БДР - що це? Планування й управління витратами в БДР: як правильно врахувати витрати

На кожному підприємстві повинен активно використовуватися такий управлінський інструмент, як бюджетування доходів і витрат (далі - БДР). Що це таке? Спробуємо розібратися в даній статті.

Основні визначення

Кожному суб`єкту господарювання характерна своя система БДР залежно від вибору стратегії фінансового планування, а також від поставлених цілей. Тому даючи визначення БДР, що це таке і яке його призначення, необхідно розуміти той факт, що в якості управлінських технологій в будь-якій компанії воно спрямоване на досягнення власних цілей і використання своїх коштів та інструментарію.

Бюджети складаються як для компанії в цілому, так і для її окремих підрозділів. Складання бюджету доходів і витрат являє собою план роботи, скоординований по всіх структурних підрозділах, який об`єднує окремі бюджети і характеризується інформаційним потоком для прийняття управлінських рішень у сфері фінансового планування. У даному бюджеті розглядається в сумарному вираженні планований прибуток і грошові потоки. Таким чином, відповідаючи на питання про те, БДР - що це, можна стверджувати, що це результат безлічі обговорень, а також прийняття рішень у майбутньому про долю підприємства, що сприяє його ефективному оперативному та фінансовому управлінню.

Розрахунки, що здійснюються при формуванні бюджету, дозволяють своєчасно і в повному обсязі визначити суму грошей, необхідну для реалізації прийнятих рішень. У даному випадку мова йде і про формування джерел надходження даних коштів (наприклад, позикові або власні).

Оцінка ефективності БДР

Що це за поняття, і яким чином воно може оцінюватися, можна судити тільки вже в паніруемом періоді. Так, від того, наскільки проявляється ступінь гнучкості суб`єкта господарювання, завдяки передбаченню результатів управлінських дій, залежить ефект від розробки бюджету. Фінансове планування і бюджетування передбачає визначення базових установок для кожного окремого напрямку діяльності суб`єкта, а також розрахунок різних варіантів з підготовкою відповідних дій на ймовірні зміни у внутрішній і зовнішній середовищі.

Функції бюджету

Дані функції залежать від фази формування БДР та його реалізації. На самому початку звітного періоду цей фінансовий документ є планом продажів, витрат та інших фінансових операцій в майбутньому році. До кінця звітного періоду він вже грає роль оцінювача (вимірювача), за допомогою якого з`являється можливість порівняти фактичні та планові показники для внесення коригувань у подальшу діяльність підприємства.

Функції БРГК і БДР подібні і можуть бути представлені наступним переліком:

• аналітична (корекція стратегії, переосмислення ідеї, постановка нових цілей і аналіз альтернатив);
• фінансове планування;
• фінансовий облік (необхідно обдумувати і враховувати вже вчинені дії в попередньому періоді для прийняття правильних рішень в майбутньому);
• фінансовий контроль (порівняння поставлених завдань і отриманих результатів, виявлення слабких і сильних сторін);
• мотиваційна (осмислення сформованого плану, покарання у разі зриву його виконання та заохочення при виконанні і перевиконанні його);
• координаційна;
• комунікаційна (узгодження планових показників структурних підрозділів підприємства, знаходження компромісів і закріплення відповідальних виконавців за тим чи іншим пунктом плану).

Порівняння БРГК і БДР

БДР (бюджет доходів і витрат), як і БРГК (бюджет руху грошових коштів) - основні фінансові документи, які повинні бути пред`явлені, наприклад, банківській установі при отриманні кредиту. Однак між цими двома поняттями існує деяка різниця:

• БРГК використовує касовий метод, БДР - метод нарахувань;
• БДР являє собою планування чистого прибутку, а з використанням БРГК плануються грошові потоки;
• в БДР знаходить відображення цифровий матеріал без таких непрямих податків, як ПДВ і акцизи, а в БРГК всі показники вказуються з урахуванням цих податків;
• ці два документи мають відмінності за структурою: в БДР є статті, що стосуються амортизації і переоцінки, а в БДС присутні статті з одержання та повернення позикових коштів;
• і, звичайно ж, розбіжності в призначенні цих документів: БДР служить для розрахунку планової собівартості, рентабельності, виручки і прибутку, а БРГК потрібен для відстеження грошових потоків по касі і розрахунковими рахунками підприємства.

Основні етапи бюджетування на підприємстві

Перший етап полягає у формуванні фінансової структури і спрямований на розробку моделі такої структури, яка б дозволила встановити відповідальність виконання самого бюджету, а також контроль джерел походження доходів і виникнення витрат.

Другий етап передбачає формування структури бюджетів та визначено у вигляді загальної схеми зведеного бюджету суб`єкта господарювання. На цьому етапі особливу увагу заслуговують статті витрат у бюджеті підприємства.

За результатами реалізації третього етапу відбувається формування обліково-фінансової політики підприємства. Іншими словами, створюється звід правил ведення бухгалтерського, оперативного і виробничого обліку з урахуванням обмежень, прийнятих при складанні бюджету та контролі його виконання.

Четвертий етап пов`язаний з розробкою порядку і процедур моніторингу, планування та аналізу, у разі виникнення - причин його невиконання.

І, нарешті, п`ятий етап пов`язаний вже з безпосереднім впровадженням системи бюджетування. Включає в себе роботи, виконання яких пов`язане з складанням фінансового та операційного бюджетів на майбутній період, проведення відповідного аналізу, за результатами якого найчастіше можуть вноситься деякі коректування до бюджетів. В результаті мають бути сфоміровани доходи і витрати підприємства в необхідних розмірах.

Три підходи до процесу бюджетування

У сучасній літературі виділяють три підходи, за допомогою яких формуються статті БДР:

• "знизу вгору";
• "зверху вниз";
• комбінований.

Перший підхід використовується на великих підприємствах, на яких керівниками структурних підрозділів складаються бюджети відділів або ділянок, які в подальшому зводяться до бюджетів цеху або заводу в цілому. Обов`язковою умовою організації формування бюджету є узгодження керівниками середньої ланки показників з вищим керівництвом компанії.

Приклад БДР другого підходу показує, що процес бюджетування здійснюється вищим керівництвом, а менеджери підрозділів нижнього рівня залучаються мінімально.

Третій підхід є найбільш збалансованим і сприяє уникненню негативних наслідків двох попередніх підходів.

Гідності бюджетування

Як будь-яке економічне явище, бюджетування має як позитивні, так і негативні сторони. До переваг можна віднести:

• сприяє мотивації і позитивному настрою колективу;
• координує роботу колективу в цілому;
• завдяки регулярно проведеного аналізу дозволяють вчасно коригувати бюджет;
• є інструментом зіставлення запланованих і фактичних результатів.

Недоліки бюджетування

Серед основних недоліків необхідно виділити наступні:

• розбіжності в сприйнятті бюджетів у різних людей;
• дорожнеча і складність здійснення процесу бюджетування;
• відсутність мотивації бюджету, якщо він не доведений до відома всіх співробітників.