Направлення працівників в іншу місцевість до нового місця роботи.

ВІДШКОДУВАННЯ ВИТРАТ ПРИ ПЕРЕЇЗДІ ПРАЦІВНИКА ДО НОВОГО МІСЦЕМ РОБОТИ

Анотація

У статті розглянуті і представлені рекомендації до порядку направлення працівників до нового місця роботи і способи відшкодування витрат, пов`язаних з переїздом в іншу місцевість.

Ключові слова: направлення працівників в іншу місцевість, тимчасове переведення, витрати при переїзді працівника, виплати на користь працівників, ротація, підйомні.

Keywords: the worker in another area, the temporary relocation, relocation expenses when the employee benefits to employees, rotation, lifting.

1. 1.Ротація фахівців.

Кожна організація, націлена на динамічний розвиток, освоєння нових регіонів і ринків збуту при відкритті своїх підрозділів рано чи пізно стикається з дефіцитом кваліфікованих кадрів. З метою забезпечення своєчасного відкриття, безперебійного та ефективного функціонування нових підрозділів, найчастіше розташованих в іншій місцевості, виникає необхідність направлення спеціалістів, підготовлених з урахуванням корпоративних вимог і стандартів, на тривалий період. Найчастіше, інтереси розвитку бізнесу спричиняють зміну місця їх проживання.

Таким чином, умови розвитку організації передбачають, а, в ряді випадків, вимагають проведення заходів щодо ротації працівників, тобто спрямування їх до нового місця роботи. Дане управлінське рішення, як правило, обумовлюється двома основними умовами:

- укомплектованість штату відкривається підрозділи працівниками, які пройшли корпоративне навчання, але не мають досвід практичної роботи, та інші ситуації, що вимагають безпосередньої присутності висококваліфікованих фахівців з досвідом роботи для надання допомоги і наставництва;

- наявність вакантної посади при звільненні працівника, раніше обіймав цю посаду на період пошуку і призначення нового штатного співробітника.

1. 2. Наслідки "швидкого" рішення.

Як показує практика, багато роботодавців вирішують питання зміни умов праці даної категорії працівників шляхом збільшення їхньої заробітної плати. У тому числі, збільшення складаються з вартості проживання, проїзду, стільникового зв`язку, а іноді добових грошей і виплачуються у вигляді надбавок чи інших стимулюючих виплат. Суми включаються до складу витрат на оплату праці організації, обкладаються податком на доходи фізичних осіб (далі - ПДФО) та враховуються для цілей оподаткування прибутку.

Застосовуючи це рішення, на плечі роботодавця лягають додаткові витрати на виплату у складі заробітної плати компенсацій, збільшених на суму утримуваного з працівника податку на доходи фізичних осіб (далі - ПДФО), що підлягає утриманню з одержувачів, на перерахування страхових внесків з цих сум. При розгалуженої мережі підрозділів фактично втрачається контроль проведених виплат та їх обгрунтованості. Дані нарахування так само збільшують розмір середнього заробітку працівника, що розраховується і яка виплачується працівнику у встановлених випадках.

Крім цього, дана ситуація може бути конфліктної з погляду податкового та трудового законодавства. Згідно з п. 1 ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі - НК РФ) витрати, що враховуються з метою оподаткування прибутку, повинні бути економічно обґрунтовані, підтверджені документами, оформлені відповідно до чинного законодавства, і зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на одержання доходу. Також, фахівці фінансового та податкового відомств (листа Мінфіну Росії від 22.02.2007 № 03-03-06 / 1/115 і ФНС Росії 2011 № КЕ-4-3 / 5 165) вважають встановленим розмір оплати праці, якщо умовами трудової угоди працівника визначено яка сума оплати покладена йому за фактично виконану роботу. Тобто, умовами трудового договору за конкретну роботу повинна бути встановлена конкретна сума оплати в грошовому чи натуральному вираженні.

Відкритий перелік витрат на оплату праці, що враховуються для цілей оподаткування прибутку організації, наведено у ст. 255 НК РФ. Таким чином, будь-яку виплату працівникові в цих цілях, можна врахувати, якщо вона:

- встановлена системою оплати праці;

- передбачена трудовим або колективним договором;

- відповідає вимогам ст. 252 НК РФ.

