Опис документів. Види і правила її складання

Термін «опис» добре знайомий не тільки офісним працівникам, а й фахівцям інших галузей і структур. Він часто зустрічається як в паперах спеціального призначення, так і в супровідних документах.

Організація роботи в архіві

Після того як документи виконають свою основну місію, вони стають практично непотрібними в даний момент. Частина з них знищується, а решта вирушають у спеціальні сховища, які називаються архівами. Тут документи обробляються, систематизуються і визначаються на зберігання в заздалегідь відведені для цього приміщення. Цей етап вважається останнім у діловодстві. Усі матеріали комплектуються за термінами зберігання, і складається окремо опис документів тимчасового і постійного зберігання, а також справ з особового складу. Кожне підприємство (організація) по закінченні року збирає службову документацію для передачі в архів. Цими питаннями зазвичай займаються архіваріуси. Якщо ж у штатному розкладі компанії немає такої одиниці, то роботу виконують фахівці відділу кадрів під керівництвом службовців архіву. Вони складають опису переданих паперів по окремих підрозділах, на підставі яких формується зведена опис документів по підприємству.

Комплект документів для роботи

Іноді для вирішення конкретного питання громадянин або організація зобов`язані подати не один, а кілька офіційних документів. Взяти, приміром, ситуацію, коли для будівництва об`єкта оголошено конкурс між учасниками на право укладення договору підряду. Кожен претендент повинен надати комісії документацію самого різного характеру: комерційна пропозиція, дозвільні папери на ведення будівельної діяльності, установчі та інші документи. Все це збирається в єдиний пакет і передається на розгляд членам комісії. Усередині нього обов`язково повинна знаходитися опис документів, в якій перераховано все, що спрямоване від імені конкретної організації. Це свого роду список або відомість. Такий папір зазвичай складається за певним зразком. Все гранично просто. У верхній частині листа по центру пишеться назва «Опис документів». Трохи нижче роз`яснюється, куди і від якої організації вони надані. Потім йде таблиця, що складається з чотирьох стовпців:

1. Порядковий номер.
2. Назва документу.
3. Сторінки в документі с__ і по__.
4. Кількість сторінок в документі

Закінчується таблиця зведеної рядком, в якій вказується загальна кількість сторінок у переданому комплекті. Це дозволяє запобігти втрату або можливу підміну паперів, наданих на розгляд.

Оформлення справ

При правильному веденні діловодства всі документи на підприємстві в кінці року обробляються і групуються в справи. Комплектація проводиться відповідно до затвердженої номенклатури, а також з урахуванням загальноприйнятих правил:

1. Документи формуються за один календарний рік. Як виняток у разі наявності ділових паперів переходить характеру можливе об`єднання в одній справі службової документації за кілька років.
2. Розміщення паперів проводиться зверху вниз.
3. Усі аркуші обов`язково нумеруються. Це робиться для забезпечення цілісності інформації в процесі зберігання. Нумерацію слід проводити простим олівцем у верхньому правому куті.
4. При необхідності складається внутрішня опис документів за підписом фахівця, який її склав.
5. Папери прошиваються.
6. Складається аркуш-засвідчувач.
7. Для кожної справи оформляється обкладинка встановленого зразка. На ній вказується повне найменування підприємства і конкретного підрозділу. Далі йде спеціальний цифровий індекс, що відповідає номенклатурі. Після цього вказуються дати заведення і закінчення справи. А в самому низу позначається термін зберігання.

Поштове відправлення

При відправці деяких посилок, бандеролей або цінних листів разом з вмістом відправляється опис документів. Бланк її можна взяти в будь-якому відділенні зв`язку. Він виконується за формою № 107 і являє собою свого роду документ, в якому міститься докладна інформація про кількість і цінності вмісту. Питання ціни вирішує сам відправник. Якщо він вважає, що який-небудь документ не представляє особливої цінності, то у відповідній графі бланка ставиться прочерк. Опис вкладається в конверт або упаковку безпосередньо на пошті. Працівник відділення перевіряє правильність оформлення і запевняє бланк печаткою. Опис покладено складати у двох примірниках. Один відправляється разом з документами, а інший обов`язково залишається у власника посилки. Це робиться для того, щоб у разі виникнення конфліктної ситуації була можливість підтвердити кожну одиницю вкладення. Після цього конверт (посилка або бандероль) опечатується і відправляється адресату.