Навіщо потрібна дефектна відомість

Немає такого предмета, пристрої або матеріалу, який міг би служити вічно. Всі вони рано чи пізно отримують різного роду ушкодження або виходять з ладу. Для відновлення колишніх характеристик потрібно спочатку виявити дефект, а потім розібратися, як його усунути.

Що таке дефектна відомість

Людям в житті часто доводиться стикатися з різними поломками, вадами, дефектами або відвертим браком, виявленим в процесі придбання або використання матеріальних цінностей. Для виправлення виявлених недоліків необхідно здійснити певний комплекс заходів, пов`язаний з проведенням відновних (ремонтних) робіт. Для цих цілей складається спеціальний документ, який отримав назву «дефектна відомість». Він дозволяє підрахувати і заздалегідь врахувати витрати, які треба буде затратити на ремонт, щоб повернути матеріальним цінностям їх первісний вигляд і характеристики.

В умовах виробництва такі заходи проводяться цілеспрямовано. Попередньо окремим наказом призначається комісія, яка згодом буде оцінювати обсяг ремонтних робіт. У неї обов`язково повинні входити представники:

• бухгалтеріі;
• підрозділи з експлуатації обладнання;
• служби з налагодження та ремонту.

Дефектна відомість складається після візуального огляду. Вона повинна містити в собі інформацію, яка дозволить відповісти на три основні питання:

1) Найменування обстежуваного об`єкта. Це більшою мірою відноситься до бухгалтера, оскільки саме він володіє повною інформацією про всі об`єкти, що знаходяться на балансі цього підприємства.

2) Виявлення несправностей і визначення причин їх появи. Тут своє слово повинен сказати фахівець з обслуговування обладнання.

3) Перелічити всі види робіт, які необхідно виконати для відновлення працездатності об`єкта (вузла). Цю інформацію надасть працівник ремонтної дільниці.

На підставі отриманих відомостей формується дефектна відомість. Цей документ не має строго регламентованого зразка. Кожне окремо взяте підприємство самостійно розробляє такий бланк і затверджує його окремим наказом. Готовий документ повинен бути підписаний всіма членами комісії та затверджений або керівником підприємства, або уповноваженою особою від адміністрації, у віданні якого перебуває цей об`єкт. Надалі дефектна відомість використовується для складання кошторису на проведення ремонтних та відновлювальних робіт.

Якщо потрібний ремонт автотранспорту

Багато підприємств мають на балансі транспортні засоби. Всі вони рано чи пізно виходять з ладу і потребують ремонту. Залежно від складності та періодичності проведення розрізняють поточний, середній і капітальний види ремонту. Всі вони проводяться на підставі заздалегідь складеного плану відповідно до наказу по підприємству.

Фахівці проводять обстеження кожного автотранспортного засобу в цілому, а також його окремих вузлів і агрегатів. Потім складається дефектна відомість на ремонт автомобіля, де перераховуються всі види відновлювальних робіт, які потрібно буде виконати, і проводиться підрахунок грошових ресурсів, необхідних для проведення цих заходів. Зазвичай обслуговування транспорту проводиться спеціалізованою організацією. Ремонтні ж роботи підприємство може здійснювати як своїми силами, так і користуючись послугами інших компаній з боку. Все залежить від складності виконуваної роботи і наявності в штаті фахівців потрібного профілю і кваліфікації.

Якщо ремонт проводиться на стороні, то компанія-підрядник складає кошторис з урахуванням всіх несправностей і підраховує загальні витрати на відновлення. Потім представники підприємства звіряють її з документом про виявлені дефекти, складеним раніше. Якщо в паперах виявляється істотна розбіжність, то представник від підприємства повинен буде написати на ім`я свого керівника службову записку з роз`ясненнями ситуації, що склалася.

Чи потрібна взагалі дефектна відомість

Деякі вважають, що у складанні дефектної відомості немає ніякої необхідності. Це не зовсім вірно. Дійсно, тільки фахівець може виконати роботи з ремонту та відновлення працездатності об`єкта на потрібному професійному рівні, а компанія-підрядник з урахуванням існуючих розцінок надасть повний розрахунок витрат. Але кожній дії потрібно підтвердження. Ось і виходить, що дефектна відомість - це проміжний документ, який дозволить згодом виправдати заплановані на все це витрати.

Іншими словами, цей папір дозволить аргументувати віднесення можливих витрат на той чи інший рахунок. Це особливо важливо при складанні бухгалтерських балансів і розрахунку податків. Є ще одна причина, по якій документ про недоліки все-таки слід складати. Наявність такої інформації дозволить проаналізувати ситуацію, що склалася. Вона дасть можливість розібратися з тим, що відбулося з об`єктом, з якої причини, як це виправити і скільки це буде коштувати.