Маршрутний лист. Маршрутний лист - бланк

Сучасні економічні умови для комерційних підприємств обумовлюють необхідність створення і розвитку гнучкої логістичної системи. Дане завдання вимагає великої кількості вкладень та відповідного законодавства РФ документального оформлення. Логістика підприємства може мати на увазі переміщення різних видів вантажу, людей та кореспонденції.

Маршрутний лист

Великі підприємства мають на балансі легкові та вантажні транспортні засоби, які виконують різні функції. Незалежно від напрямку використання, автомобілі забезпечуються супровідними документами, основним з яких є маршрутний лист. Порядок заповнення, термін дії, форма колійних бланків залежать від багатьох факторів. При роботі, що має роз`їзний характер, підприємства розробляють маршрутний лист службових поїздок, що має кілька практичних значень. Легкові автомобілі, що забезпечують взаємодію між офісами або філіями фірми, також можуть використовувати для більш ефективної роботи маршрутний лист. Даний вид документації багатофункціональний і виконує кілька функцій.

Вантажоперевезення

Більшість організацій вважає за краще користуватися послугами спеціалізованих транспортних компаній, які забезпечують доставку вантажу до місця призначення і надають замовнику документи, що підтверджують його витрати. У цьому випадку товарно-транспортна накладна є заміною колійних паперів, маршрутний лист водія або експедитора може містити схему більш швидкого проїзду і бути доповненням до основного пакету документів. Вся інформація про вантаж, організації продавця, покупця, транспортної компанії міститься в ТТН, також даний документ є підтвердженням доставки товару, підставою оплати послуг доставщика і нарахуванням заробітної плати водію та експедитору. У разі доставки кількох партій товару практикується оформлення ТТН для кожного рейсу, маршрутний лист складається один і містить обов`язкове підтвердження часу прибуття, вантажно-розвантажувальних робіт. Транспортні компанії, що займаються наданням послуг доставки, розробляють маршрутний лист для кожного автомобіля на конкретне замовлення, це дозволяє відслідковувати переміщення машини і час перебування в дорозі.

Застосування на малих підприємствах

Маршрутний лист автомобіля, який використовується ІП, може також служити доповненням до ТТН, якщо мова йде про вантажні перевезення товару. Його зміст є стандартним. В якості транспортного засобу може бути використаний легковий або вантажний автомобіль, оформлений на власника підприємства. Часто транспортний засіб орендується для зменшення витрат, в цьому випадку у водія повинна бути копія договору оренди та маршрутний лист поїздки.

Обов`язкові для заповнення графи

• Порядковий номер і дата документа.
• Власник автотранспортного засобу.
• Особисті дані водія (паспорт, водійське посвідчення).
• Найменування вантажовідправника (повна назва, ІНН, реєстраційні коди, адреса фактичного місця розташування складу навантаження).
• Одержувач (найменування, адреса доставки).
• Інформація про вантаж (назва, кількість упаковок, маса, умови транспортування).

Для індивідуальних підприємців та малих підприємств законодавством не передбачена єдина форма маршрутного листа. Бланк та порядок його заповнення організація стверджує самостійно в обліковій політиці. Також внутрішніми документами регламентується порядок його видачі, термін повернення, особи, які мають право підпису. Відповідно до вимог ПБО маршрутний лист повинен містити всі реквізити первинного документа і відображати цілі поїздок, час і шляхи переміщення. В якості зразка може бути взятий затверджений 27 листопада 1997 Держкомстатом РФ шляховий лист за формою 3. Документ доопрацьовується з урахуванням специфіки перевезень і напрямки діяльності компанії.

Авансовий звіт

Деякі групи співробітників підприємства змушені багато часу проводити в роз`їздах. Це пов`язано зі специфікою роботи або з інтересами бізнесу. Служба кур`єрської доставки, торгові представники і менеджери продажів, фінансовий директор, головний бухгалтер, група працівників експлуатаційно-ремонтної дільниці і т.д. - Кожна з перелічених посад увазі наявність службових відряджень або постійне переміщення по місту. При цьому постійного маршруту, як правило, не існує, що спричиняє виникнення у співробітника витрат по проїзду на різних видах транспорту. Підприємства за умовами трудових договорів зобов`язана відшкодувати співробітникам дані за наявності підтвердних документів, які, в свою чергу, повинні бути проведені через бухгалтерію підприємства і увійти до складу витрат. У більшості випадків для правильного відображення в податковому обліку застосовується авансовий звіт, але у зв`язку з невідповідністю даного документа для обліку транспортних витрат до нього додатково прикріплюється маршрутний лист. Уніфікованого бланка не існує, тому підприємство самостійно розробляє зручну для звіту форму. При цьому обов`язково враховується не тільки кількість наданих проїзних документів та їх ціна, а й відповідність поїздок завданням конкретного співробітника.

Маршрутний лист: зразок

Маршрутний лист №08 від 15 липня 2012

Схема переміщення торгового представника ТОВ «Теремок» І. А. Васечкина за період з 15.07.2012 по 18.07.2012 р

Докладено документів: 4 шт.

Маршрутний лист здав торговий представник Васечкин І. А. __________ (підпис, дата)

Маршрутний лист прийняв бухгалтер Кузнєцова А. В. _____________ (підпис, дата)

Заповнення

Зворотний бік звіту заповнюється бухгалтером, який його прийняв і провів за відповідними регістрів після перевірки. Також твердженням підлягає сума звіту. Обов`язковою умовою заповнення є вказівка дат і відповідність їх проїзними документами. Всі підтверджуючі бланки мають бути чітко читані і відповідати інформації, відображеної в розробленому регістрі. Маршрутний лист здається з авансовим звітом протягом трьох днів з моменту видачі грошових коштів. Багато кур`єри і торгові представники компаній використовують даний вид документа для оптимізації робочого часу. Маршрутний лист складається на кожний день, він містить черговість відвідування запланованих співробітником місць. При його розробці враховуються схеми руху транспорту, час у дорозі, вибирається маршрут, який дозволить відповідати запланованому часу ділових зустрічей і т.д.

Службові відрядження

Для багатьох підприємств актуальне застосування маршрутного листа при роз`їзний характер роботи співробітників. За ТК РФ службовим відрядженням визнається поїздка за дорученням роботодавця для виконання поставлених виробничих завдань. Відшкодування виникають проїзних витрат регламентується ст. 168.1 ТК РФ. Для визнання витрат необхідно правильно оформити маршрутний лист, прикріпити до нього проїзні документи. Для податкового обліку та визнання відрядних витрат витратами необхідні наступні документи:

• Наказ, що підтверджує ділову мету поїздки.
• Звіт співробітника про проведені витратах.
• Маршрутний лист переміщень.
• Заповнені проїзні документи, що підтверджують факт надання послуг.

Сума витрат перевіряється бухгалтерією, після чого звіт, затверджений керівником, здається на відшкодування або погашення суми, отриманої під звіт. Форма маршрутного листа розробляється підприємством самостійно і відображається у відповідних установчих документах.