Правила ведення трудової книжки в Росії

Трудова книжка - один з найважливіших документів, задіяних при оформленні відносин між роботодавцем і найманим співробітником. Норми поводження з нею визначені на рівні федеральних правових актів. Правила ведення трудової книжки - зразок достатньо суворого законодавства. Яка їхня специфіка?

Загальні факти про ведення трудових книжок

Головний законодавчий джерело, що регламентує правила ведення трудових книжок - 225-е Постанова Уряду Росії, видане 16 квітня 2003. У ньому послідовно викладені всі нюанси, що стосуються коректного поводження з даним документом. Розглянемо загальні факти про ведення трудових книжок, які містяться в Постанові.

Цей правовий акт встановлює, що трудкніжка - це головний документ, що відображає відомості про діяльність і стажі громадянина. У Постанові сказано, що роботодавці зобов`язані заводити трудові книжки (а також продовжувати ведення діючих) для кожного співробітника, який пропрацював в організації понад 5 днів (за умови, що ця робота - основна).

Можна відзначити, що в тих досить рідкісних випадках, коли роботодавець - фізособа, трудкніжка не заводиться - це заборонено законом.

Ключові відомості, які відображаються в трудкніжке: персональні дані про співробітника, характер виконуваної ним роботи, інформація про переходах між різними роботодавцями, факти про нагороди за різні досягнення. Будь-які дисциплінарні стягнення в документ не вписуються, якщо тільки це не звільнення.

Заповнюються трудові книжки російською, а в національних російських республіках можливе використання місцевих мов, які мають статус державного.

Оформлення книжок

Правила ведення трудової книжки ми можемо почати досліджувати з пунктів, що відображають особливості заповнення документа. Перерахуємо найважливіші факти, що стосуються цього процесу:

- якщо співробітник прийнятий на роботу в перший раз, то компанія-наймач повинна оформити трудкніжку для нього протягом тижня після того, як людина почне свою трудову діяльність-

- відомості про співробітника вписуються у розглянутий документ на основі паспорта або іншого визнаного законом джерела, що посвідчує особистість-

- дані про освіту, отриману працівником, а також про його спеціальностях, професії беруться з дипломів та інших документів, що підтверджують кваліфікацію-

Як тільки трудкніжка оформлена, роботодавець зобов`язується коректним чином вести її. Але по суті справи, все, що може робити компанія з трудовою книжкою - це вносити до неї записи і виробляти коригування. Тому винятково важливо знати, як правильно вносити у відповідний документ записи.

Внесення записів

Правила ведення трудової книжки припускають, що всі записи в неї (наприклад, що стосуються перекладів, фактів про кваліфікацію, звільненнях, нагородження і т. Д.) Вносяться на підставі наказу, які повинен підписати компетентна людина з керівного складу компанії-роботодавця. Внесення в трудкніжку відомостей має здійснюватися без використання скорочень. Записи повинні супроводжуватися порядковим номером. Всякий раз, коли кадрова служба фірми коригує трудової книжки працівника, вона повинна повідомити його про зміни під розпис.

Якщо має внесення в документ відомостей про звільнення, то формулювання повинні повністю відповідати тим, які передбачені в ТК РФ та інших федеральних законах. Якщо трудовий договір припиняється відповідно до 77-ї статті ТК РФ, то в трудкніжке необхідно послатися на необхідний пункт з 1-ї її частини. Якщо людина звільняється на підставі положень 81-ї статті ТК РФ, то в документі також необхідно відобразити передбачені законом формулювання. Якщо трудовий договір припиняється в силу не залежних від роботодавця і працівника обставин, то посилання повинне бути на положення 83-й статті ТК РФ.

Якщо співробітник забажає, то в трудкніжке можуть бути зафіксовані відомості, що стосуються роботи за сумісництвом (у тому числі звільнення з неї). Але для цього працівник повинен надати в кадрову службу документ, які підтверджує його трудові відносини з іншим роботодавцем.

У числі інших популярних записів, які передбачають правила ведення трудової книжки - відомості про військову службу (а також про роботу в органах внутрішніх справ та інших державних і силових структурах). Також в документ можуть бути вписані відомості, що відображають факт проходження співробітниками курсів підвищення кваліфікації.

У трудкніжке, як ми зазначили вище, фіксуються відомості про нагородження співробітника в силу його трудових досягнень. Це може бути інформація про державні нагороди, про почесні звання, про вручення грамот, значків, дипломів та інших видах заохочень, які передбачені законами РФ і локальними правовими актами роботодавців.

Зміни та виправлення

Правила ведення трудової книжки також допускають внесення в даний документ змін і виправлень. Яким чином вони повинні проводитися? Якщо мова йде про зміну ПІБ, дати народження, інформації про освіту, то дії кадрової служби повинні підтверджуватися документами, що мають відношення до оновлюваних фактам.

Якщо так вийде, що кадровик помилився, вносячи запис в трудкніжку, то це можна виправити. При цьому відповідне коригування може призвести кадрова служба також і на новій роботі, якщо в її розпорядженні буде підтверджуючий документ від попереднього роботодавця.

