Організація роботи з документами

Організація роботи з кадровими документами надає особливий вплив на якість функціонування управлінського апарату, а також формування і культуру праці службовців. Чим професійніше ведеться робота, тим успішніше діяльність підприємства в цілому.

Внутрішній документообіг будь-якого підприємства включає в себе різні заходи з підготовки, супроводу, заповнення, копіювання, передачі ділової інформації. Як показує практика, близько сімдесяти відсотків усього часу службовці витрачають саме на ці заходи. Слід сказати, що організація роботи з документами набуває все більшого значення. Сьогодні ця діяльність вважається одним з основних чинників конкурентоспроможності сучасного підприємства.

Організація роботи з документами передбачає особливий підхід до одержуваних і оброблюваних діловим даними, координацію процесів формування і зміни поширення інформації. Грамотна організація роботи з документами зменшує час на пошук, збільшує точність, своєчасність даних, виключаючи надмірність.

З урахуванням багаторічної практики було вироблено три основних види роботи з документацією: змішаний, децентралізований і централізований.

Остання форма передбачає зосередження різноманітних наявних операцій зі структурування у відання єдиного підрозділу на підприємстві. Таким підрозділом може бути загальний або кадровий відділ, канцелярія та інше. Ведення документації може здійснювати і один людина, що є секретарем. У будь-якому випадку в обов`язки підрозділу або одного службовця буде входити здійснення повного циклу заходів по обробці документації з моменту отримання до передачі в архівний відділ. Ці заходи передбачають прийом, обробку ділової інформації, реєстрацію, зберігання, контроль над виконанням, відправку, довідково-інформаційні операції, систематизацію перед передачею в архів.

Централізована організація роботи з документами вважається найбільш раціональною, а в зв`язку з цим, і більш кращою. Особливо це актуально на невеликих підприємствах. При використанні даного методу систематизації документації значно знижуються витрати на заходи з обробки інформації. Крім того, істотно поліпшується організація праці службовців. При такій формі організації документообігу найбільш ефективно працює оргтехніка, досягається єдність у методичній та управлінській діяльності, пов`язаної з обробкою документації.

Протилежної централізованій системі є децентралізована схема. У цьому випадку для кожного підрозділу формується своя служба по роботі з документацією. У цих підрозділах всі операції здійснюються автономно. Децентралізована система більш характерна для тих установ і організацій, які відрізняються роз`єднаним в територіальному сенсі апаратом. Крім того, дана система роботи підходить і для тих підприємств, документування в яких відрізняється деякою специфікою (наприклад, має місце необхідність у забезпеченні захисту інформації).

Найбільш поширеною, тим часом, формою є змішана система. У цьому випадку певна частина з усіх операцій (як правило, з приймання та обробки відправляються і приймаються документів, зберігання, тиражування) здійснюється в центральному підрозділі. У структурних відділах підприємства при цьому здійснюється діяльність з друку (створення), систематизації, зберігання та підготовки до здачі в архів.

Вибір тієї чи іншої схеми роботи з документацією здійснюється відповідно до структури самого підприємства.