Тендер - це що? Значення слова і як воно застосовується на практиці

У наші дні практично всі продукти на ринку купуються на тендерній основі. Тендер - це, по суті, конкурс, за результатами якого компанія-Замовник вибирає Постачальника або Виконавця, який готовий запропонувати найвигідніші умови співпраці: низьку ціну, оригінальні рішення або неперевершений професіоналізм.

Отже, ви прийняли рішення подати заявку на тендер. Це означає, що вам доведеться ретельно скласти речення, показати Замовнику, що ви дійсно добре знаєте свій сегмент ринку і маєте достатній досвід роботи.

Тендер vs. Аукціон: в чому різниця?

Тут у вас може виникнути цілком логічне запитання: чому ж дана схема вибору Виконавців та Постачальників відрізняється від інших?

По-перше, всі учасники аукціону можуть ознайомитися з пропозиціями своїх конкурентів, дізнатися, за якою ціною вони готові працювати. Тобто завжди є можливість відкоригувати власну пропозицію таким чином, щоб вигідно виділитися на тлі інших компаній. А ось тендер - це, в першу чергу, відсутність подібної відкритості. Всі учасники подають пропозиції, так би мовити, «в закритому конверті».

Фактично, зміст документів повністю приховано від конкурентів і доступно тільки спеціальної комісії.

Що являє собою тендерна документація?

Компанія-Замовник та учасники готують пакет документів, що містить в собі умови проведеного конкурсу і майбутнього контракту.

У документації обов`язково присутні дві частини:

• Технічна. Включає в себе опис головних умов контракту, загальні дані про об`єкт торгів, інформаційні карти із зазначенням порядку підготовки та подачі заявок.
• Комерційна. Містить у собі ціни і схему їх визначення, графіки платежу й умови, джерела фінансування, банківські гарантії, а також вимоги по певним типам страхування.

Важливо враховувати, що в кожному конкретному випадку тендерний комітет визначає зміст в індивідуальному порядку. Грамотна підготовка документів має величезне значення. Краще всього, якщо контролювати весь процес буде досвідчений фахівець по тендерам. Це важливо, тому що від того, наскільки грамотно будуть складені та підготовлені всі необхідні документи, мінімум на 50% залежить ваш майбутній успіх. Адже ще не маючи досвіду роботи з вашою організацією, Замовник зможе спиратися виключно на ті папери, які ви надасте.

Секрети успіху для тих, хто збирається брати участь у тендері

Побутує думка, ніби, вибираючи підходящу пропозицію, компанія-Замовник орієнтується виключно на ціну. Безумовно, і так трапляється, але набагато рідше, ніж можна собі уявити. Складаючи тендерну пропозицію, експерти рекомендують дотримуватися кількох принципів. Ці істини старі як світ, проте з часом вони анітрохи не втратили своєї актуальності.

1. Не подавайте заявки на всі конкурси поспіль

Перш, ніж рватися в бій і відправляти пропозицію, десять раз зважте всі «за» і «проти», зрозумійте, чи дійсно варто брати участь в даному конкретному тендері. Далеко не завжди бажання отримати прибуток має бути вирішальним фактором - іноді набагато важливіше зосередитися на розвитку власного бізнесу, насущних питаннях або пошукати інші, більш вигідні проекти, над якими ви будете працювати з великим задоволенням і які принесуть вам набагато більше прибутку.

2. Нехай ваша пропозиція несе в собі додаткову цінність

Одне з головних правил, про який потрібно пам`ятати компанії, що бажає виграти тендер - це те, що мало тільки домогтися повної відповідності пропозиції умовам, зазначеним Замовником. Однак навіть більш низька ціна не є гарантією того, що контракт буде укладений саме з вами. Постарайтеся більше дізнатися про компанії-Замовника, зрозуміти, з якими саме проблемами стикається керівництво, а потім доповнити свою пропозицію так, щоб комісія не змогла не звернути на нього увагу.

3. Приділяйте увагу дрібницям

В черговий раз повернемося до теми, яку ми вже торкалися вище. Навіть якщо вам вдасться справити на Замовника сприятливе враження і запропонувати вигідну ціну, але ви не приділите достатньо уваги правильному оформленню документів, ви ризикуєте втратити безліч можливостей. Але занадто захоплюватися теж не варто, адже трапляється й навпаки: загрузнувши у бюрократичній метушні, можна забути про суть і мету пропозиції.

4. Пам`ятайте, що рішення приймають не організації, а люди

Саме від них залежить те, хто виграє тендер. Як це працює? Іноді для того, щоб отримати можливість працювати над бажаним проектом, досить просто налагодити контакт з тими, хто буде приймати доленосне для вашого бізнесу рішення.

5. Тримайте марку справжнього професіонала

Але навіть якщо ваша пропозиція опрацьовано на 100%, не факт, що саме ви виграєте тендер. Це може бути пов`язано з багатьма причинами, і одна з них - нездатність вашого парламентера дати чіткі відповіді на питання Замовника під час переговорів. А тому ступінь залученості в робочий процес і компетентність всіх без винятку учасників є одним з вирішальних факторів успіху.

Як підготувати тендер? Інформація для Замовника

Зі свого боку, компанія-Замовник, яка прийняла рішення організувати подібний конкурс, теж повинна ретельно підготуватися до нього і надати всі необхідні документи:

• Запрошення на участь для інших компаній.
• Бланк кваліфікаційної заявки (у ньому учасники будуть вказувати офіційну інформацію про себе).
• Бриф (анкету, в якій прописані основні дані про предмет тендеру).
• Додаткову інформація по проекту.
• Головні критерії оцінки учасників, на які ви будете орієнтуватися, роблячи остаточний вибір.

Вкрай важливо, щоб вся інформація в документах була правдивою, достовірною і добре структурованою. У наші дні можна без проблем створити електронний тендер - це, по суті, той же конкурс, але вся інформація від компанії-Замовника і потенційних виконавців надходить по мережі, в Інтернеті.

Сам конкурс складається з трьох етапів: пошуку потенційних учасників, детального аналізу їх пропозицій, обговорення проекту і, власне, укладення контракту з переможцем.