Інкасація коштів. Що включає в себе ця банківська операція - повний опис

Інкасація грошових коштів - що це таке? Напевно, багато хто задається цим питанням. Дана стаття допоможе у всьому розібратися. Для початку слід дати визначення представленого терміна. Отже, це процедура збору і подальшого перевозу готівкової валюти як між різними організаціями, так і між підрозділами однієї. Крім цього, інкасація коштів на увазі переміщення будь-яких цінностей. Наприклад, важливих документів, дорогоцінних металів, банківських карт і багато чого іншого.

Порядок проведення

Оскільки інкасація коштів, векселів, платіжних та розрахункових документів, так само як і інші банківські процедури, є касової операцією, то попередньо необхідно оформлення деяких паперів. Для початку укладається договір між організацією, що надає інкасаторські послуги, і фірмою, якій вони необхідні. Однак не варто обмежуватися тільки юридичними особами, оскільки існують ситуації, в яких інкасація коштів для фізичних осіб також затребувана.

Важливо пам`ятати, що організації з надання подібних послуг тісно співпрацюють з банками, які, в свою чергу, щомісяця оформлюють номерні явочні картки. У них докладно зазначаються: найменування, контактні дані, адресу та час роботи організації, номера закріплених за ними сумок, а також час і періодичність заїзду інкасаторів. Звичайно ж, останні з перерахованих даних визначаються відповідно до обсягу перевезених асигнацій. Кожній порожньої сумці, що бере участь в описуваному процесі, присвоюється власний номер. Потім керівник інкасаторської служби погодить з обслуговується організацією час прибуття спеціалізованих машин.

Все необхідне

Звичайно ж, процес під назвою «інкасація коштів» вимагає дотримання багатьох правил, одним з яких є не тільки отримання порожньої сумки, але і оформлення супутніх документів. Отже, список всього необхідного, що видається співробітникові перед виїздом, виглядає таким чином: спеціалізована ємність, позначена індивідуальним номером, ключі, штамп, явочні картки, а також доручення на перевезення валютних коштів або інших цінностей.

Дії після прибуття

Нормативними актами прописана послідовність дій, які зобов`язаний зробити уповноважений співробітник, доставлений на місце надання шуканих послуг. Для початку касир зобов`язаний перевірити документи, що засвідчують особу прибулого особи, довіреність на перевезення, явочну картку, а також прийняти нову порожню сумку, закріплену за даною компанією. І, в свою чергу, надати зразок пломби та заповнену асигнаціями сумку, не забути при цьому докласти відповідну накладну і квитанцію. Крім цього, в обов`язки касира входить складання документа, де вказуються всі проведені операції. Потім відомість і заповнений реєстр перевіряються на відповідність заявлених сум, і папери вкладаються в сумку з готівкою. Наступним пунктом, який включає процес під назвою «інкасація коштів», можна вважати процедуру опломбування. У присутності касира необхідно перевірити цілісність як поставленої пломби, так і сумки, а також недоступність до що знаходиться всередині вмісту. Співробітник обслуговується організації заповнює явочну картку, після чого уповноважена особа звіряє номери на ній, у квитанції і в накладній. У тому випадку, якщо при заповненні явочній картки касиром була допущена помилка, то її необхідно відразу ж виправити на вірну запис. Ця дія повинна бути вчинена одним і тим же співробітником. Правильність нової позначки завіряється підписом касира.

Важливі умови

У процесі прийому сумки з грошовими коштами та усіма супутніми документами інкасатор підписує квитанцію, завіряє її штампом організації та прописує дату, після чого повертає її касиру. Проте можливі випадки, коли працівник обслуговуючої установи знаходить різні порушення. Важливо відзначити, що відступом від запропонованих правил є не тільки дефекти сумки і опломбування, а й невірне складання супровідної відомості до неї. Відразу виникає питання: що ж робити в такій ситуації? Інкасація коштів буде успішно завершена, якщо знайдені дефекти можна усунути в присутності уповноваженої особи, не порушуючи при цьому графіка його роботи. У тому випадку, якщо зробити дії щодо усунення порушень в найкоротші терміни не представляється можливим, то прийом сумки не проводиться. Отже, інкасація коштів (у магазині, наприклад) здійснюється при подальшому відвідуванні обслуговуючої організації. Звичайно ж, необхідно не забути поставити відповідну позначку в графі «повторні заїзди» явочного листа.

Прийом сумки в банку

Дана процедура має деякі характерні відмінності і вважається більш складною, ніж отримання грошових асигнацій та інших матеріальних цінностей інкасаторської службою. Для початку необхідно зазначити порядок дій, вироблених працівником банківської структури. Він зобов`язаний перевірити відповідність внесених записів у всіх доданих документах: накладної, явочній картці або квитанції, а також уважно оглянути сумку на наявність пошкоджень (таких як заплатки, розриви тканини, зовнішні шви, розриви обв`язки або поява там вузликів), виявити дефективність пломб і замків . Після цього слід провести звірку номерів, вказаних на сумці і на супутніх документах.

Порушення на даному етапі

Якщо співробітником банківської служби виявляються невідповідності в супровідних паперах, то робиться відмітка в графі приміток журналу перевірки, який надалі візується як приймаючої, так і здає стороною. У тому випадку, якщо на сумці виявляються які-небудь сліди пошкоджень, то вона підлягає розкриттю з наступним перерахунком вмісту (поштучного або полистного). Виявлення нестачі або надлишку фіксується в акті розтину. Туди також заносяться найменування та реквізити організації, дата і причина розтину, а також посади, прізвища та ініціали працівників, які виробляли розтин і присутніх при ньому, відомості про приміщення, де була проведена дана процедура.

Інкасація коштів: проводки

Оскільки вищеописана процедура підпадає під категорію бухгалтерського обліку, то необхідно оформити касовий видатковий ордер, де буде використаний рахунок 57 «Переклади в шляху». Це вважається зручним як для організацій, так і для самих інкасаторів. Розглянемо наступний приклад. Організації необхідно передати суму в 700 тис. У. е. в банк для наступного зарахування на деякий розрахунковий рахунок. Комісія складає 0,2% від отриманої величини.

Таким чином, інкасація коштів наочно представлена в вищевикладеної таблиці.