Наказ про зміну штатного розкладу. Причини його видання та правила складання

На кожному підприємстві в обов`язковому порядку є штатний розклад і, відповідно, наказ про його затвердження. Це не залежить від форми його власності. При необхідності до загального числа обов`язкових документів додається ще й наказ про зміну штатного розкладу. Навіщо він потрібен і для чого складається? У цьому треба розібратися.

Причини внесення змін

Для початку варто відзначити, що основний трудовий закон (ТК РФ) не вимагає наявності самого штатного розкладу як такого. Але комітет по статистиці Росії вніс цей документ у список обов`язкових бланків, необхідних для обліку праці та оплати на будь-якому підприємстві країни. В силу різних факторів штатний розклад може коригуватися. Всі зміни подібного роду повинні обов`язково супроводжуватися виданням відповідного наказу. З досить великої кількості можна виділити кілька загальних причин, в силу яких необхідно проводити подібного роду заходи:

1. Зміна існуючих тарифних ставок і окладів, а також додаткових виплат і різних надбавок. Це відбувається головним чином після зміни в законодавстві або в результаті поліпшення роботи підприємства.
2. Зміна найменування існуючих посад або введення нових. Це найчастіше відбувається при реорганізації компанії.
3. Проведення процедури скорочення штатів.
4. Створення на підприємстві нових структурних підрозділів.

У будь-якому з перерахованих випадків повинен бути виданий наказ про зміну штатного розкладу, в якому чітко роз`яснюються причини проведення даного заходу.

Як правильно оформити

Наказ про зміну штатного розкладу, по суті, є проміжним етапом всієї процедури. Для прикладу можна розглянути ситуацію, пов`язану з скороченням штатів співробітників. У даному випадку попередньо фахівцями компанії проводиться дослідження з вивчення роботи підприємства. Це робиться з метою визначення можливих шляхів його реорганізації для поліпшення діяльності підприємства в цілому або його окремих підрозділів. Дослідження оформляються у вигляді доповідної (службової) записки на ім`я керівника. За результатами приймається рішення про проведення конкретних заходів. Потім визначається список посад, що підлягають скороченню. Після цього співробітники отримують повідомлення про майбутнє скорочення за 2 місяці. Потім видається наказ про зміну штатного розкладу, а на підставі його вже готується наказ про майбутнє скорочення. Далі створюється комісія, яка вже проводить заключні етапи процедури на підставі чинного законодавства.

Варіанти змін штатного розкладу

У ході виробничої діяльності на підприємстві можуть відбуватися різні зміни, які необхідно закріпити в наказовому порядку. Точно так і зі штатним розкладом. Будь-яке проводиться зміна має бути оформлено відповідним чином. Залежно від глобальності причини існують два варіанти зміни штатного розкладу:

1. Затвердження абсолютно нового штатного розпису.
2. Створення наказу про зміну чинного штатного розкладу.

Обидва варіанти оформляються наказом по основній діяльності. У другому випадку вносяться зміни зазвичай стосуються одного або групи працівників. У даній ситуації немає необхідності розробляти новий документ, тому й складається наказ про зміну штатного розкладу. Його можна озаглавити по-різному: «Про внесення змін ...», або «Про зміну ...», або просто «Про часткову зміну ...». Будь-яке із запропонованих назв буде вірним. Все залежить від причини внесених змін.

Зразок наказу

Внести будь-яка зміна в розклад штату співробітників легко. Тут немає ніяких стандартних форм і обов`язкових умов. В принципі, зразок зміни штатного розкладу не існує. Оформляється звичайний наказ, в якому неодмінно повинні міститися такі моменти:

• причини внесених змін, то є підстави, які привели в кінцевому підсумку до коректування штатного распісанія;
• обов`язкове посилання на наказ (або його конкретні пункти), який підлягає ізмененію;
• при необхідності описуються дії, які призвели до таких ізмененіям;
• вказується, на кого покладено контроль виконання цього наказу.

Орієнтовна структура подібного наказу виглядає наступним чином:

1. Найменування підприємства.
2. Дата і порядковий номер видаваного наказу.
3. НАКАЗ.
4. Місце видання цього наказу.
5. Найменування наказу (заголовок).
6. Констатуюча частина, яка починається словами «У зв`язку з ...». У ній вказується, які дії або події призвели до внесеним змінам.
7. Слово «НАКАЗУЮ».
8. Розпорядча частина. Вона зазвичай починається зі слів «Внести до штатного розпису такі зміни». Далі йде перелік внесених змін, і вказується дата їх введення.
9. Закінчується наказ підписом директора (керівника) підприємства.

Зміна назви (перейменування) посади

Для прикладу можна розглянути ситуацію, пов`язану зі зміною найменування посади працівника. Якщо вона передбачає зміну функціональних обов`язків, і це питання є одним з істотних умов договору зі співробітником (стаття 57 ТК РФ), то для початку необхідно повідомити його про майбутні зміни. Це робиться не пізніше, ніж за два місяці до факту вступу в силу зміни. У разі відмови послідує розірвання договору (трудового) за статтею 73 ТК РФ з дотриманням всіх виплат і гарантій. Якщо працівник згоден із запропонованими умовами, то після цього створюється наказ про зміну чинного штатного розкладу. Після цього складається додаткову угоду до трудового договору з працівником. Наступним етапом буде наказ про переведення працівника на нову посаду. Закінчується така процедура внесенням відповідного запису кожному працівникові в трудову книжку. Якщо обов`язки працівника залишаються колишніми, то попереднього узгодження не потрібно. Зміна посади в штатному розкладі проводиться наступним чином:

1. Працівник кадрової служби складає службову записку на ім`я керівника підприємства.
2. На її підставі складається з відповідний наказ.
3. Вносяться зміни в саме штатний розклад.
4. Складається до укладеного трудового договору з працівником додаткова угода із зазначенням змін, що проводяться.
5. Вноситься відразу після цього запис у трудову книжку співробітника.
6. З дати, зазначеної в наказі, працівник вважається переведеним на іншу посаду.