Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів
На ефективність бухгалтерського обліку в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов`язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку зберігання документів відповідно до законодавства Російської Федерації.
Який порядок зберігання документів?
Федеральне законодавство з 2013 року вимагає, щоб будь-яке підприємство зберігало всі первинні документи, бухгалтерську звітність, регістри бухгалтерського обліку та стандарти роботи, а також будь-які інші документи, пов`язані з діяльністю даного економічного суб`єкта. Поширюється це правило і на термін зберігання документів в електронній формі, які все більше і більше використовуються у господарській діяльності підприємств різних організаційно-правових форм.
Як довго потрібно зберігати документи?
Термін зберігання документів - не менше п`яти років, або більше (відповідно до правил, встановлених в організації). Цікаво, що податковий кодекс передбачає інші строки зберігання (чотири роки). Це стосується всієї бухгалтерської звітності, а термін розраховується з моменту її останнього використання. Найкраще, звичайно, зберігати документи впродовж п`яти років, що збереже вам багато часу і нервів, якщо щось трапиться! Окремо слід розглядати документи по зовнішньоторговельних операціях. Якщо в іноземній державі-контрагента передбачений більший термін зберігання документів, ніж в РФ, то краще вибрати його, а не сподіватися, що з операцією в майбутньому не буде жодних проблем. І це обов`язково потрібно передбачити у внутрішньому регламенті підприємства, що попередить безліч помилок співробітників.
Хто несе відповідальність за зберігання документів?
Відповідно до «буквою» закону, керівник організації, тобто її генеральний директор, персонально відповідальний за збереження документів в архівах підприємства. Якщо термін зберігання документів або організація документообігу не буде дотримана, то з підприємства стягується штраф у десять тисяч рублів, а за повторне порушення - тридцять тисяч рублів. У разі ж, якщо подібна безвідповідальність призвела до заниження податкової суми, то доведеться виплатити двадцять відсотків від несплаченого податку, однак цей штраф не може бути менше сорока тисячі рублів. Законодавство РФ також окремо встановлює стягнення з посадових осіб за збитки, до яких призвела неефективна організація зберігання документів на підприємстві.
Як відбувається знищення документів, термін давності яких вже закінчився?
Для початку потрібно відзначити, що деякі документи не знищуються, а передаються в муніципальний архів, тому дуже важливо не тільки відзначити їх терміном зберігання, а й подбати про нанесення напису «Експертно-перевірочна комісія» (ЕПК). Якщо немає необхідності передавати документи в архів, то керівник організації повинен видати акт про знищення документів. Якщо ж такий акт не був складений, то документи вважаються зниклими, і необхідний наказ про призначення комісії з розслідування такої пропажі.
Терміни зберігання кадрових документів визначається Переліком архівних документів Документом прийнято вважати документовану інформацію, зафіксовану на матеріальному носії і має реквізити, завдяки яким здійснюється її ідентифікація. Для організації швидкого пошуку і правильного зберігання документів, що стосуються особового…
Номенклатура справ. Порядок формування Всі документи після їх виконання повинні бути згруповані у справи. Під терміном «справа» відповідно до ГОСТ 51141-98 слід розуміти один документ або сукупність документів, які відносяться до певного напрямку діяльності організації і поміщаються в…
Первинних документів бухгалтерського обліку Кожна господарська операція підприємства або організації повинна підтверджуватися документально, тобто оформлятися за допомогою відповідних первинних документів.Первинні облікові документи є основою для внесення даних в облікові регістри, що…
Первинна документація Первинна документація - фундамент ведення бухобліку. Первинними називають документи, що складаються безпосередньо в момент, коли відбувається господарська операція, і які становлять свідоцтва їх вчинення. До них належать рахунки, касові ордери і…
Термін зберігання бухгалтерських документів Будь-яка господарська діяльність передбачає рух дуже різнорідних за своєю значимістю документів, що створюються всередині самого підприємства або виходять з боку від взаємопов'язаних контрагентів. Документообіг проходить кілька стадій. Створення…
Бухгалтерські документи Всі господарські та фінансові операції, що відбуваються на тому чи іншому підприємстві, знаходять своє відображення в матеріальних об'єктах із зафіксованою інформацією. Це бухгалтерські документи, без яких неможливий облік будь-якої діяльності. Вони…
Методи бухгалтерського обліку На практиці всі методи бухгалтерського обліку застосовуються в тісному зв'язку один з одним. Адже будь-яка операція в обліку ґрунтується на документації, самі операції записуються за допомогою подвійного запису, для перевірки даних застосовують…
Класифікація документів: основні критерії Щоб легко було розбиратися у великій кількості документів, розроблені спеціальні правила їх складання та оформлення, різні класифікації, а також відповідні форми і методи роботи з ними.Варто відзначити, що класифікація документів надзвичайно…
Номенклатура - це основа діловодства на підприємстві Номенклатура - це систематизований перелік певних найменувань справ, які були заведені в діловодстві підприємства, з обов'язковим зазначенням термінів їх збереження. Вона оформляється за затвердженою формою.Суміжним ділянкою роботи зі складанням…
Первинні документи, їх особливості Первинні документи - це папери, які є основою для запису в реєстрі бухгалтерської звітності, письмовій засвідченням господарської операції. Вони приймаються до обліку, якщо їх форма відповідає уніфікації первинної звітної документації відповідно до…
Посадова інструкція діловода: права та обов'язки Діловод організації відноситься до технічного персоналу. Пред'являються до даної посади кваліфікаційні вимоги припускають наявність початкової професійної або загальної середньої освіти. Для виконання обов'язків достатньо пройти підготовку за…
Посадова інструкція секретаря-референта: права та обов'язки Секретаря-референта відносять до категорії фахівців. Дану посаду можуть займати особи, які мають вищу або спеціальну середню освіту і стаж роботи більше одного року. Без стажу призначення виробляють при проходженні спеціальних курсів.Посадова…
Які види документів використовуються в господарській діяльності? З покоління в покоління протягом людської історії передається інформація про навколишню дійсність, і форми її подання можуть бути зовсім різними: малюнок, лист, фотографія, відеозапис і навіть документ.У свою чергу, види документів, як правило,…