Іноді на практиці застосовується надання довгострокових відпусток без збереження заробітної плати і внутрішньо сумісництво направляються співробітників. Виходячи з оформлюваних у цих випадках документів, даний напрямок має ознаки службового відрядження, що частково підтверджується характером видатків і оформленням «Службового завдання на відрядження». При виникненні спірних судових ситуацій ці факти послужать підставою для виникнення додаткових грошових зобов`язань організації перед командируемому співробітниками. Довести цільовий характер проведених виплат буде неможливо з причини їх включення до складу заробітної плати.

У наведеному прикладі виконати вимоги податкового органу без розроблених в організації відповідних локальних актів буде практично неможливо. Крім цього, при відшкодуванні витрат організації на оплату лікарняних листів, Фондом соціального страхування дані витрати можуть бути не прийняті до обліку на цілком законних підставах.

3. Застосування норм трудового законодавства.

Направлення працівників в іншу місцевість.

Одночасно ст. 72 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ) визначає поняття і умови переведення працівників на іншу роботу як постійне або тимчасове зміна його функцій і (або) структурного підрозділу. У тому числі передбачено поняття - тимчасове переведення (ст. 72.2 ТК РФ). Таким чином, трудове законодавство передбачає можливість тимчасового переведення працівника на іншу роботу у того ж роботодавця на строк до одного року за письмовою згодою сторін. Якщо після закінчення домовленого терміну роботодавець не запропонує, а працівник не потребують надання колишньої роботи, то тимчасове переведення буде вважатися постійним. Умови є вичерпними і, за визначенням, включають в себе випадки переміщення за попередньою домовленістю з роботодавцем співробітника на роботу в іншу місцевість.

Слід відрізняти тимчасове переведення на іншу роботу від службового відрядження. Перше: службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ). Вона обов`язкова для працівника, і необгрунтована відмова працівника від неї є порушенням трудової дисципліни, а тимчасовий переклад можливий тільки за згодою працівника (за угодою сторін). Друге: на відміну від відрядження тимчасове переведення може здійснюватися в тій же місцевості і за місцем роботи. Третє: при направленні у відрядження працівник виконує конкретне службове завдання, а не покладені інші обов`язки. Тимчасове переведення (у тому числі, коли не потрібно згода працівника) означає, що він повинен регулярно виконувати трудову функцію протягом усього періоду перекладу у встановлений для нього робочий час. Не завжди представляється можливим визначити період напрями даних фахівців в іншу місцевість і термін виконання ними поставлених завдань.

Гарантії збереження раніше займаної посади й інші положення, що відповідають інтересам сторін, доцільно передбачити умовами додаткової угоди про переведення працівника.

Відшкодування витрат по найму (піднайму) житла.

Найбільш витратною є оплата вартості найму (піднайму) житлових приміщень для працівників, що переїхали в іншу місцевість. Витрати по найму (піднайму) житла, в середньому становлять до 88% загальної суми «компенсаційних» виплат співробітникам, розглядуваної категорії.

На практиці роботодавці локальними актами передбачають виплати співробітникам компенсації за піднайм житла при їх переміщенні до нового місця роботи у складі їхньої заробітної плати.

Однак, на думку фахівців ФНС РФ, подібні виплати не відповідають умовам ст. 255 НК РФ і не є оплатою за виконання трудових функцій працівниками. У зв`язку з чим, підлягають розгляду як виплати на користь працівників, які на підставі п. 29 ст. 270 НК РФ не можуть бути враховані з метою оподаткування прибутку організації (лист ФНС Росії від 12.01.2009 N ВЕ-22-3 / 6 @).

Цим же листом ФНС РФ допускає облік з метою оподаткування прибутку в складі оплати праці витрати організації на надання квартир для проживання працівників, за умови обов`язки роботодавця виплачувати частину заробітної плати у негрошовій формі (з конкретним визначенням розміру цієї частини), закріпленої в трудовому договорі.

Судова практика в ряді випадків відрізняється від думки фахівців ФНС. Так постановою ФАС Московського округу від 21.03.2011 р № КА-40 / 1449-11 за позовом (заявою) ВАТ "Газпромгеофізіка" до МІ ФНС Росії по найбільших платниках податків по Московській області дії позивача щодо віднесення витрат на оренду житла іногороднім працівникам до прочим витрат, пов`язаних з виробництвом і реалізацією і зменшують податкову базу по податку на прибуток організацій визнана законними. Оплата суспільством проживання (орендна плата та оплата житлово-комунальних послуг) іногородніх працівників на час дії трудових договорів віднесена до компенсації при переїзді на роботу в іншу місцевість (ст.ст. 165, 169 ТК РФ). Вимоги ФНС про сплату ПДФО в даних випадках були неправомірними.

