Довідка 4н: що це, для чого потрібно і де взяти?

Ті, хто змінює роботу рідко, навряд чи пам`ятають, які документи потрібні при оформленні трудових відносин. А адже за останні роки відбулися деякі зміни, зокрема, була введена спеціальна довідка форми 4н.

Яку інформацію включає?

Цей документ містить відомості про всі доходи співробітника, на які нараховуються страхові внески. Тобто вся заробітна плата, відпускні та інші грошові кошти, оподатковувані платежами в ФСС, будуть відображені в цьому документі. Розглянутий період становить 2 роки, що передують видачі довідки. А також вказується інформація про поточний періоді.

Виняток становлять лікарняні, для жінок - відпустки по вагітності та пологах, а також по догляду за дитиною. При розрахунку доходу за вказані періоди вони просто не будуть враховуватися. Крім того, потрібно пам`ятати, що в розрахунок береться сума заробітку не більше встановленого річного ліміту. До 2011 року він становив 415 тисяч рублів, в 2011 - 463 000, для розрахунків за 2012 - 512000, 2013 - 568000, і, нарешті, за 2014 - 624 000.

Варто зауважити, що за будь-які помилки, внаслідок яких допомога по тимчасовій непрацездатності або інші подібні платежі були нараховані неправильно, несе відповідальність роботодавець, а не співробітник. Так що вказівка вірних відомостей - його обов`язок, в іншому випадку суми доведеться компенсувати саме за рахунок коштів компанії, а не застрахованої особи.

Як виглядає?

Довідка за формою 4н вперше була введена в 2011 році. До цього в розрахунку розміру середнього денного заробітку використовувалася інформація тільки за 1 рік. Тоді всі відомості розміщувалися на 2 аркушах.

Однак у 2013 році довідка була змінена і допрацьована, зараз вона називається 182н (відповідно до наказу Мінпраці від 30.03.2013 р). Тепер вона становить 3 листа. Форма строго встановлена, так що довідки, видані різними установами, повинні бути схожими. По-перше, має бути присутня інформація про компанію, що склала документ. По-друге, в довідці містяться відомості про колишнього співробітника, тобто застраховану особу. Далі йдуть безпосередньо суми доходів, на які були нараховані страхові платежі. Для кожного року є окрема строчка. Нарешті, в останньому розділі міститься інформація про періоди, коли внески до ФСС не вироблялися. Вказується їх тривалість, а також дати початку і кінця.

Довідка може бути заповнена як кульковою ручкою з синім або чорним чорнилом, так і за допомогою технічних засобів, у тому числі друкарської машинки. Ніяких виправлень не допускається. Довідка 4н (182н) повинна бути завірена підписами головного бухгалтера і керівника організації, а також круглою печаткою.

Для чого потрібна?

Як правило, довідка 4н потрібно в двох випадках: для коректного нарахування виплат по непрацездатності, а також для аналогічної операції при оформленні відпустки по вагітності та пологах або догляду за дитиною. Як відомо, в ці періоди не роботодавець платить співробітнику, а фонд соціального страхування. Компанія лише є посередником, що передає застрахованій особі кошти, які потім компенсує ФСС.

Отже, довідка 4н необхідна для правильного розрахунку цих самих виплат. Виходячи з інформації, що міститься в документі, обчислюється середній розмір денного заробітку за попередні два календарних роки. Він і використовується в розрахунках.

Так, майбутнім мамам не зайвим буде прикинути, яку приблизно суму вони отримають. Виходячи з того, що зараз в розрахунках, як правило, використовуються 2012 і 2013 рік, максимальний середньоденний заробіток може становити трохи менше 1500 рублів. Це означає, що найбільша сума, на яку можна розраховувати, оформивши в 2014 році лікарняний лист на стандартні 140 днів, - це приблизно 207 тисяч.

Де отримати?

Довідку форми 4н (182н) зобов`язаний видати роботодавець в день звільнення. Якщо цього не сталося і займатися отриманням документа припадає пізніше, то теж потрібно звернутися в бухгалтерію компанії. Відповідно до закону за запитом вам зобов`язані надати необхідну папір. У разі ліквідації колишнього роботодавця або існування інших об`єктивних причин, які не дозволяють отримати довідку, можна звернутися в територіальний орган пенсійного фонду. Правда, фізична особа сама цього зробити не зможе. Необхідно написати заяву новому роботодавцю, який пошле в ПФР запит і отримає на нього відповідь. Можливо, це не дуже зручна система, але є ймовірність, що в майбутньому вона буде вдосконалена.

Природно, у випадках "сірої" зарплати і взагалі зневаги офіційним працевлаштуванням ніякої мови про подібні довідках бути не може. Можна сказати, що цей документ є ще одним заходом стимулювання працівників наполягати на належному оформленні трудових відносин.

Варіанти заміни

Традиційна 2-ПДФО, яка, здається, універсальна, в даному випадку не підійде. У ній йдеться про всі доходи співробітника без винятку, в той час як відомостей про періоди непрацездатності, наприклад, немає. Таким чином, аналогів, здатних надати ту ж саму інформацію, просто немає. Так що довідка 4н (182н) насправді необхідна, навіть якщо планів хворіти і вагітніти найближчим часом немає.