Особиста справа працівника. Азбука кадровика

Особиста справа працівника - комплект офіційних документів, що містить всі необхідні відомості про даний співробітника і інформацію про всі етапи його трудових відносин з організацією-роботодавцем - від прийому до звільнення.

Особиста справа заводиться на керівників, держслужбовців, фахівців, а також науковців (на інших ведуться особові картки). Зберігається воно не менше 75 років за правилами діловодства. Особові справи працюючих реєструються в спеціальному журналі або книзі обліку і зберігаються в сейфі. Оформлення особової справи та внесення необхідних змін - обов`язок відділу кадрів.

Справа кожного працівника зберігається в окремій папці, яка має свій номер, з прізвищем та ініціалами, а також датою надходження на роботу. Особові справи тих, хто звільнений, здають в архів установи.

Особиста справа працівника має містити всі відомості з кадрового питання. У нього не включають документи, які належить зберігати 10 і менше років. До таких належать: копії наказів про зміну прізвища, про дисциплінарні стягнення, про надання відпусток, а також довідки про розмір зарплати або про склад сім`ї, медичні і т. п.

Які ж документи складають особиста справа працівника? Розглянемо обов`язковий перелік.

1. Заява про прийом на дане місце роботи, воно пишеться працівником у довільній формі із зазначенням посади та дати початку роботи. Далі візується начальником кадрової служби та керівником організації.

2. Наказ (витяг) про прийом на дану посаду з зазначенням необхідних відомостей - дати прийому, точної назви посади, характеру роботи (постійна або тимчасова, основна або за сумісництвом, з випробувальним терміном (стажуванням) або без). Обов`язково зазначаються такі умови, як ненормований або скорочений робочий день, матеріальна відповідальність і т.п. На підставі цього наказу вносяться записи в офіційні документи (наприклад, трудову книжку).

3. Наказ (виписка) про звільнення з обов`язковим зазначенням статті Трудового кодексу та причини звільнення, з посиланням на заяву працівника або (при звільненні "за статтею") доповідну записку.

4. Особовий листок (інша форма - анкета) обліку кадрів. Заповнюється здобувачем при вступі на роботу і перевіряється відповідальним співробітником. Являє собою список питань, що стосуються віку, освіти, кваліфікації, трудового стажу, сімейного стану. Обов`язково вказуються паспортні дані. Заповнюватися особовий листок повинен на підставі наявних документів (паспорт, трудова книжка) точно і без виправлень. У нього вклеюється фотографія.

5. Копія трудового договору (якщо такий є).

6. Автобіографія - написане працівником у довільній формі виклад основних даних про дату і місце народження, освіту, трудовий стаж. Інші (попередні) місця роботи перераховуються у хронологічному порядку. Звичайно вказується причина звільнення з останньої посади. Не включаються до автобіографію відомості особистого характеру, що не мають відношення до трудової діяльності.

7. Крім того, особиста справа працівника може включати в себе резюме (при його наявності). Це короткий (розміром в один аркуш) обґрунтування здобувача на вакансію (що саме дає йому право претендувати на дану посаду). У резюме вказується освіту, досвід роботи у цій чи аналогічній посаді, причини прагнення зайняти це місце (іноді - бажаний рівень зарплати), наявність додаткових переваг - володіння іноземними мовами і комп`ютером, водійські права, документи про підвищення кваліфікації і т. п. Часто роботодавець вимагає вказати основні, на думку кандидата , риси характеру, важливі для майбутньої діяльності (наприклад, ініціативність, відповідальність, працьовитість). За своєю суттю, резюме є короткою саморекламою.

8. Ще особиста справа містить копії документів про освіту, паспорта, свідоцтв про народження кожної дитини, а також (за наявності) характеристики і рекомендації з інших місць роботи.

У папці з особистою справою повинна обов`язково бути присутнім внутрішня опис документів особової справи, яка відображає їх порядкові номери, дату включення їх у справу. Всі зміни за кількістю складу документів відображаються в примітках до даної опису.