Якщо мова йде про виправлення в розділах, що відображають факти про роботу або про нагородження, то невірні дані не можна закреслювати: слід робити позначки про те, що вони недійсні, а поруч вноситься правильна інформація.

Можливий сценарій, при якому організація, яка допустила помилку в оформленні трудової книжки, змінила правовий статус. У цьому разі коригування в документі повинна призвести фірма, яка стала правонаступником компанії. При ліквідації організації зміни в трудкніжку вносить новий роботодавець. Аналогічний сценарій - якщо наймачем виступає ІП, ліквідував свій статус.

Видача дубліката трудкніжкі

Розглянемо ще один важливий аспект, який включають в себе правила ведення трудових книжок. 225-е Постанова Уряду РФ допускає видачу їх дублікатів. При цьому підстав для проведення даної процедури може бути декілька. Вивчимо ключові, що містять правила ведення трудової книжки. Що робити працівнику, якщо він, наприклад, випадково втратив відповідний документ?

У першу чергу потрібно повідомити про цей факт роботодавцю. За законом, компанія повинна видати в цьому випадку дублікат трудкніжкі протягом 15 днів. Оформляючи даний документ, роботодавець повинен внести в нього відомості, що відображають стаж роботи (який підтверджується документально), а також інформацію про нагороди.

Можливий варіант з видачею дубліката замість діючої трудової книжки, яка містить недійсну запис про звільнення або факті переведення на інше місце роботи. У цьому випадку нова версія документа буде містити всі необхідні дані, за винятком некоректних.

Правила ведення, зберігання трудових книжок припускають, що роботодавець повинен забезпечувати їх цілісність, не допускати ушкоджень, не повинен втрачати відповідні документи. Але буває так, що в силу різних причин компанія все-таки порушує одне з цих правил. Наприклад, унаслідок надзвичайної ситуації. Якщо так вийшло, що трудові книжки в масовому порядку загублені роботодавцем, то трудовий стаж співробітників, зафіксований в них, встановлюється спеціальною комісією. До її складу входять компетентні представники компаній-роботодавців, різних профспілкових організацій та інших уповноважених структур.

Комісія вивчає документи, які є у співробітника - довідки або, наприклад, ті, що мають відношення до діяльності профспілки - квитки, облікові картки, розрахункові книжки. Якщо відповідних джерел у працівника в наявності немає, то факти про те, що він працював в такий-то компанії, можуть бути підтверджені на основі показань свідків двох і більше осіб, які колись були колегами для людини. Після роботи комісії дублікати документів, оформлені в установленому порядку, видаються працівникам. Можливо також підключення судів до процесу встановлення тривалості трудового стажу.

Видача книжки при звільненні

Існує декілька нормативних актів, так чи інакше корелюють з Постановою, яке встановлює правила ведення трудової книжки. Згідно ТК РФ, зокрема, роботодавець зобов`язаний видати працівнику відповідний документ на руки після звільнення. Як це здійснюється на практиці?

У процесі звільнення записи, які кадрова служба роботодавця вносила в трудкніжку співробітника, повинні бути в установленому порядку завірені. Також свій підпис повинен поставити сам працівник. Якщо інформація в трудкніжку вносилася не тільки російською, то завіряються формулювання також і іншою мовою.

Оформлення вкладишів

До трудовій книжці також може додаватися оформлений в установленому порядку вкладиш. Володіє він унікальними ідентифікаторами - серією та номером. Він застосовується, якщо в трудкніжке заповнені всі або відносяться до якогось з розділів сторінки, в результаті чого вписувати нові відомості нікуди.

Вкладиш ведеться згідно з тими ж правилами, що і трудова книжка, і без цього документа він недійсний. Всякий раз, коли кадрова служба оформляє вкладиш, необхідно ставити штамп, що відображає цей факт, в трудкніжке.

Зберігання книжок

У 225-му Постанові відображаються не тільки базові правила ведення трудової книжки. Як зберігати дані документи, а також вести їх облік, там також розказано. Можна відзначити, що відповідні процедури роботодавець повинен вести не тільки відносно діючих трудових книжок і вкладишів, але також і бланків.

Для забезпечення коректного обліку документів компанія повинна завести декілька документів:

- прибутково-витратну книгу, в якій фіксуються відомості за бланками трудкніжек і вкладишей-

- книгу обліку руху документів.

Форми відповідних документів визначаються в нормативних актах, що видаються органами виконавчої влади РФ. Відносно прибутково-видаткової книги - в неї повинні заноситися відомості про всі процедури, що відбивають одержання або ж, витрачання бланків, про які йде мова. Необхідно, здійснюючи облік, вказувати серію і номер кожного документа. У книзі обліку руху книжок та доданих до них вкладишів необхідно реєструвати документи, які приймаються від співробітників, які поступають на роботу, а також трудкніжкі і доповнюють їх вкладиші. При звільненні співробітник фірми розписується в обох книгах.

