення формули у комірку її можна переносити або копіювати в інше місце. При цьому осередок, де розташовувалася формула, стає вільною. Змінюються тільки відносні посилання, а абсолютні залишаються постійними.

Щоб перемістити формулу, потрібно навести курсор на куточок осередку, щоб з`явилася двостороння стрілочка. Утримуючи клавішу мишки, можна перетягнути її в потрібне місце.