Умовні позначення в табелі обліку робочого часу. Як заповнити табель обліку робочого часу (зразок)

Робочий час і його облік - це важливі складові будь-якої організації, що дозволяють контролювати діяльність компанії і дисциплінувати співробітників. Для того щоб спростити цю процедуру, була розроблена спеціальна форма - табель обліку робочого часу. Він існує як в паперовому, так і в електронному варіанті. І в кожного з видів є свої нюанси в заповненні.

Хто заповнює табель

Кожна організація призначає відповідального за ведення табеля обліку робочого часу, орієнтуючись на специфіку діяльності та кількість персоналу. Якщо організація невелика і вся робота проводиться в офісі, то табелюють співробітників інспектор з кадрів, бухгалтер або інша уповноважена особа.

У тому випадку, коли у підприємства є кілька об`єктів, набагато простіше табелювати співробітників безпосередньо на місцях їх роботи. У такому випадку цей обов`язок покладається на майстра або начальника підрозділу окремим наказом або прописується в трудовому договорі.

Алгоритм роботи з табелем

У першу чергу необхідно знати про те, що на кожному підприємстві в обов`язковому порядку повинен бути звичайний (тобто в паперовому варіанті) табель обліку робочого часу. Бланк можна або самостійно роздрукувати, або замовити в друкарні.

Існують дві затверджені форми: Т-12 і Т-13. Їх відмінність у тому, що в першій не тільки враховується робочий час, але і є графи для розрахунку щомісячної оплати праці. Заповнюються вони за однією схемою, а саме кожен місяць першого числа відкривають новий табель. У ньому необхідно заповнити графи:

• Назва компанії (по установчим документам), порядковий номер і дата заповнення.
• Період, на який відкривається табель.
• Порядкові номери персоналу та їх дані з особистих карток.

Інші дані вносяться протягом місяця, а заповнення тієї частини, яка відноситься до заробітної плати, залишається за працівником бухгалтерії.

Умовні позначення в табелі обліку робочого часу

Для більш швидкого і зручного заповнення табеля була розроблена і затверджена система позначень. Вони відображають режим праці та відпочинку та інші нюанси. Передбачено 36 позначень. Але часом і цієї кількості недостатньо для того, щоб точно відобразити всю інформацію про співробітника.

У таблиці розглянуті найчастіше використовувані умовні позначення в табелі обліку робочого часу. Більш докладний опис і повний перелік зазвичай розташовуються на першому аркуші бланка. Це дозволяє легше орієнтуватися в позначеннях і визначити, в якій ситуації що ставити в клітинку.

Звичайне заповнення бланка

Заповнення табеля - робота кропітка, вимагає уваги. Виконувати її можна, використовуючи, наприклад, метод суцільних явок і неявок.

У цьому випадку в кожну графу вносяться дані. Символами відзначається як присутність співробітників на робочому місці, так і їх відсутність із зазначенням причин. Також вказується і кількість годин, проведене на місці роботи.

У самому табелі це буде виглядати так: у вихідний день ставите букву "В", під нею 0, в робочий день відповідно "Я" і кількість годин, наприклад 8. Аналогічно вихідних днях відзначаються різні причини неявок на роботу, починаючи з відряджень і закінчуючи відсутністю з незрозумілих причин.

Розрахунок табеля обліку робочого часу в цьому випадку проводити трохи простіше, тому що всі необхідні цифри і позначення знаходяться перед очима. Особливо це відноситься до фахівців з маленьким досвідом роботи - так у них буде менше шансів заплутатися і допустити помилку.

Заповнюємо табель обліку робочого часу з розумом

Існує також метод реєстрації відхилень. Він застосовується, коли робочий день має однакову тривалість протягом усього періоду. У цьому випадку відзначаються тільки нестандартні ситуації, тобто неявки, понаднормова робота, відрядження і т. П. При використанні такого методу витрачається набагато менше часу, а підсумковий результат виходить однаковим в обох випадках.

На аркуші це виглядає наступним чином: у верхньому рядку проставляються відомості про відсутність співробітника на робочому місці - В, К, ОТ, ПН, ПР, Б та інші. Нижній рядок залишається порожньою. Адже при остаточному підрахунку відпрацьованого часу нулі значення не мають, а при однаковій тривалості робочого дня залишається тільки виконати найпростіші дії: порахувати кількість порожніх клітин у верхньому рядку (це явки) і помножити на кількість годин.

Цей метод більш зручний для досвідчених кадровиків та бухгалтерів. Також він добре підходить для невеликих організацій, де чисельність персоналу маленька. Якщо ваше керівництво не знає про більш простій системі обліку робочого часу, то саме час запропонувати це їм.

Ведення табеля обліку робочого часу на комп`ютері

Крім паперової версії, існує і кілька електронних. Як говорилося вище, табелі в обов`язковому порядку повинні дублюватися. Це потрібно для того, щоб дані про роботу співробітників не були загублені і підтверджувалася їх достовірність (адже не скрізь є можливість використання комп`ютера).

Одним з більш доступних варіантів є створений в офісних програмах табель обліку робочого часу. Excel підходить для цих цілей як не можна краще. Електронні таблиці дозволяють створити будь-який вид і розмір документа. Також завдяки можливості завдання формул набагато спрощується підведення підсумків і підрахунок проміжних даних.

Використання спеціального програмного забезпечення

При недостатніх навиках роботи з електронними таблицями працівником або керівництвом може бути підібрана інша подібна програма. Табель обліку робочого часу в такому випадку буде мати вигляд, схожий з паперовим варіантом. Це допоможе скоротити час роботи з документом.

При цьому варто також враховувати, що кожна програма передбачає використання ліцензійних версій. У різних постачальників вони, природно, мають свою вартість. Наприклад, програма «Табель обліку робочого часу» обійдеться користувачам від 1000 руб. і вище - залежно від чисельності персоналу.

Ще одним плюсом таких утиліт є те, що можна не заповнювати паперовий табель обліку робочого часу. Бланк з усім відмітками легко роздрукувати в будь-який необхідний момент. Ця функція є напевно в кожній подібній програмі.

Про зберігання документів

Для чого використовується табель? Це підстава для бухгалтерії для нарахування заробітної плати в тому чи іншому розмірі, а також основний доказ того, що працівник перебував на місці роботи і виконував свої обов`язки. Без сумніву, цей документ дуже важливий для кожної організації.

Тоді скільки зберігається ця форма? Табель обліку робочого часу необхідно зберігати протягом року. Це встановлено законодавчо, а такі норми необхідно дотримуватися.

При втраті вже закритого табеля не варто піднімати паніку. Його завжди можна відновити за іншими документами. Для цього використовуються пояснювальні, лікарняні листи, інформація про відрядження, графік відпусток та ін. Все, що підтверджує і пояснює відсутність людини на його робочому місці, можна застосувати для відновлення даних.

Кому може знадобитися табель?

Цей документ часто потрібно при різних перевірках. Наприклад, податкова служба перевіряє його наявність в організації і правильність заповнення.

Відсутність табеля навіть у самій маленькій фірмі може стати приводом для досить великого штрафу. Те ж саме відбувається і при допущенні помилок у заповненні бланків. Це стосується як розрахунків, так і неправильного вживання умовних позначень.

Наявність табелів обов`язково. Вони потрібні як для самої компанії (бухгалтерський облік, дисциплінування співробітників), так і для перевіряючих організацій. А найголовніше - правильно застосовувати умовні позначення в табелі обліку робочого часу. Тоді можна уникнути ряду проблем зі співробітниками та контролюючими органами.