Основи діловодства

Основи діловодства використовуються при організації юридичної особи будь-якого типу. Воно являє собою досить трудомісткий процес, в якому беруть участь абсолютно всі співробітники управлінського апарату. Адже один відділ займається заповненням та оформленням документації, інший відповідає за своєчасне рух цих документів по інстанціях, а для третіх підрозділів дана інформація є наочним керівництвом в рутинній роботі.

Основи діловодства мають законодавче обґрунтування, а в якості такої бази можна виділити єдину державну систему діловодства, яка чітко відображає основні правила, рекомендації та керівництва. Причому контролюється весь шлях, який проходить документ з моменту його створення до здачі в архів. Напевно, кожному працюючій людині відоме таке поняття, як державний стандарт того чи іншого зразка. Дані стандарти є яскравим прикладом основних положень системи.

Звичайно, перш ніж створити єдину систему, фахівцям довелося провести копітку роботу з вивчення найважливіших принципів роботи з паперами. Довгий час вивчалися основи діловодства з поділом на стадії оформлення, руху по підрозділах, застосування, здачі в архів. В результаті обробки отриманої інформації можна було виділити загальні тенденції, відповідні виробничої діяльності підприємств будь-яких організаційно-правових форм.

Основи діловодства спрямовані на уніфікацію системи заповнення однотипних документів з метою забезпечення порівнянності даних в рамках однієї країни і навіть на міжнародному рівні. Крім того, стандартизація та уніфікація дозволяють заощадити час для користувачів звітності, так як прискорюють процес ознайомлення з документом. Прикладом може служити бланк, тобто документ із заздалегідь надрукованими реквізитами на ньому. Вони можуть розроблятися і використовуватися в рамках окремого підприємства, в масштабі країни в цілому або носити міжнародний характер. Причому варто розуміти, що бланк є не тільки зручним робочим документом, що полегшує виробничу діяльність, але і відображає репутацію фірми, ступінь її відповідальності. Перш ніж віддавати в масову друк документ, слід ретельно перевірити грамотність написання кожного реквізиту та правильність загального оформлення.

Основи документообігу відзначають необхідність реєстрації кожного документа, що проходить через ту чи іншу ділянку протягом виробничої діяльності. Грамотність фахівця полягає в доцільному розподілі всіх документів, своєчасної їх реєстрації в робочих документах, а також в раціональній угрупованню інформації за розробленою схемою.

В даний час проводиться багато семінарів, які розкривають основні прийоми і секрети даної діяльності. Особливою популярністю користуються основи кадрового діловодства, адже сфера обліку співробітників і претендентів на посаду відрізняється великим об`ємом документів. У даному аспекті фахівці проводять масштабну роботу з прогнозування кількості вакансій на майбутній фінансовий рік, з обліку підвищення кваліфікаційного рівня працівників, атестаційних заходів та іншого. Крім того, всі аналітичні роботи, що стосуються персоналу підприємства, також є елементом кадрового діловодства.

Працівники підрозділу з обліку персоналу в обов`язковому порядку щорічно формують особисті справи співробітників, доповнюючи і уточнюючи вже існуючий матеріал. Разом з тим, необхідно стежити за відповідністю документів чинним правовим нормам. До фахівців ставляться вимоги щодо своєчасного відправлення застарілої документації в архів, де вона зберігатиметься протягом встановленого терміну, як правило, не менше п`яти років. До найважливіших завдань даного відділу відноситься складання спеціалізованих анкет, що використовуються при прийомі на роботу, а також підготовка переліку питань, які допомагають під час співбесіди.