Ст. 169 ТК РФ зобов`язує роботодавця при переведенні працівника в іншу місцевість компенсувати його витрати на переїзд і облаштування при переїзді до нового місця проживання. За визначенням ст.129 ТК РФ дані виплати не є заробітною платою і носять компенсаційний характер. Як зазначено фахівцями Мінфіну в листі від 14.03.2006 № 03-03-04 / 2/72, подібні витрати не включаються до витрат на оплату праці, оскільки з метою оподаткування до них застосовується окреме нормативне регулювання. Вони кваліфікуються як «підйомні» і враховуються при розрахунку податку на прибуток у складі інших витрат, пов`язаних з виробництвом і реалізацією, на підставі п.п. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В даний час розмір "підйомних" законодавчо не визначений, за винятком бюджетних установ. Витрати по переїзду та облаштування працівника, можуть бути враховані в складі інших витрат, пов`язаних з виробництвом і реалізацією, в межах розмірів, визначених сторонами трудового договору та за умови відповідності даних витрат з положеннями п. 1 ст. 252 НК РФ (лист Мінфіну Росії від 23.07.2009 р № 03-03-05 / 138). Обов`язкова умова - наявність оформлених трудових відносин на момент переїзду фізичної особи з цим роботодавцем.

Відповідно п.п. "і" п. 2 ст. 9 Федерального закону від 24.07.2009 р № 212-ФЗ і п.3 ст. 217 НК РФ з зазначених суми не проводиться сплата страхових внесків та утримання податку на доходи фізичних осіб.

Таким чином, застосовуючи систему виплат "підйомних" відносно даної категорії працівників, витрати організації можуть бути більш ефективними і повністю спрямовані на цільового одержувача. Відпаде необхідність збільшувати суми виплат на розмір утримуваного ПДФО.

Передбачені законодавством компенсації витрат дозволяють одночасно відшкодувати за домовленістю співробітнику, який переїхав до нового місця роботи, витрати:

- проживання на новому місці на час пошуку житла;

- вартість орендної плати житла на раніше обумовлений з роботодавцем період;

- вартість ріелторських послуг;

- інші витрати співробітника обумовлені з роботодавцем.

Крім того, враховуючи норми чинного законодавства, Компанія не несе додаткові витрати по сплаті страхових внесків (до 2012 р 34% від суми виплати, з 1.01.2012 р - 30%). Видатки на виплату "підйомних" підлягають обліку з метою оподаткування прибутку організації, а так само повністю спрямовуються на відшкодування витрат працівників без утримання ПДФО.

Огляду на сформовану практику, термін направлення працівника до нового місця роботи, як правило, обмовляється заздалегідь. Вартість оренди житла можливе визначити за даними, розміщеними в інтернет ресурсах, або, після надання співробітником укладеного договору найму (піднайму) житла.

При цьому на етапі укладення додаткової трудової угоди про переведення співробітника доцільно передбачити його обов`язок відпрацювати за новим місцем роботи певний період часу. А в разі розірвання трудового договору в обумовлений період з ініціативи однієї зі сторін (п. 3 та п.4 ст. 77 ТК РФ) - пропорційно відшкодувати роботодавцю грошові кошти, витрачені на виплату підйомних, що також вплине на зростання економічної обгрунтованості даних витрат.

Відшкодування співробітникам вартості проїзду та компенсація витрат на використання особистого транспорту в службових цілях.

Зазначена виплата здійснюється працівникам з метою відшкодування витрат на проїзд в службових цілях. Наприклад:

- щомісячний проїзд співробітників, тимчасово переведених до нового місця роботи, до місця їх постійного проживання;

- залучення фахівців з довколишніх населених пунктів для надання допомоги та усунення негативних факторів в діяльності підрозділу;

- специфіка транспортних сполучень і протяжність ряду регіонів, що впливають на якість і охоплення підрозділів.

Включення витрат за використання особистого транспорту до складу заробітної плати є економічно ефективним, тому що крім витрат на виплату компенсації, роботодавець виробляв нарахування та сплату страхових внесків з цих сум, з одержувача вироблялося утримання ПДФО.

