Відділ закупівель: його структура і призначення

Багато підприємств і організації в процесі своєї діяльності приходять до висновку про необхідність створення особливого структурного підрозділу, званого відділ закупівель. Його головним завданням є пошук і співпраця з постачальниками якісних матеріалів і сировини, а також набір грамотних фахівців, здатних організувати ефективну роботу у відділі. При правильному підході новий підрозділ, звичайно, вимагатиме додаткових витрат і часу, і фінансових ресурсів, але в майбутньому принесе набагато більше вигоди, так як сприятиме максимізації прибутку.

Найбільш важливим моментом вважається сам процес формування нового підрозділу, так як необхідно чітко встановити цілі і завдання, які він повинен виконувати, а також намітити певне коло обов`язків і посадових вимог. Не менш складним питанням є підбір персоналу. Відділ закупівель повинен знаходитися під керівництвом розумного, комунікабельну людину, яка здатна не тільки в найкоротші терміни приймати рішення, але й індивідуально знаходити підхід до кожного контрагенту. В обов`язки керівника також входить створення посадової інструкції, обов`язкової для дотримання всіма співробітниками фірми. Даний документ повинен містити права і обов`язки персоналу, міру відповідальності за допущення порушень або відхилення від робочого графіка. Кожен пункт повинен містити чітку інформацію, доступну для розуміння всіма співробітниками.

Фахівці підрозділу розробляють перелік продукції, необхідної для регулярного поповнення запасів компанії, потім приступають до пошуку контрагентів. При їх виборі необхідно грунтуватися на цілях, які переслідує відділ. Наприклад, якщо завданням підприємства є зниження собівартості готового товару за рахунок зменшення ціни закупівельних матеріалів, тоді фахівці займаються пошуком сировини прийнятної якості, але за заниженою ціною. Робота з постачальниками вважається одним з найважливіших моментів, адже при грамотному проведенні переговорів фахівець може домогтися суттєвої знижки на товар, тоді не доведеться жертвувати якісними характеристиками. З вищесказаного видно, що даний відділ реально сприяє зниженню витрат без шкоди для самої фірми.

Коли створюється відділ закупівель, керівник повинен розділити цей процес на кілька окремих етапів або ступенів, на кожній з яких стоїть конкретне завдання і мотивація до дії. У загальному вигляді можна представити чотири етапи:

1. Складаються посадові інструкції, затверджується список співробітників, відповідних за пред`явленими критеріям. Інструкція повинна бути складена настільки грамотно, щоб у фахівця не залишилося жодного питання з приводу того, чим займається компанія і її конкретний відділ, і в чому полягають його обов`язки. Простіше кажучи, на першому етапі здійснюється структурування відділу, тобто розподіл функціональних вимог по кожному працівнику. Структура відділу повинна бути побудована на раціональному віднесення завдань. У кращому випадку слід розподіляти всіх постачальників так, щоб на одного співробітника доводилося не більше п`яти фірм-контрагентів.
2. Планується система розвитку персоналу, наприклад, складається кошторис на проведення надалі семінарів або відправку особливо успішних колег на курси підвищення кваліфікації.
3. Розробляється система оплати праці працівників, включаючи тарифну сітку і бонусну схему, що дозволяє нагороджувати окремих осіб за успіхи в роботі. Різні бонуси і премії є сильною мотивацією для вдосконалення власних здібностей, а для підприємства це служить інструментом підвищення ефективності роботи.
4. В якості заключного етапу слід виділити організацію системи контролінгу. Відділ закупівель відноситься до підрозділів, в яких обертаються чималі грошові ресурси. Їх цільове використання повинно в обов`язковому порядку контролюватися і регулюватися.