Накази з основної діяльності

В адміністративному праві актом управління є розпорядчий документ - наказ. Накази з основної діяльності стосуються організаційної діяльності цілого підприємства (тут правильніше використовувати більш загальний термін «організація», як це запропоновано ГОСТом Р ІСО 9000, прикладами організації є компанія, фірма, корпорація, підприємство, асоціація, установа, благодійна організація та інше, крім того , їх комбінації або структурні підрозділи), кількох або одного з його структурних підрозділів. Вони регламентують фінансування, планування, звітність, постачання та інші виробничі питання. Спрямованість наказів, особливості їх складання та затвердження визначаються специфікою організації. Прикладом в даному випадку можуть послужити накази з основної діяльності доу, які призначені для регламентації, організації та коригування життєдіяльності дошкільного навчального закладу.

Будь-які накази з основної діяльності можуть носити усний (це підзаконний акт) або письмовий (це підзаконний нормативний акт) характер і підлягають неухильному виконанню. Невиконання наказу може спричинити за собою різного роду покарання. Залежно від тяжкості і характеру, воно може бути адміністративним, дисциплінарним чи кримінальним. Проекти письмових наказів готуються за дорученням першого керівника організації, його заступників або з власної ініціативи виконавців. Підготовка проекту ділиться на кілька стадій. До них відноситься вивчення питання, а також збір необхідної інформації. Після чого складається проект наказу, проводиться його узгодження, а потім підписання керівником.

Накази з основної діяльності підприємства оформлюються (в одному примірнику) на затверджених в організації бланках Наказу. Як правило, це аркуші формату А4, з полями ліворуч, вгорі і внизу не менше 20 мм, поле правої сторони аркуша - не менше 10 мм. Документ повинен обов`язково містити реквізити: товарний знак або емблему і найменування організації, найменування форми документа, дату його підписання і номер. Обов`язковий до тексту наказу заголовок, потім сам текст, підпис керівника, візи, позначка про виконавця. Датою наказу вважають дату його підписання керівником. Заголовок повинен містити відповідь на питання «про що?» Цей наказ. Наприклад: «Про зміну штатного розкладу» та інше. Не рекомендується включати в заголовок фрази: «Наказ по організації» або «Наказ керівника організації».

Текст повинен містити констатуючу і розпорядчу частини. Перша - з цілями і завданнями запропонованих дій, причинами видання наказу, з посиланням на документ, який послужив підставою для підготовки проекту. Констатуюча частина може бути опущена, якщо очевидна причина, по якій видано наказ і не потрібно роз`яснень. У цій частині слово «НАКАЗУЮ» не пишеться. Другу, розпорядчу частину, починають зі слова «НАКАЗУЮ:», надрукованого на окремому рядку. Далі вказуються приписувані дії з термінами їх виконання, виконавці. Термін виконання може бути відсутнім, якщо виконавцю дається доручення постійне.

В будь-які накази з основної діяльності слід включати правильні (стандартизовані) терміни та визначення, які сприяють однозначному тлумаченню чіткого та логічного змісту документа. Якщо доручень кілька, то текст самого наказу ділиться на пункти, кожен з яких повинен починатися з нового рядка. Текст після цифрових перерахувань з точкою, наприклад: «1.» або «4.5.», Починають з прописної букви. Якщо в розділі або пункті робиться узагальнення і ставиться двокрапка, то підпункти при перерахуванні повинні починатися зі малої літери і закінчуватися крапкою з комою. Якщо одному виконавцю необхідно записати кілька доручень з одним терміном виконання, то виконавець і термін вказуються тільки в основному пункті, а доручення записуються окремими підпунктами. При дорученні одному виконавцю декількох завдань з різними термінами, то особа, відповідальна за виконання завдання, вказується в основному пункті, а доручення виконавцю і терміни перераховуються окремими підпунктами.

Після складання проекту, його погоджують і підписують. Узгодження оформляється візою на останньому аркуші (на звороті). Проект наказу повинен візуватися керівником підрозділу, в якому готувався проект наказу. Далі проект наказу передається в структурний підрозділ або посадовій особі організації (наприклад, секретарю), який перевіряє відповідність оформлення документа вимогам, встановленим редакцією 2003 ГОСТу Р 6.30, а також правильність перерахованих посадових осіб, у яких наказ повинен бути завізований, після чого (як правило, в організації встановлюється певний строк, например не більше 5 днів) наказ надходить на підпис першому керівнику (заступнику, якщо це передбачено чинною в організації процедурою). Після підписання йому присвоюється номер. Нумерація наказів здійснюється впродовж одного календарного року, з січня по грудень. Всі накази з основної діяльності ведуться і нумеруються окремо від наказів по кадрам.