Статтею 188 ТК РФ передбачена виплата компенсації за використання особистого транспорту працівника і відшкодування витрат, пов`язаних з його використанням. Розмір відшкодування витрат визначається угодою сторін трудового договору, вираженим у письмовій формі. За загальним правилом зазначені виплати не обкладаються ПДФО (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ). Виплата звільнена від обкладання страховими внесками на підставі п.п. "і" пункту 2 частини 1 статті 9 Закону про страхові внески (Федеральний закон 2009 року № 212-ФЗ). Дозволяє компенсувати співробітникам витрати:

- по проїзду в розмірі фактичних витрат;

- по використанню особистого майна в службових цілях.

Як вказує фінансове відомство (листа Мінфіну Росії від 28.06.2012 № 03-03-06 / 1/326, від 27.03.2012 № 03-04-06 / 3-78, від 31.12.2010 № 03-04-06 / 6 -327, від 20.05.2010 № 03-04-06 / 6-98, від 24.03.2010 № 03-04-06 / 6-47), для цього організація повинна провести розрахунок суми компенсації, а також документи, що підтверджують:

- приналежність майна співробітнику;

- використання майна в службових цілях;

- суми понесених фізичною особою витрат.

Відповідно до п. 11 ст. 264 НК РФ витрати на компенсацію за використання для службових поїздок особистих легкових автомобілів підлягають обліку у складі інших витрат, пов`язаних з виробництвом і (або) реалізацією, тільки в межах норм, встановлених Постановою Уряду РФ 2002 № 92 або 1300 - 1500 рублів на місяць. Виплачується працівникам компенсація за використання особистого майна ніякими нормами не обмежена, що підтверджено у Постанові Президії ВАС РФ від 30.01.2007 № 10627/06.

Компенсація витрат з оплати стільникового зв`язку

Включення в структуру оплати праці даних компенсацій також не може бути ефективним і економним витрачанням коштів.

Відшкодування працівникам вироблених ними витрат з оплати послуг зв`язку у виробничих цілях не підлягає обкладенню ПДФО. Це випливає з п. 3 ст. 217 НК РФ (лист Мінфіну Росії від 13.10.2010 № 03-03-06 / 2/178 (п. 2)). Контролюючі органи відзначають, що оплата службових переговорів працівнику провадиться в інтересах не фізичної особи, а самої організації. Отже, оподатковуваного доходу у працівника в такому випадку не виникає (Постанови ФАС Московського округу від 28.01.2010 № КА-А40 / 15468-09, ФАС Північно-Кавказького округу від 18.06.2009 № А53-14011 / 2008-С5-14, ФАС Північно-Західного округу від 23.06.2008 № А42-5160 / 2007, ФАС Уральського округу від 12.02.2008 № Ф09-234 / 08-С2).

Роботодавець самостійно визначає економічно обгрунтований розмір (ліміт) відшкодування, пов`язаного з оплатою послуг зв`язку. Зазначене відшкодування не обкладається ПДФО за умови, що:

- організація проводить аналіз переговорів працівника в рамках виділеного ліміту на предмет їх відповідності службовим цілям. Для цього слід використовувати деталізований звіт стільникового оператора (Лист Мінфіну Росії від 13.10.2010 № 03-03-06 / 2/178 (п. 2));

- підтверджені факт наявності витрат з оплати послуг зв`язку і службовий характер телефонних переговорів працівника (Постанови ФАС Уральського округу від 22.04.2009 № Ф09-2210 / 09-С2, ФАС Північно-Західного округу від 06.03.2007 № А56-10568 / 2005).

При цьому ФАС Центрального округу в Постанові від 24.06.2011 № А35-8471 / 2009 звернув увагу на те, що законодавство не містять переліку документів, якими підтверджується виробничий характер розмов. Відповідно, роботодавець вправі самостійно затвердити (наказом або іншим локальним нормативним актом) необхідні для такого обгрунтування документи.

Доцільно передбачити локальним актом систему надання стільникового зв`язку, що виключає грошову схему компенсацій витрат на стільниковий зв`язок. На сьогоднішній день оператори стільникового зв`язку пропонують досить великий пакет послуг для корпоративних користувачів.

Ефективність.

Застосовуючи передбачений законодавством порядок відшкодування працівникам витрат, пов`язаних з переїздом до нового місця роботи, в розглянутих випадках:

- підвищується ефективність і економічність витрачання коштів роботодавця, він звільняється від сплати страхових внесків, а одержувачі - від утримання ПДФО за розглянутими виплатах;

- підвищується результативність внутрішнього контролю витрачання грошових коштів;

- знижуються ризики виникнення спірних питань з контролюючими органами;

- розрахунок і виплата середнього заробітку працівникові проводився без урахування компенсаційних виплат, що також є економією коштів роботодавця.