Інструкція щодо заповнення трудової книжки

Кожен офіційно працююча людина повинен мати документ, який підтверджуватиме його трудову історію, тобто ким він працював, де навчався, який рівень освіти має. Так само і начальник повинен знати, як саме зарекомендував себе людина на попередньому місці роботи. Саме про документ, в якому все це записується, і піде мова в даній статті.

Трудовою книжкою називається особистий документ кожного громадянина Російської Федерації та країн колишнього СРСР. У Росії даний документ дозволяється оформляти при досягненні людиною віку 14 років. У ній відображається вся інформація по трудової діяльності її власника.

Абсолютно всі записи, які робляться в трудовій книжці, мають свій особистий номер і вписуються без будь-яких скорочень. Дата же вписується тільки арабськими цифрами. Приклад: 08.08.2008.

Інструкція щодо заповнення трудової книжки

Спочатку потрібно вписати в трудову книжку дані про її власника. У тому випадку, якщо записи на першій сторінці вже були зроблені, то Вам потрібно перевірити правильність їх написання. Отже,

1. П.І.Б. власника трудової книжки заповнюється згідно П.І.Б. в паспорті людини.
2. Дата народження людини пишеться тільки арабськими цифрами (наприклад: 20.02.1991).
3. Пункт "Освіта" заповнюється виключно прописними буквами і без скорочень (наприклад: «середнє», «середню спеціальну»).
4. Спеціальність людини, власника трудової книжки, пишеться в називному відмінку (наприклад («інженер», «лікар», «юрист»)).
5. Вписується дата, коли людина був прийнятий на роботу. Вона повинна бути вписана пізніше п`яти календарних днів після офіційного прийому людини на роботу.
6. Розпишіться і поряд з розписом напишіть своє прізвище. Проконтролюйте, що власник трудової книжки також розписався в ній. Цим він підтверджує, що він ознайомлений з записами у своїй трудовій книжці.
7. Завірте всі записи печаткою. Варто відзначити, що записи завіряються печаткою організації.

Важливо знати, що правильно заповнена трудова книжка працівника організації - це мінус один конфлікт з перевіряючими органами (податкова інспекція і так далі).

Отже, інструкція щодо заповнення трудової книжки. Перед тим як робити запис про те, що людина прийнятий на роботу, проштампуют сторінку з записом печаткою організації. Далі Ви повинні зробити записи в графах.

У першій графі вкажіть номер за порядковим номером. У другій графі введіть дату (ще раз нагадую, арабськими цифрами). Дата про прийом на роботу повинна бути тією, яка була в наказі про зарахування на роботу співробітника. У третій графі записується інформація про зарахування працівника в штат, переведення або звільнення співробітника. Якщо ж співробітник звільнений з організації (незалежно, з якої причини), то співробітник відділу кадрів повинен у цій графі зробити відповідний запис і закріпити її печаткою організації, а також своєю розписом. Варто відзначити, що звільнений співробітник повинен бути ознайомлений з відповідним записом. У четвертій графі Ви повинні вказати, на підставі якого наказу або розпорядження був прийнятий або звільнений співробітник, вписати арабськими цифрами дату і номер наказу (розпорядження).

Дуже частою помилкою працівників відділу кадрів є те, що вони можуть зробити запис у трудовій книжці раніше, ніж про це говорить інструкція щодо заповнення трудової книжки. Запис про прийом співробітника повинна вноситися тільки після закінчення 5 днів роботи людини. Працівник має повне право завершити дію договору в перші дні роботи, і записи в трудовій при цьому бути не повинно.

Тепер варто розповісти про записи, в якій йдеться про звільнення співробітника.

Відповідно до правил, за якими ведуться і зберігаються трудові книжки, всі записи про звільнення співробітників пишуться тільки при наявності внутрішнього наказу організації і точно в той день, коли був підписаний відповідний наказ.

Запис у трудову книжку про звільнення співробітника повинна точно такий же, що і в наказі про звільнення.

Перед видачею трудової книжки власнику відділ кадрів повинен проконтролювати, що начальник організації поставив свій розпис на всіх сторінках трудової книжки за час роботи свого колишнього співробітника і проштампував в ній сторінки. Інструкція щодо заповнення трудової книжки свідчить, що адміністрація організації повинна віддати колишньому працівнику його трудову з уже вписаною інформацією саме в той день, коли співробітник був звільнений. В іншому випадку роботодавцю доведеться заплатити адміністративний штраф.

Я сподіваюся, що правила оформлення трудової книжки, зазначені в цій статті, зможуть повною мірою допомогти співробітникам організацій не робити помилок у своїй роботі.

Варто відзначити, що в Росії поданий на розгляд законопроект, в якому йдеться про виведення з документообігу трудової книжки в 2012 році.