Тендерна документація - що це таке

Пошук нових інвестицій або розширення сфери діяльності, держзамовлення або закупівлі в особливо великому масштабі - у більшості цих випадків або законодавством, або інтересами бізнесу передбачено проведення конкурсного відбору - інакше, тендера.

Великі підприємства - особливо ті, в яких сто відсотків або велика частка державного капіталу - просто зобов`язані найчастіше організовувати тендери на будь-які поставки. Приміром, автопарки міського транспорту проводять конкурси не тільки на поставку самих транспортних засобів, але і на обслуговування. Щоб визначити кращого - самого вигідного і якісного постачальника - необхідно визначити критерії, яким повинна відповідати тендерна документація. Для кожного конкурсу передбачені свої умови. Приміром, тендерна документація будівельних підприємств, що представляють конкурсні заявки на будівництво будь-якого об`єкта, в обов`язковому порядку включає, крім всіх установчих документів, підтвердження забезпечення фінансових гарантій і всілякі ліцензії. Конкурси бувають закритого і відкритого типу. Щоб виграти тендер, необхідно дотримати всі умови, висунуті замовником. Тендери оголошують часто міністерства і відомства, а там критерії особливо високі. Тому документи для тендера повинні бути підготовлені з усією відповідальністю і сумлінністю.

У такій галузі, як послуги (перекладацькі, програмістські, обслуговування підприємств), особливо важливим моментом є досвід учасника конкурсу. Найчастіше тендерна документація таких підприємств повинна включати докладний опис досвіду в реалізації відповідної послуги всіх підрядників і субпідрядників, яких має намір залучити виконавець. Наприклад, якщо Міністерство закордонних справ оголошує конкурс на перекладацькі послуги, ставляться жорсткі вимоги, що стосуються досвіду перекладачів, які братимуть участь у реалізації проектів: вони повинні будуть надати не тільки резюме, але й портфоліо із зазначенням кількості переведених сторінок з даної тематики і, найчастіше , вказати замовника, для якого подібні перекази вже здійснювалися. Постачальники продовольства - в магазин, військову частину, лікарню, відомство - також визначаються в ході конкурсів.

В умовах закритого конкурсу інші учасники не можуть знати подробиць, а також списку своїх конкурентів, також беруть участь у тендері. Нерідко для участі в конкурсі необхідно внесення вадіум - тобто суми забезпечення участі заявки в конкурсі. При цьому тендерна документація повинна бути завірена нотаріально (це стосується даних засновників, установчих документів підприємства, ліцензій та сертифікатів та інших паперів). А отже, участь у конкурсі може виявитися дуже дорогим. Правда, і виграш того варто - найчастіше мова йде про багатомільйонні контракти і довгострокових договорах на поставку товарів або послуг - наприклад, забезпечення свіжою випічкою якого-небудь підприємства або мережі магазинів. Що ще важливо врахувати: співробітники компанії або відомства, які оголошують тендер, не мають права не тільки розголошувати деталі комерційних пропозицій учасників конкурсу, а й просто коментувати або давати будь-які рекомендації або поради щодо оформлення заявки або щодо отриманих документів. Робиться це з метою максимально виключити можливість упередженого розгляду заявки.