Планування витрат, або План закупівель: мета, призначення і ефект

Планування закупівельної діяльності будь-якого підприємства - основа ефективного витрачання наявних і залучених коштів. План закупівель являє собою консолідовану програму витрат, що покривають намічені заходи, в якій з розбивкою за видами діяльності враховані майбутні закупівельні дії з придбання товарів, обладнання, послуг та робіт.

На території Російської Федерації в даний час всі закупівлі для державних потреб здійснюються відповідно до вимог Федерального закону ФЗ № 223 від 22.07.2011р., І всі ці закупівлі проводяться у вигляді публічних конкурентних процедур з обов`язковим оголошенням в офіційних джерелах повідомлень про їх проведення. Річні, середньострокові (на 3-5 років), а також довгострокові перспективи закупівельної діяльності формуються в документ, іменований "план закупівель", або "програма закупівель".

Однак, як нам видається, не тільки для великих государственнно і муніципальних підприємств має незаперечне значення грамотне планування закупівель. Поряд з бізнес-планом, план закупівель допомагає з високою часткою ймовірності прогнозувати обсяги споживання грошових коштів для підтримки функціонування виробництва, визначити можливі обсяги спрямування ресурсів на розширення та реконструкцію. Важливою складовою планування є налагоджена система маркетингових досліджень, формалізація якої забезпечує адекватне визначення вартості підлягає закупівлі товару і послуг. Для цього доцільно розробити та затвердити локальним правовим актом регламент маркетингових досліджень, який, крім едінообразоного механізму дослідження ринку, встановить персональну відповідальність осіб, які займаються розцінками на ТМЦ. Таким чином, буде попереджено завищення планованих сум та спотворення результативності закупівельних процедур. Як сказано вище, план закупівель складається на підставі плану заходів, потреби реалізації кожного з яких зводяться в єдиний документ. Так досягається ефект синергії від укрупнення обсягів ТМЦ в порівнянні з ситуацією, коли відбувається стихійне забезпечення кожного проведеного на підприємстві заходу - будь то поточний, капітальний ремонт або реконструкція основного обладнання. У тісному зв`язку плани закупівель перебувають з діяльністю по організації власне закупівельних процедур, які довели свою ефективність саме при їх проведенні у вигляді регламентованих закупівель.

Основний вид - октритим конкурс - регламентується цивільним законодавством. Це публічна процедура, і вона ж є найбільш "суворої" для закупівельників. Оскільки відмовитися від проведення такої закупівлі після настання терміну, коли до наміченої дати розкриття конвертів з пропозиціями учасників залишилося менше 5 днів, не можна.

Більш гнучкими способами є відкриті запити пропозицій, запити цін або відкриті конкурентні переговори. Всі ці процедури з реалізації плану закупівель проводяться силами закупівельних комісій або із залученням стороннього організатора, який візьме на себе відповідальність за результативність роботи. Тільки у разі закупівлі простий продукції на незначні суми достатньо простого аналізу цін, що скоротить час і трудові ресурси. В цілому планування закупівель, як і всіх інших напрямків діяльності будь-якого підприємства, повинно здійснюватися на високому професійному рівні, і в цьому випадку воно здатне гарантувати максимальну економічну ефективність роботи.