Як і для чого складається наказ про призначення відповідальних осіб

Часто крім своїх основних посадових обов`язків працівникам на підприємствах (організаціях) доводиться брати на себе додаткові функції. У подібному випадку керівництво повинне видати відповідний наказ про призначення відповідальних осіб, щоб закріпити цей обов`язок документально.

Виробнича необхідність

Будь-який працівник, укладаючи контракт або трудовий договір, зобов`язується виконувати обов`язки, викладені в його посадовий (трудової) інструкції. В штатному розкладі вказана його посада і оклад, встановлений відповідно до трудового законодавства. Але іноді виникає необхідність (для нормальної організації виробничого процесу) здійснювати контроль над веденням інших робіт.

Наймати окремого спеціаліста і доручати йому ці обов`язки нераціонально, так як функції зазвичай носять періодичний характер і не забезпечують повній завантаженості працівника протягом робочого дня. У такій ситуації керівництво приймає рішення покласти нові обов`язки на одного із співробітників. Для цього має бути створений спеціальний наказ про призначення відповідальних осіб. Відповідно до нього вказаний працівник зобов`язується стежити за ходом робіт і відповідати за виконання тих чи інших функцій. Така діяльність зазвичай здійснюється в робочий час, додаткова оплата за неї не передбачена. Наказ про призначення відповідальних осіб, як правило, складається за підписом керівника підприємства (організації).

Особливості оформлення

Будь-яка діяльність співробітників в умовах підприємства передбачає певний обсяг робіт. За основним фахом (професією) існують посадові (робочі) інструкції, обов`язкові для виконання. А як бути з додатковими функціями? Взяти, приміром, пожежну безпеку. Ні для кого не секрет, що на кожному підприємстві в обов`язковому порядку є співробітник, на якого покладено відповідальність за дотримання виконання працівниками норм і правил у цьому напрямку. Він зобов`язаний навчити людей і стежити за тим, щоб вони діяли відповідним чином. Призначений співробітник відповідає за дотримання цих правил і несе відповідальність у разі їх порушень.

Або, приміром, інша ситуація. У бухгалтерії має бути людина, яка особисто відповідає за збереження печатки підприємства. У цьому випадку також складається наказ про призначення відповідальних осіб, відповідно до якого на одного з бухгалтерів покладається ця функція. Доплата за це, як правило, не проводиться, а покладений обов`язок може бути внесена в посадову інструкцію.

Особливості оформлення деяких документів

Для деяких галузей існують свої тонкощі в питанні оформлення та супроводу договорів на проведення робіт. Це така сфера, де будь недолік з юридичного боку може привести до самих небажаних наслідків. Взяти, приміром, будівництво. Організація, яка займається такою діяльністю, укладаючи договір, обов`язково повинна мати в наявності всі дозвільні і допоміжні документи. Зазвичай вони оформляються у вигляді переліку і додаються до основного договору як окремий додаток. Серед них, наприклад, має бути лист про призначення відповідальної особи по ТБ, підписана генеральним директором і оформлене на фірмовому бланку. Цим документом замовник призначає з числа своїх співробітників відповідального працівника, який стежитиме за дотриманням техніки безпеки при виконанні робіт, і повідомляє про це виконавцю. Знову-таки, обов`язок ця не передбачає жодних матеріальних заохочень. Просто у одного із співробітників з`являється додатковий обов`язок.

Обов`язкова відповідальність

Зі співробітниками, які в ході своєї трудової діяльності постійно тим чи іншим чином повинні будуть стикатися з матеріальними цінностями, при влаштуванні на роботу обов`язково повинен бути укладений договір матеріальної відповідальності. Деякі підприємства спочатку складають наказ: у ньому перераховують всі посади і професії, на яких працівники мають справу з такими цінностями. Це значно полегшує роботу кадровикам при оформленні та надає допомогу керівництву у вирішенні організаційних і виробничих питань.

Наприклад, виникла ситуація, коли необхідно встановити контроль над тими чи іншими матеріальними цінностями. У цьому випадку на таку посаду (або виконання обов`язків) проводиться призначення матеріально відповідальної особи. В іншому випадку ні про який контроль мови бути не може. А укласти новий договір можна тільки за згодою працівника. Він має повне право відмовитися від цього, якщо покладені обов`язки не є його основною функцією згідно з трудовим договором.

Аналогічні документи

На будь-якому підприємстві (в організації) які-небудь обов`язки на співробітників покладаються за вказівкою керівника. І не так важливо, буде це наказ або розпорядження. І в тому, і в іншому випадку виконання обов`язково для працівника. Різниця полягає лише в оформленні.

Розпорядження про призначення відповідальних осіб друкується на спеціальному бланку. Перша його частина з викладенням причин повинна закінчуватися словом «зобов`язую». На відміну від цього, у наказі текст може залишатися аналогічним. Тільки на самому початку перед пунктом про покладення обов`язків ставиться слово «наказую». Суть справи від цього не змінюється. Деякі положення або нормативні акти у своєму тексті містять наступну фразу: «Директор повинен видати наказ (розпорядження) про призначення». В даному випадку вибір виду документа залежить від особливостей ведення діловодства на конкретному підприємстві. В іншому відмінності стосуються лише питань оформлення та реєстрації ділових паперів.