Бланки трудкніжек і вкладишів підлягають зберіганню в якості документів суворої звітності. Видаються вони тільки компетентним співробітникам компанії за заявкою. Спеціаліст відповідного профілю повинен надавати в свою бухгалтерію звіт про те, як йдуть справи з кількістю бланків, про грошові суми, що отримані за трудкніжкі і вкладиші.

Аспекти виготовлення і придбання трудових книжок

Трудкніжка - найважливіший документ, і тому виготовляється він в порядку, що затверджується на рівні офіційних органів влади. Бланки трудових книжок, а також вкладишів володіють відповідними елементами захисту. Компанія-роботодавець повинна сама купувати розглянуті типи документів, але, разом з тим, має право брати на себе компенсацію відповідних витрат з боку працівників.

Трудкніжкі в Росії: еволюція законодавства

Найцікавіші факти відображає еволюція законодавства, що встановлює правила ведення трудових книжок. Росія - держава з часто змінними законами в багатьох сферах. На думку багатьох юристів, сфера трудового права та суміжного з ним галузей - яскравий тому приклад.

Перш за все, відзначимо, що правила ведення трудової книжки до 2003 року і ті, що встановлені зараз, регулювалися принципово різними нормативними актами. Незважаючи на те що до 2003 сучасна російська державність цілком відбулася, у сфері регулювання обороту трудкніжек діяли радянські закони. Так, порядок заповнення відповідних документів регулювався постановою №656 від 06.09.1973 р, виданого Радою міністрів СРСР, а також Всесоюзної Центральної Ради Профспілок спільно - «Про трудові книжки робітників і службовців». У відповідності з даним джерелом права була також видана Інструкція, згідно з якою повинен був здійснюватися облік трудкніжек на радянських підприємствах. Затверджено даний документ був, у свою чергу, Постановою Держкомпраці СРСР. Один з найбільш доступних ресурсів, за допомогою яких можна для довідки знайти радянські правила ведення трудової книжки - «Консультант». Але зустрічається даний документ і в інших довідково-правових системах.

Які цікаві факти містять радянські правила ведення трудових книжок? Росія сильно їх зрадила? В принципі, багато з положень виданого в СРСР правового акта були схожі з тими, що ми спостерігаємо в сучасному законодавстві. Так, наприклад, в одному з положень радянського документа сказано, що співробітники повинні знайомитися з фактами внесення будь-яких змін в трудкніжкі або вкладиша до неї. Приблизно ті ж формулювання, як ми зазначили вище, містять правила ведення трудових книжок 2014 року.

Також в числі норм, що мають характер схожості з сучасними - положення про те, що з кожним записом в трудкніжке, що відбиває факт прийому людини на роботу, звільнення чи переведення на інше місце виконання трудових обов`язків, кадрова служба повинна ознайомити співробітника під розпис.

Разом з тим, на рівні зазначених нами положень простежуються також значні відмінності між радянським і російським підходом до ведення трудкніжек. Так, наприклад, у правових актах, виданих в СРСР, було сказано, що співробітник повинен ставити підписи, що посвідчують ті інші коригування в документі, в спеціальних формах. У той час як правила ведення трудових книжок 2014 допускають, що людина може підписуватися також і в самій трудовій книжці.

Відмінності у версіях

Інший найважливіший історичний аспект, що відображає специфіку російських трудкніжек - те, що випускаються вони в різних серіях. Зараз їх налічується 5. Найперша серія вийшла на наступний рік після того як були введені нові правила ведення трудових книжок російського зразка, що замінили радянські норми. Серія отримала індекс ТК. У порівнянні з попередніми версіями трудкніжек, бланк трохи зменшився, змінив колір.

Серія ТК характеризується кількома ступенями захисту. Так, наприклад, на всіх сторінках трудкніжек присутній видиме в ультрафіолетових променях словосполучення «Трудова книжка», а також водяні знаки у вигляді абревіатури ТК. Аркуші документів нових серій зшиті за допомогою нитки «Биколор», яка складається з двох кольорів.

Як ми зазначили вище, з 2004 року вийшло 5 серій трудових книжок. У 2004-2005 роках - ТК, в 2006 - 2007-х використовувалася інша серя - ТК - I, з 2008 року по червень 2010-го - наступна, ТК - II, потім - ТК - III, що діяла до 2012 року. У 2013 році вийшла новітня серія трудкніжек - ТК - IV.

Яке це має практичне значення? Справа в тому, що приналежність трудкніжкі тієї чи іншої серії може вплинути, наприклад, на визначення її достовірності. Якщо документ серії 2012 містить дані, навіть якщо дотримані всі правила ведення трудової книжки, 2010 року, то він буде недійсний. Бути може, роботодавець просто не зміг простежити за відповідністю року випуску книжки того моменту, коли вона заповнювалася, але законодавець може трактувати це як підробку документа. Можна також відзначити той факт, що роботодавці зобов`язані засвідчуватися в тому, що трудкніжкі, принесені працівниками з попередніх підприємств, справжні - і не тільки за допомогою перевірки відповідності інформації, відображеної в документі, роком випуску його серії.