Що таке електронний документ?

category Закон

Рівень комп`ютеризації сьогодні потребує переходу на «безпаперове» діловодство. В його основу покладено електронний документ, який, на відміну від традиційного, характеризується низкою нових властивостей і особливостей. До теперішнього часу єдиного визначення цьому явищу не існує ні в законодавстві, ні в науковому світі Росії.електронний документ

Поняття «електронний документ» з`явилося вже в 1970-і роки. Так почали називати «машинозчитувані документи». Їх особливістю є те, що вони повинні бути створені за допомогою обчислювальної техніки і бути придатними для обробки на ЕОМ. При цьому обов`язкові реквізити оформляються строго в установленому для всіх документів порядку.



Електронний документ - це об`єкт інформаційний, що складається з двох обов`язкових частин: 1) реквізитів (ім`я, дані про автора, час, місце створення, і т.д.) та електронного цифрового подпісі- 2) основний змістовної частини, що включає текстову, графічну і числову інформацію, оброблювану в як єдиного цілого.електронний документообіг це

Електронний документ повинен підписуватися кваліфікованої електронним підписом, що робить його рівнозначним паперовому, підписаним власноруч. Інформація представлена у ньому в цифровий (електронній) формі. Сприймати дані можна з використанням ЕОМ, передавати по інформаційно-телекомунікаційних мереж, обробляти - в інформаційних системах. У разі необхідності такий документ може набувати форму візуального відображення і на екрані, і на папері.



Електронний документооберт - це цикл життя електронних документів на підприємстві (в організації, фірмі) від їх отримання, зміни стану (узгоджений, доведений до відома, в роботі, підписаний, закритий і т.д.) до списання в архів. Такий документообіг іноді позначається як «workflow», що характеризує рух документів як єдиний потік окремих робіт в рамках певного бізнес-процесу. Вся система електронного документообігу включає в себе програмне забезпечення, яке необхідно для організації та підтримки життєвого циклу такого роду документів.

електронний документ цеЕлектронний документ і документообіг на його основі мають ряд переваг в порівнянні з традиційними. Вони дають можливість співробітникам організації контролювати не тільки власну ділянку роботи, але і весь процес. Користуватися електронним архівом набагато зручніше, ніж паперовим. Знайти документ можна за кілька хвилин, скорочується час по проходженню його узгодження і виконання. В цілому він більш економічний, ніж паперовий. Існує досить багато програм електронного документообігу («Мотив», «Е1 Євфрат», «DocsVision», «1С: Документообіг» та ін.).

На сьогоднішній ень існує зарубіжний досвід регулювання відносин у сфері електронного документа в правовому плані. У Росії проблема регулювання цих відносин так і не отримала законодавчого вирішення, хоча спроби ухвалення відповідного закону робилися (2005 рік). Ухвалення законодавчого акту про такого роду документі - одне з актуальних напрямків законодавчого регулювання.



Схожі повідомлення
Схожі повідомлення
Як написати пояснювальну? Як написати пояснювальну?

Внутрішній документообіг організації - складна система взаємин між різними відділами, керівниками різних рівнів, підлеглими, виконавцями завдань. Незважаючи на те, що більшість організацій прагне перевести цю роботу в електронний вигляд, певні…

Електронний папір Електронний папір

Електронний папір є сучасною технологією, що дозволяє відобразити інформацію у вигляді імітації звичайного чорнила. Цей новітній носій зображення докорінно відрізняється від екранів рідкокристалічного типу з підсвічуванням матриці. Електронний папір…

Електронний підпис для фізичних осіб та її отримання Електронний підпис для фізичних осіб та її отримання

На сьогоднішній день стрімкий розвиток отримали системи електронного документообігу, і насправді це не дивно, так як наведений процес значно спрощує роботу. Електронний підпис для фізичних осіб існує нетривалий час, але багато користувачів вже…

Проста, некваліфікована і кваліфікована електронний підпис. Визначення і різниця Проста, некваліфікована і кваліфікована електронний підпис. Визначення і різниця

Не можна сказати, що електронний підпис стала якимось масовим явищем. Але останнім часом її зручність і істотна економія часу привертає увагу багатьох росіян. До того ж новий закон значно розширив рамки використання електронного…

Зручність використання ЕЦП для електронних торгів і як її отримати Зручність використання ЕЦП для електронних торгів і як її отримати

На дворі XXI століття - епоха інформатизації. Саме в цей час прогрес інноваційних технологій торкнувся практично всі сфери діяльності, в тому числі і документообіг в організаціях і на різних підприємствах.Що таке ЕЦПЕлектронно-цифровий підпис - це…

Первинних документів бухгалтерського обліку Первинних документів бухгалтерського обліку

Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що…

Акт передачі документів - коли і навіщо він потрібен Акт передачі документів - коли і навіщо він потрібен

Висновок будь-якої угоди вимагає документального підтвердження. Крім складання необхідних документів, часто потрібно передавати офіційні папери від однієї фізичної або юридичної особи іншій. Така передача є юридичною процедурою і вимагає необхідного…

Головні реквізити документів Головні реквізити документів

Документи є невід'ємною частиною нашого життя. Наше народження підтверджується документом, кожен етап життя пов'язаний з офіційними паперами і навіть смерть фіксується документально. Основним елементом документа будь-якого виду є реквізити. Саме про…

Енергетичний паспорт будівлі: значення і особливості Енергетичний паспорт будівлі: значення і особливості

Енергетичний паспорт будівлі несе інформацію про відповідність значень енергетичної продуктивності та енергозбереження будівлі. Він уточнює енергоємність обладнання, технічний стан споруди. Його заповнюють при ремонті, проектуванні, експлуатації…

Інструкція з діловодства як нормативний документ Інструкція з діловодства як нормативний документ

Офіційним нормативним актом, що визначає і встановлює порядок оформлення та складання документів (а також роботи з ними) в будь-якій організації є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в наявності на кожному підприємстві, в кожній фірмі і…

Основи діяльності організації: організаційні документи Основи діяльності організації: організаційні документи

Діяльність будь-якої організації повинна бути регламентована адміністративно-правовими нормами. Правила роботи, норми і положення, структуру компанії, чисельність штатних співробітників та їх посадові права та обов'язки повною мірою відображають…

Технічний план: особливості оформлення документа Технічний план: особливості оформлення документа

Технічний план - це спеціальний документ, в якому зазначаються всі необхідні дані про квартирі: площа приміщення в цілому і кожної кімнати, розташування стін, вікон, дверей та інших елементів житла. Всі ці параметри повинні бути внесені в загальний…

Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства Що таке документ? Типи документів організації. Кадрове діловодства

Паперотворчістю займається будь приватне і державне підприємство. Без нього просто неможливо вести будь облік. При роботі часто використовуються такі поняття, як «нормативка», «кадри», «форми», «зразки», «документ». Типи документів поділяються на…


» » Що таке електронний документ?