Що таке електронне діловодство
Те, що ще 10 років тому здавалося винятком із правил, сьогодні стає нормою. Це стосується дуже багатьох областей людського життя, особливо - ділової сфери.
Адже якими б темпами ні крокував прогрес, документи були і залишаються дуже важливою, мабуть, навіть, найважливішою частиною господарської та комерційної діяльності, як великого підприємства, так і приватного підприємця, що не має навіть найманих працівників. Електронне діловодство - термін, який все частіше вживається у всіх областях діяльності і вже нікого не дивує.
Чому? Тому що документи буквально покроково фіксують весь процес діяльності, весь обсяг інформації, необхідний для результативної роботи.
Робота з документами, особливо з їх великими обсягами, вже давно стала своєрідним каменем спотикання і приводом для жартів, як веселих, так і не дуже.
Втрати документів, заминки і помилки в їх оформленні стали своєрідними сумними традиціями. Щоб максимально уникнути вищеперелічених проблем і прискорити процес документообразования, основна маса великих і середніх підприємств останнім часом активно переходить до електронного документообігу та електронного діловодства в цілому.
Ці два поняття, хоч і випливають один з іншого, але все ж, не є одним і тим же. Діловодство - це процес безпосереднього створення документа та організація роботи з ним: подальший пошук, зберігання і контроль пересування.
А саме процес пересування і є те, що прийнято назвати документообігом: від моменту створення або одержання документа до закінчення роботи з ним.
Цю саму роботу як би контролює той процес, який називається діловодством.
Офіційно така термінологія звучить трохи лякаюче, а на великих підприємствах велика кількість паперової документації саме так і виглядає, підтягуючи за собою безліч проблем, як великих, так і дрібних. І саме це змушує навіть самих консервативно налаштованих керівників переводити своє діловодство на електронні рейки, що охоплюють весь процес «від і до».
Але, виявилося, зробити це в країнах пострадянського простору не так-то просто! Довгий час електронне діловодство з одного боку - віталося, з іншого - не мало достатньої юридичної сили. Ситуацію значно полегшило введення електронного підпису, яка стала як би гарантом достовірності та правильності оформлення документа.
Технічних труднощів все одно достатньо багато. Починаючи від недоробок програмного забезпечення і закінчуючи внутрішньою політикою різних (особливо приватних) підприємств. Адже для правильного обміну документами в електронній формі, в такому ключі повинні працювати обидва контрагента, що на практиці відбувається далеко не завжди.
Через це, і ще через консервативного бажання «підстрахуватися» найчастіше електронні документи осідають на полицях у вигляді своїх паперових копій. Але все одно, їх стає помітно менше. А це, поряд з автоматизацією створення документа і полегшенням контролю його пересування, робить весь процес діловодства помітно більш швидким, а значить - ефективним. До того ж, істотно заощаджує місце в приміщенні.
Експертиза цінності документів Діяльність будь-якого підприємства в першу чергу пов'язана з утворенням величезної кількості документів, різних за змістом і виду. Але далеко не вся документація має цінність. Одні можуть стати джерелом для вивчення економічної, культурного і…
Інформаційно-довідкові документи в діловодстві підприємств. Їх призначення та функції Інформаційно-довідкові документи є найважливішою складовою сучасного діловодства. Саме ними найчастіше поповнюється кореспонденція установ і підприємств будь-якої форми власності.Значення і особливостіІнформаційно-довідкові документи насамперед…
Кадровий облік і кадрова документація на малому підприємстві Як правило, на малому підприємстві створювати спеціально кадрову службу нераціонально. Так як обсяг роботи з персоналом в маленьких компаніях зазвичай невеликий, ведення кадрової документації доручається одному із співробітників, найчастіше…
Основи діловодства Основи діловодства використовуються при організації юридичної особи будь-якого типу. Воно являє собою досить трудомісткий процес, в якому беруть участь абсолютно всі співробітники управлінського апарату. Адже один відділ займається заповненням та…
Організація роботи з документами Організація роботи з кадровими документами надає особливий вплив на якість функціонування управлінського апарату, а також формування і культуру праці службовців. Чим професійніше ведеться робота, тим успішніше діяльність підприємства в…
Ефективність бухгалтерського обліку: термін зберігання документів На ефективність бухгалтерського обліку в чому впливає грамотна організація зберігання документів, які скупчуються на підприємстві. Тому, щоб уникнути проблем, будь-який бухгалтер повинен обов'язково ознайомитися з вимогами до термінів і порядку…
Номенклатура - це основа діловодства на підприємстві Номенклатура - це систематизований перелік певних найменувань справ, які були заведені в діловодстві підприємства, з обов'язковим зазначенням термінів їх збереження. Вона оформляється за затвердженою формою.Суміжним ділянкою роботи зі складанням…
Посадова інструкція інспектора з кадрів. Функції інспектора з кадрів Посадова інструкція - це внутрішній нормативний документ організаційно-правового характеру, що регулює обсяг прав і відповідальності, функціоналу співробітника. Порушення регламенту тягне застосування санкцій, передбачених російським законодавством,…
Кадрове діловодство з нуля Кадрове діловодство - це обов'язкова процедура, веденням якої повинно займатися підприємство з будь-якою формою власності. Робота з кадрами починається при появі трудових відносин у фірмі, а ведення діловодства регламентується низкою нормативних…
Що таке електронний документ? Рівень комп'ютеризації сьогодні потребує переходу на «безпаперове» діловодство. В його основу покладено електронний документ, який, на відміну від традиційного, характеризується низкою нових властивостей і особливостей. До теперішнього часу єдиного…
Інструкція з діловодства як нормативний документ Офіційним нормативним актом, що визначає і встановлює порядок оформлення та складання документів (а також роботи з ними) в будь-якій організації є інструкція з діловодства. Вона повинна бути в наявності на кожному підприємстві, в кожній фірмі і…
Туристичні секрети: як швидко зробити закордонний паспорт Безсумнівно, закордонний паспорт - це перший крок назустріч подорожам по світу. Про його оформленні зазвичай турбуються заздалегідь, задовго до настання поїздки. Але іноді документ потрібен не для того, щоб поніжитися на теплому пляжі або подивитися…
Бюро перекладів на Семенівської Співпраця з іноземними колегами у нас відбувається майже у всіх сферах нашої дійсності - від туризму до зовнішньої економічної діяльності (ЗЕД), від організації паралельного навчання за кордоном до укладення інтернаціональних шлюбів. Але в кожному…