Терміни зберігання кадрових документів визначається Переліком архівних документів

Документом прийнято вважати документовану інформацію, зафіксовану на матеріальному носії і має реквізити, завдяки яким здійснюється її ідентифікація. Для організації швидкого пошуку і правильного зберігання документів, що стосуються особового складу, служба управління персоналом повинна складати і затверджувати свою Номенклатуру справ за єдиною уніфікованою системою, яка діє в організації. Терміни зберігання кадрової документації, як прописано в пункті 75 ГОСТ Р 51141-98, встановлюються Номенклатурою справ організації, яка складається з урахуванням термінів зберігання, зазначених у Переліку типових архівних документів управлінського характеру, що утворюються в результаті діяльності різних органів влади та організацій (затверджений 25.08.2010 Наказом по Міністерству культури РФ № 558).

Служба управління персоналом формує особові справи всіх співробітників організації. Згідно з Переліком, терміни зберігання наказів по кадрам становлять 75 років, після чого, за рішенням ЕПК (спеціальна експертно-перевірочна комісія), вони утилізуються. Це стосується Наказів, розпоряджень та інших документів до них відносяться (інформація у вигляді довідок, зведень, доповідей):

• про прийом, суміщенні, переведення, переміщення, увольненіі;
• про підвищення кваліфікації, про атестацію, про присвоєння звань (чинів) ;
• про нагородження і поощреніях;
• з оплати праці, за різними виплатах і преміям;
• на відпустку, який надається для догляду за дитиною;
• на відпустку без збереження змісту;
• про зміну фаміліі;
• на різні види відпусток для тих, хто працює у важких, небезпечних і шкідливих умовах праці;
• про чергуваннях, пов`язаних з основною діяльністю;
• про тривалих відрядженнях (усередині країни і за кордоном) ;
• про відрядження працівників, які працюють у важких, небезпечних і шкідливих умовах праці.

Для справ, що містять іншу категорію Наказів, розпоряджень та різної документованої інформації (до них відносяться зведення, довідки, інформації або доповіді) і стосуються щорічних планових та оплачуваних відпусток, дисциплінарних стягнень, навчальних відпусток, графіків чергувань, відряджень на нетривалий час (внутрішньоросійських або зарубіжних ), Переліком встановлено 5-ти річні терміни зберігання кадрових документів.

У папці (справі) під однією обкладинкою можуть поміщатися лише ті документи, для яких у цій Класифікації встановлені однакові терміни зберігання кадрових документів. Всі вони розташовуються в строгому порядку. Справа починає формуватися з заяви з проханням про прийом на роботу. Потім доповнюється направленням на переговори або поданням на співробітника, анкетою та листком з обліку кадрів з доповненнями до особового листка про заохочення і по обліку кадрів. У справі присутня в обов`язковому порядку документи про освіту, а також автобіографія. Виписки з наказів про переміщення, нове призначення або звільненні співробітника, а також характеристики, довідка-об`єктивка та інші документи, що відносяться до конкретного співробітнику, включаються в справу окремою групою. Всі документи у справі розташовуються в хронологічній послідовності.

Кожна заява (скарга) і матеріали розгляд (якщо вони не стосуються питань щодо поліпшення виробничої діяльності) відносяться до документів кадрової служби і входять у справу самостійної групою, відокремленою листом-роздільником. При повторному отриманні заяви (скарги) або виникненні додаткових матеріалів їх підшивають до цієї групи. Документи розташовуються в алфавітному або хронологічному порядку. Для даної категорії справ строки зберігання кадрових документів також встановлюються Номенклатурою з урахуванням Переліку, затвердженого Наказом № 558. На обкладинці кожної справи в обов`язковому порядку вказується цифрова або буквена індексація і, звичайно, терміни зберігання кадрових документів.